Задачи, структура и функции специалистов отдела кадров "Мостострой-12". Характеристика деятельности предприятия. Кадровые документы, используемые на предприятии. Рекомендации по совершенствованию состава и форм кадровых документов в организации.
Отказ работника от перевода на другую работу в этой организации или связанное с переездом может стать основанием для расторжения; На предприятии «Мостострой-12», где состав сотрудников несколько тысяч личные дела заводятся на руководящих работников и ведущих специалистов, на других сотрудников заводится только личная карточка. В состав личного дела входят: заявление о приеме на работу, если такое пишется; копия приказа или выписка из приказа о приеме на работу; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография, резюме, выписки из приказов о повышении в должности (все изменения в трудовой деятельности); копии документов об образовании, присвоении грантов и т.д.; характеристика с прежнего места работы, рекомендательное письмо; трудовой контракт; другие документы в виде справок (о состоянии здоровья, прохождении квалификации и т.д.). Внутренняя опись личного дела - в ней перечислены все документы, лежащие в деле, само личное дело нумеруется, все документы подшиваются. При работе с личными делами запрещается вносить в документы новые записи, производить исправления в документах, извлекать из личного дела документы по собственной инициативе или помещать туда новые, которые не предусмотрены, не имею право разглашать информацию о данном работнике.
Введение
Функция кадровой документации (по личному составу) - оформление и закрепление трудовых отношений.
Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Актуальность темы данной дипломной работы связана с тем, что в настоящее время без качественно построенной политики управления персоналом и эффективной кадровой работы не существует стабильно функционирующей, а также планомерно развивающейся организации. При бурном развитии новых технологий все большую значимость приобретает обеспечение предприятия квалифицированными кадрами. Своевременное комплектование нужными кадрами всех ключевых подразделении предприятия становится невозможным без разработки и реализации кадровой политики.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, т. к. служит документальным подтверждением прав работников на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Объектом дипломной работы является документация предприятия «Мостострой-12» ЯНАО, предметом - кадровая документация этого предприятия.
Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу, которые, условно, можно разделить на три блока.
Первый блок составляют общие работы по делопроизводству. Среди них можно назвать книгу М.Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности», в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Материал в книге излагается в доступной форме, комплексно, с опорой на многочисленные примеры и образцы документов.
Другая книга - это книга В.М. Пустозерова «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы». В ней собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником.
В книге М.И. Басакова «Документы по персоналу предприятия» рассматривается вопрос о переходе от традиционных кадровых служб предприятий и организаций к современной системе управления персоналом. Основной акцент в книге сделан на оформлении организационно-кадровой, распорядительной и информационно-справочной документации. Достаточное место уделено юридическим основам трудовых отношений работника и работодателя (предприятия, организации) от приема на работу до увольнения.
В работе была также использована книга А.Н. и А.А. Беловых «Делопроизводство и документооборот». В ней обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Отдельные главы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, договорам. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией. В данное издание внесены значительные изменения, исходя из вступивших в силу новых нормативных актов (Федеральный закон №59 от 02.05.2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральный закон №90 от 30.06.2006 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», проект Федерального закона «Об официальном бухгалтерском учете» и др.).
Второй блок составили различные учебные пособия по делопроизводству. В них рассмотрены вопросы развития документоведения, даны общие принципы оформления различных документов. Среди них можно выделить «Курс делопроизводства: Учебное пособие» М.В. Кирсановой и Ю.М. Аксенова, «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие» А.В. Пшенко. Отдельно можно назвать учебные пособия, в которых рассматривается общие правила оформления кадровой документации. Это, например, такие книги как «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы» Л.М. Вяловой и «Документация отдела кадров предприятия» А.В. Печниковой.
Третий блок составляют различные статьи по данной теме, среди которых можно выделить следующие. В статье Е. Степанова «Персональные данные и их защита» рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными. В статье А.В. Пшенко «Технология работы с конфиденциальными документами» рассматриваются понятия конфиденциальных документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т.В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» рассматриваются изменения ГОСТА Р 6.30 - 2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТА Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т.В. Кузнецовой «Новые правила о порядке ведения трудовых книжек» рассматривается новое постановление правительства о трудовых книжках, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. В статье Г.А. Серовой «Компьютеризация службы управления персоналом» рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю.Г. Кирюхина и О.М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией». В статье Л. Дорониной «Штатное расписание» рассматриваются особенности оформления штатного расписания и внесение изменений в него. В статье Е.А. Вагиной «Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге)» рассматривается формирование и ведение личных дел студентов и оформление трудовых правоотношений в филиале.
