Документирование деятельности службы кадров ООО "АвтоТрансЛогистик" в г. Новый Уренгой - Дипломная работа

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством. № 367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др. Признавая в новых условиях приоритетность личности работника, следует поддержать отказ от широко применяемого в настоящее время термина "кадры" в пользу понятия "персонал", суть которого связана с представлением о трудовом процессе как совокупности взаимодействующих индивидуальностей, в котором учитываются их личные качества и интересы. В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником. Степанова "Персональные данные и их защита" рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными.Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор заключается в письменной форме (ст.67); прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст.68); на всех работников ведутся трудовые книжки (ст.66); администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст.62) и т.д. Стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (ОРД) устанавливает состав и правила оформления отдельных реквизитов ОРД, требования к бланкам и текстам документов, а также требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств. Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06). В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации". Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.Организационная деятельность ООО "АВТОТРАНСЛОГИСТИК" фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания Учредителей) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя; изменения в положения о структурных подразделениях - распорядительными документами руководителя. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для

Содержание

Введение

Глава 1. Структура управления и ее место в структуре управления ООО "АТЛ"

1.1 Основные направления деятельности ООО "АТЛ"

1.2 Нормативно-правовая кадровая деятельность предприятия

Глава 2. Система документации ООО "АТЛ"

2.1 Организационные документы, их анализ

2.2 Распорядительная документация

2.3 Информационно-справочная документация

Глава 3. Оргпроект по совершенствованию кадрового делопроизводства

3.1 Принципы разработки должностных инструкций

3.2 Структура должностной инструкции

Заключение

Список источников и литературы

Приложения

Приложение 1

Функция кадровой документации (по личному составу) - оформление и закрепление трудовых отношений.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Актуальность данной работы определяется тем, что в условиях рыночных отношений любая организация может достичь высоких результатов при наличии одного важного условия - она должна быть обеспечена кадрами с соответствующей подготовкой и опытом работы. Признавая в новых условиях приоритетность личности работника, следует поддержать отказ от широко применяемого в настоящее время термина "кадры" в пользу понятия "персонал", суть которого связана с представлением о трудовом процессе как совокупности взаимодействующих индивидуальностей, в котором учитываются их личные качества и интересы.

Суть перехода от традиционных форм работы с кадрами к системе управления персоналом заключается в постепенном отходе от жестких, административных методов воздействия на людей к рыночным взаимосвязям, базирующимся на экономических методах.

Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Использованную литературу можно условно разделить на два блока.

Первый блок составляют общие работы по делопроизводству. Среди них можно назвать книгу М.Ю. Рогожина "Делопроизводство: документирование трудовой деятельности", в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Материал в книге излагается в доступной форме, комплексно, с опорой на многочисленные примеры и образцы документов.

Другая книга - это книга В.М. Пустозерова "Все приказы по кадрам и сопровождающие документы". В ней собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником.

В книге М.И. Басакова "Документы по персоналу предприятия" рассматривается вопрос о переходе от традиционных кадровых служб предприятий и организаций к современной системе управления персоналом. Основной акцент в книге сделан на оформлении организационно-кадровой, распорядительной и информационно-справочной документации. Достаточное место уделено юридическим основам трудовых отношений работника и работодателя (предприятия, организации) от приема на работу до увольнения.

В работе была также использована книга Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф. "Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В данной книге раскрываются положения стандарта, содержится дополнительная нормативная и справочная информация, образцы бланков, примеры оформления документов.

Второй блок источников составляют различные статьи по данной теме. Среди статей можно выделить следующие. В статье Е. Степанова "Персональные данные и их защита" рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными. В статье А.В. Пшенко "Технология работы с конфиденциальными документами" рассматриваются понятия конфиденциальных документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т.В. Кузнецовой "Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления" рассматриваются изменения ГОСТА Р 6.30-2003 "Требования к оформления документов", изменения ГОСТА Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением государственного герба РФ", правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т.В. Кузнецовой "Новые правила о порядке ведения трудовых книжек" рассматривается новое постановление правительства о трудовых книжках, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. В статье Г.А. Серовой "Компьютеризация службы управления персоналом" рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю.Г. Кирюхина и О.М. Мельниковой "Автоматизация работы с кадровой документацией". В статье Л. Дорониной "Штатное расписание" рассматриваются особенности оформления штатного расписания и внесение изменений в него. В статье Е.А. Вагиной "Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге)" рассматривается формирование и ведение личных дел студентов и оформление трудовых правоотношений в филиале.

Таким образом, мы можем видеть, что данная тема широко представлена в литературе, но, тем не менее, представляется очень важным ее рассмотрение на примере конкретного предприятия.

Целью данной работы является изучение и обобщение существующей практики работы с кадровыми документами на примере предприятия ООО "АВТОТРАНСЛОГИСТИК" в г. Новый Уренгой. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи дипломной работы: 1. Рассмотреть структуру управления и ее место в структуре управления ООО "АТЛ".

2. Проанализировать систему документации ООО "АТЛ".

3. Разработать должностные инструкции для отдела кадров. служба кадров документирование инструкция

Объектом данного исследования является документы кадровой службы, предметом данного исследования являются документы кадровой службы ООО "АВТОТРАНСЛОГИСТИК".

Источники, использованные в данной работе, можно поделить на три группы: 1. Кодексы.

2. Федеральные законы и Постановления Правительства.

3. Постановления различных министерств.

4. ГОСТЫ.

5. Справочные издания.

Дадим характеристику каждой из этих групп.

Основным для дипломной работы являлся Трудовой кодекс РФ, в котором содержаться все вопросы, касающиеся трудовых отношений. В нем определяются требования к ведению трудовых книжек, раскрывается сущность контрактных отношений между работодателем и работником. Часть вопросов, связанных с оформлением трудовых отношений и последствиями по их нарушению, нашла свое отражение в Гражданском кодексе РФ и в Кодексе РФ об административных правонарушениях. В них оговариваются особенности заключения между работником и предприятием трудового договора или контракта.

Среди федеральных законов наиболее существенными для нашей работы были следующие: Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (с изм. от 25.10.2001 г., 31.12.2002 г., 09.05.2005 г.) ;

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.) .

Среди Постановлений Правительства РФ самым важным для дипломной работы было Постановление от 16.04.2003 г. № 225 (ред. от 06.02.2004 г.)"О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей") , так как именно в нем оговариваются все требования по ведению и оформлению трудовых книжек на предприятии. Определенную важность представляет и Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 "Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне", так как в нем проговаривается, какая информация о сотрудниках является секретной.

Следующая важная группа источников представлена постановлениями Госкомстата РФ, касающимися особенности оформления первичной учетной документации. Среди них можно назвать постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" и постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

К этой же группе источников могут быть отнесены постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 "Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек", приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 "О типовых формах документов федеральной инспекции труда" и постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003") .

Определенный интерес для дипломной работы представляло постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 г. № 794/33-82 "Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ", так как на предприятии "АВТОТРАНСЛОГИСТИК" применяется в том числе и вахтовая форма работы.

Следующую группу источников представляют различные ГОСТЫ, связанные с оформлением производственной документации, в том числе и по кадрам. Здесь, в первую очередь, необходимо назвать "Государственную систему документационного обеспечения управления" (ГСДОУ) , в которой представлены общие требования к документам, а также ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования", определяющий некоторые особенности хранения документов.

Справочные издания представлены в основном квалификационными справочниками должностей, такими как "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", "Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", "Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)". И последний из рассматриваемых источников - это "Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД)".

В ходе работы над дипломом использовались общенаучные и специальные методы. На этапе обследования организации и сбора данных были использованы методы наблюдения, опроса, функционально-стоимостного анализа. В период сбора данных применялись методы моделирования, системного анализа, статистический, описательный и комплексный методы.

Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе раскрываются особенности системы управления персоналом. Во 2-ой главе дается характеристика документов кадровой службы. В 3-ей главе показаны принципы, по которым разрабатывались должностные инструкции для отдела кадров. Заключение содержит обобщение и выводы дипломной работы.

Глава 1. Структура управления и ее место в структуре управления ООО "АТЛ"

1.1 Основные направления деятельности ООО "АТЛ"

Общество с ограниченной ответственностью "АВТОТРАНСЛОГИСТИК" молодая динамично развивающаяся компания. Компания создана в начале 2006 года.

В настоящее время компания располагает несколькими филиалами в таких регионах как Республика Коми, Ямало-Ненецкий автономный округ, Московская область, Архангельская область.

По итогам работы за 2007 год ООО "АВТОТРАНСЛОГИСТИК" вошла в пятерку ведущих автотранспортных компаний РФ по объемам перевозок.

Основными видом деятельности компании является перевозка сыпучих грузов, круппнотонажных и негабаритных грузов, в том числе занимается перевозкой грузов каботажным (прибрежным) флотом.

ООО "АВТОТРАНСЛОГИСТИК" Новоуренгойский филиал. Основным направление деятельности Новоуренгойского филиала является перевозка грузов различного назначения в интересах предприятий топливно-энергетического комплекса, а именно ОАО "Юрхаровнефтегаз", ООО "Ямбурггаздобыча", ОАО "Ванкорнефть", ОАО "ТНК-ВР".

Филиал Общества с Ограниченной Ответственностью "АВТОТРАНСЛОГИСТИК" создан на основании Решения № 2 Единственного Участника общества с ограниченной ответственностью "АВТОТРАНСЛОГИСТИК" от 12 сентября 2001 г. и действует с соблюдением требований Федерального закона "Об обществах с ограниченной ответственностью" и иных федеральных законов.

Полнее наименование филиала: Филиал Общества с Ограниченной ответственностью "АВТОТРАНСЛОГИСТИК" в городе Новый Уренгой.

Местонахождение филиала: 629305, Ямало-Ненецкий автономный округ, г. Новый Уренгой, ул. Юбилейная, д.5.

Филиал учрежден на неопределенный срок.