Таким образом, мы можем видеть, что данная тема широко изучена в литературе, хотя в большей степени она рассматривается в обще теоретическом ключе. В связи с этим представляет большой интерес практическое рассмотрение данного вопроса.
Целью дипломной работы является рассмотрение документирования деятельности отдела кадров предприятия «Мостострой-12» ЯНАО. Для достижения цели дипломной работы необходимо решить следующие задачи: 1. Рассмотреть задачи, структуру и функции специалиста отдела кадров предприятия «Мостострой-12».
2. Показать специфику оформление кадровой документации на предприятии «Мостострой-12».
3. Предложить пути совершенствование кадровой документации на предприятии «Мостострой-12».
Источники, использованные в данной работе, можно поделить на три группы: 1. Кодексы.
2. Федеральные законы и Постановления Правительства.
3. Постановления различных министерств.
4. ГОСТЫ.
5. Справочные издания.
Дадим характеристику каждой из этих групп.
Основным для дипломной работы являлся Трудовой кодекс РФ, в котором содержаться все вопросы, касающиеся трудовых отношений. В нем определяются требования к ведению трудовых книжек, раскрывается сущность контрактных отношений между работодателем и работником. Часть вопросов, связанных с оформлением трудовых отношений и последствиями по их нарушению, нашла свое отражение в Гражданском кодексе РФ и в Кодексе РФ об административных правонарушениях. В них оговариваются особенности заключения между работником и предприятием трудового договора или контракта.
Среди федеральных законов наиболее существенными для нашей работы были следующие: - Федеральный закон от 01.04.1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. от 25.10.2001 г., 31.12.2002 г., 09.05.2005 г.);
- Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон от 29.07.2004 г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.).
Среди Постановлений Правительства РФ самым важным для дипломной работы было Постановление от 16.04.2003 г. №225 (ред. от 06.02.2004 г.) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»), так как именно в нем оговариваются все требования по ведению и оформлению трудовых книжек на предприятии. Определенную важность представляет и Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. №443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», так как в нем проговаривается, какая информация о сотрудниках является секретной.
Следующая важная группа источников представлена постановлениями Госкомстата РФ, касающимися особенности оформления первичной учетной документации. Среди них можно назвать постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. №20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» и постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
К этой же группе источников могут быть отнесены постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. №69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек», приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. №143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» и постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. №65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»).
Определенный интерес для дипломной работы представляло постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 г. №794/33-82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ», так как на предприятии «Мостострой-12» применяется в том числе и вахтовая форма работы.
Следующую группу источников представляют различные ГОСТЫ, связанные с оформлением производственной документации, в том числе и по кадрам. Здесь, в первую очередь, необходимо назвать «Государственную систему документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), в которой представлены общие требования к документам, а также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», определяющий некоторые особенности хранения документов.
Справочные издания представлены в основном квалификационными справочниками должностей, такими как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)». И последний из рассматриваемых источников - это «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД)».
В ходе работы над дипломом использовались общенаучные и специальные методы. На этапе обследования организации и сбора данных были использованы методы наблюдения, опроса, функционально-стоимостного анализа. В период сбора данных применялись методы моделирования, системного анализа, статистический, описательный и комплексный методы.
Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе дается общая характеристика деятельности предприятия «Мостострой-12», показана его структура. Во 2-ой главе дается характеристика кадровых документов, используемых на предприятии «Мостострой-12». В 3-ей главе даются рекомендации по совершенствованию состава и форм кадровых документов на предприятии «Мостострой-12». Заключение содержит обобщение и выводы дипломной работы.
1. Характеристика деятельности «Мостострой-12» (структура)
1.1 Задачи, структура и функции специалиста отдела кадров «Мостострой-12» кадровый специалист документ организация
Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входит в компетенцию заведующих канцелярий, архивов предприятий, юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с организационно-распорядительной документацией и участвующих в разработке, оформлении и внедрении нормативных актов в области делопроизводства организации.
Казалось бы, это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству. Ведь документация по личному составу занимает особое место в делопроизводстве организации. При ликвидации крупного предприятия в архив сдаются документы по личному составу, фиксирующие трудовой стаж, занимаемую должность, получаемую работниками заработную плату. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников (форма Т-2), лицевые счета и личные дела работников, а также регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Основанием для установления этого срока служит Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Невостребованные трудовые книжки работников и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с перечнем хранятся 50 лет.
Если внебюджетное предприятие имеет небольшие объем производства и штатную численность (например, мастерская по оказанию бытовых услуг населению, где работает 8 - 10 человек), его документы по основной деятельности могут (по результатам экспертизы ценности документов) в архив не сдаваться. Но документация по личному составу, фиксирующая трудовые отношения работника и работодателя, при ликвидации такого предприятия подлежит обязательной сдаче в архив. Почему важны «мелочи»? К сожалению, на практике и сегодня существуют руководители и кадровые специалисты предприятий, не отдающие себе отчета в юридической и практической значимости кадровых документов.