Филиал создан с целью повышения эффективности коммерческой деятельности Общества и расширения предметной и территориальной сферы деятельности Общества.

Филиал является обособленным подразделением общества с ограниченной ответственностью "АВТОТРАНСЛОГИСТИК", расположенным вне места нахождения общества и осуществляющий все его функции, в том числе функции представительства.

Филиал не является юридическом лицом, действует на сновании утвержденного обществом положения. Филиал для осуществления деятельности наделяется создавшим его обществом имуществом, которое учитывается как на его отдельном балансе, так и на балансе общества.

Директор филиала назначается обществом и действует на основании доверенности.

Филиал осуществляет деятельность от имени создавшего его общества.

Для организации и ведения своей деятельности филиал может иметь расчетные счета в банках в установленном законом порядке.

Филиал имеет печать, штампы и бланки со своим наименованием и наименованием общества.

Имущество филиала образуется из средств, закрепленных за ним обществом, а также денежных и материальных средств, приобретенных в ходе его хозяйственной деятельности, входящих в общий баланс общества, имуществе, числящееся на балансе филиала, является собственностью общества.

Для выполнения своих задач и задач общества филиал осуществляет финансово-хозяйственную деятельность в пределах и на условиях, определенных ему обществом.

Производственная деятельность филиала планируется и учитывается в уставе общества.

Обществе предоставляет филиалу оперативную самостоятельность в процессе выполнения закрепленных за ним функций.

Филиал осуществляет распоряжение имуществом и средствами, получаемых им в результате собственной хозяйственной деятельности в соответствии с решениями общества.

Филиал вправе заключать хозяйственные договоры, ответственность за которые несет общество.

Филиал несет материальную ответственность перед обществом за нанесенный ущерб.

Филиал реализует свою продукцию, работы и услуги по ценам и тарифам, установленным обществом.

Филиал осуществляет все виды хозяйственной деятельности, направленной на решение уставных задач филиала и общества в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, а также законодательствами других стран, на территории которых филиал осуществляет свою деятельность.

Итоги деятельности филиала отражаются в балансе, в отчете о прибылях и убытках, а также годовом отчете общества.

Финансовый год филиала совпадает с финансовым годом общества.

Руководство деятельностью филиала осуществляет Директор филиала, назначаемый и смещаемый Единственным Участником Общества.

Директор филиала осуществляет свою деятельность на основании и в пределах доверенности, трудового договора и приказа о назначении Директора филиала.

Доверенность и Приказ о назначении Директора филиала издает Генеральный директор Общества на основании решения Единственного Участника Общества о назначении Директора.

Директор филиала: действует от имени общества по доверенности;

осуществляет оперативное руководство деятельностью филиала в соответствии с утвержденными обществом планами;

представляет интересы филиала во всех российских и иностранных предприятиях, учреждениях и организациях;

распоряжается средствами филиала в пределах предоставленных ему прав, совершает сделки;

в пределах имеющихся полномочий, издает приказы и указания, обязательные для всех работников филиала;

открывает в банках расчетные и иные счета;

принимает на работу и увольняет с работы работников филиала в соответствии со штатным расписанием, применяет к ним меры поощрения и наложения на них взысканий в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

совершает иные действия, необходимые для достижения целей и задач филиала. Приказы и распоряжения Директора филиала, в пределах его полномочий, обязательны для исполнения всеми работниками филиала.

Проверка финансово-хозяйственной и правовой деятельности филиала осуществляется ревизионной комиссией общества, аудиторскими службами, назначенными или привлекаемыми обществом в случае необходимости.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью филиала может осуществляться аудиторами (аудиторскими организациями на основании заключенных с ними договоров).

Члены ревизионной комиссии общества и аудиторы вправе требовать от должностных лиц филиала предоставления им всех необходимых материалов, бухгалтерских или иных документов и личных объяснений.

Члены ревизионной комиссии общества и аудиторы направляют результаты проведенных ими проверок генеральному директору общества.

Ревизионная комиссия общества и аудиторы составляют заключение по годовым отчетам филиала.

Филиал учитывает результаты своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер филиала несет ответственность и пользуется правами, установленными для главных бухгалтеров предприятий и организаций. Главный бухгалтер филиала подчиняется непосредственно Генеральному директору и главному бухгалтеру общества.

Отношения работников филиала, возникшие на основе трудового договора, регулируются Российским трудовым законодательством и положением о персонале филиала, утверждаемым Директором.

Структуру филиала утверждает генеральный директор общества.

Директор филиала разрабатывает положение о персонале, где предусматривается порядок найма и увольнения работников, формы и системы оплаты труда, распорядок рабочего дня, сменность работы, порядок предоставления выходных дней и отпусков и другие вопросы.

Условия оплаты труда, продолжительность ежегодных отпусков, меры социальной защиты работников не должны быть хуже условий, предусмотренных российским трудовым законодательством.

Деятельность филиала прекращается: по решению единственного участника общества;

в случае ликвидации общества.

Прекращение деятельности филиала происходит путем его ликвидации.