Система учета и хранения кадровых документов также достаточно обособлена. В кадровой службе ведется большое количество регистрационных массивов в основном в книжной (журнальной) форме: - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- журнал учета приказов по личному составу;
- журнал учета выдачи командировочных удостоверений;
- журнал учета выдачи пропусков и др.
Это обусловлено, во-первых, длительными сроками хранения не только документов, но и регистрационных сведений о них, так как в случае утери самих документов основанием для выдачи справок социального характера становятся сведения об их регистрации. Во-вторых, предполагается роспись сотрудников, подтверждающая получение документов на руки как, например, при выдаче пропусков, аттестатов, дипломов, трудовых книжек и т.д.
Хранение кадровых документов также несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате, личные карточки группируются в самостоятельные дела или картотеки и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.
Личные дела (досье) представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников, учитывая. Что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с-контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.
В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела могут не помещаться, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в самостоятельные дела временного хранения.
В личных делах в соответствии с Правилами Архивной службы документы группируются в следующей последовательности (при их наличии): - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- заявление о приеме на работу, направление или представление;
- анкета (личный листок по учету кадров);
- дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
- резюме (автобиография);
- копии документов об образовании;
- копии (выписки) из приказов о назначении, перемещении, увольнении (по мере их издания);
- справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (по мере составления);
- лист-заверитель дела.
Количественный состав отдела кадров предприятия «Мостострой-12» определяется штатным расписанием и Уставом организации. При расчете численности работников кадровых служб учитываются следующие факторы: - общая численность работников организации;
- характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами отдельных производств, наличием филиалов;
- социальный состав ее работников (наличие различных категорий работников, рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;
- сложность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения руководящих кадров и т.п.);
- техническое обеспечение труда (механизация и компьютеризация делопроизводственных операций и др.).
Рассмотрим состав отдела кадров предприятия «Мостострой-12».
Начальник отдела кадров (8 - 12-й разряды) выполняет следующие функции: - возглавляет работу отдела, обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделений организации. Разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т.п.;
- обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;
- проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую, служебную тайну;
- обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала;
- контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;
- вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
- обеспечивает составление установленной отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, нормативные документы и другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организация труда и управления персоналом, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации: должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
Среди различных категорий работников кадровых служб важная роль отводится инспектору по кадрам (4 - 5 разряды). В должностные обязанности этого специалиста (включая старшего) входят: - осуществление контроля за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации, предприятия;
- ведение учета личного состава организации, предприятия, его подразделений и установленной документации по кадрам;
- оформление приема, переводов и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, предприятия;
- формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
- участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;
- подготовка необходимых материалов для квалификационной и аттестационной комиссии и представления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям;
- заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работника;
- учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
- оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации, предприятия и их семьям;
- изучение движения и причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по их устранению;
- ведение архивов личных дел и подготовка документов по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;
- проверка соответствия подготавливаемых в организации, на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;
- заполнение контрольных карточек и ведение картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;
- ведение оперативного учета прохождения документов; определение причин несвоевременного исполнения поручений, информирование руководителя организации, предприятия о состоянии их выполнения;
- осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка;
- составление установленной кадровой отчетности.
Инспектор по кадрам должен знать: организацию делопроизводства в организации, на предприятии; формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу; структуру организации, предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, оформлению пенсий, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организаций, предприятий; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Требования к квалификации инспектора: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.
В должностные обязанности документоведа входят: - разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
- участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления;
- осуществление контроля за состоянием делопроизводства в организации;
- подготовка предложений по обеспечению оптимальных условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;
- разработка унифицированных систем документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторов документной информации;
- организация внедрения систем ведения документации;
- принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;
- участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
- участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;
- изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения управления, разработка нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения;
- участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
Документовед должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Важное место в отделе кадров занимает специалист по кадрам. Его должностные обязанности следующие: - выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
- изучает личный состав организации и ее подразделений, установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, а также расстановку работников, их деловые качества с целью подбора их на замещение вакантных должностей руководителей;
- участвует в организации работы квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и в оформлении их решений;
- анализирует движение кадров и принимает участие в разработке мероприятий по устранению их текучести;
- организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководителей и специалистов;
- участвует в работе по профессиональной ориентации, а также в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп);
- ведет учет работы по подготовке и повышению квалификации кадров, анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава работников), ведет установленную отчетность;
- принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка в организации, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформления документов, необходимых для представления в соответствующие органы.
Специалист по кадрам должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с кадрами, вопросов подготовки и повышения квалификации работников; перспективы развития организации; положения о работе квалификационных и аттестационных комиссий; порядок избрания (назначения) на должности; формы, виды и методы профессиональной ориентации и профессионального обучения; методы планирования подготовки и повышения квалификации кадров, разработки учебных планов, программ и другой учебно-методической документации; условия материального обеспечения направляемых на обучение работников; порядок ведения отчетности по кадрам, по подготовке и повышению квалификации работников; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Функция кадровой документации (по личному составу) - оформление и закрепление трудовых отношений.
Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г. (с изменениями 2004 года), предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).
В организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по личному составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты.
Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому приведенный перечень документов дополняется более ранними по выпуску формами из унифицированной системы организационно-распорядительной.
Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.
К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся: - организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;
- распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;
- информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушени
Список литературы
7. Паспортные данные, домашний адрес, номер домашнего телефона, дата заполнения личной карточки и личная подпись сотрудника, далее подпись начальника отдела кадров.
II. Сведения о воинском учете: воинское звание, специальность, пригодность.
III. Прием на работу, назначения и перемещения.
IV. Повышение квалификации.
V. Профессиональная переподготовка: изменение специальности, получение диплома.
VI. Аттестация.
VII. Награды и поощрения.
VIII. Навыки работы вне специальности: водительские права, стенографирование, ПК.
IX. Дополнительные сведения.
Обязательно указывается при изменении в трудовой деятельности номер и дата выхода приказа.
Личная карточка хранится 75 лет как и личное дело.
В новом варианте личной карточки отсутствует: национальность, партийность, членство в профсоюзах.
Личный листок по учету кадров: заполняется самим работником. Должность, учреждение, место нахождение его. Есть специальное место для фотографии. Разделы: 1. Ф.И.О.
2. Пол и место рождения.
3. Социальное происхождение.
4. Национальность.
5. Образование - наименование учебного учреждения, год поступления, окончания, факультет, какую специальность получил.
6. Какими иностранными языками владеете.
7. Имеете ли изобретение.
8. Трудовая деятельность.
9. Пребывание за границей: работа, служебная командировка, делегация.
10. Какие имеете правительственные награды и кем награждены.
11. Отношение к военной обязанности и воинское звание.
12. Семейное положение, домашний адрес и подпись.
Если какие-то данные не вошли, то дополнение к личному листу по учету кадров.
1. Состояние здоровья сотрудника.
2. Непрофессиональные навыки и профессиональные увлечения.
3. Наличие родственников в организации (степень родства и их должность).
4. Факты привлечения к судебной ответственности.
5. Наличие водительских прав.
6. Должность, которую бы вы хотели занять.
7. Работу, которую бы вы хотели выполнять.
8. Заработная плата до этого. Желаемая заработная плата на новом месте.
9. Причина поступления на данную работу.
10. Возможность ездить в командировку.
11. Какими профессиями обладаете еще.
12. Режим работы желаемый.
Автобиография - это документ, который автор составляет самостоятельно и указывает все о своей жизнедеятельности. Составляется от руки на формате А4 или на специальном бланке учреждения. Пишется в произвольной форме, изложение идет от 1 лица, единственного числа. Все сведения даются в строго хронологическом порядке.
Основные положения автобиографии: 1. Название документа.
2. Ф.И.О.
3. Дата рождения и место рождения.
4. Сведения о родителях (может этого пункта и не быть).
5. Образование, какую школу закончил, когда поступил - закончил.
6. Трудовая деятельность - подробно.
7. Награды и поощрения.
8. Участие в общественной работе.
9. Семейное положение, состав семьи.
10. Домашний адрес и телефон.
11. Дата составления, личная подпись.
Характеристика - официальный документ, который выдает администрация своему сотруднику в ряде конкретных ситуаций. Оформляется на общем бланке учреждения. Может от руки, но обычно машинописным способом, идет от третьего лица, подписывает руководитель предприятия и ставит печать. Реквизиты: название вида документа, текст, подпись, дата и печать. Текст делится на 4 части: 1. Речь идет о характеристике данного сотрудника и общие сведения (образование, дата рождения). Иногда эта часть оформлена отдельным столбцом.
2. Посвящена трудовой деятельности - относится к работе.
3. Оценка морально-психологических качеств.
4. Содержится либо вывод (рекомендация), либо указывается с какой целью и куда направляется.
Заключение
Таким образом, в работе были рассмотрены вопросы, связанные с особенностью учета и оформления кадровой документации на предприятии «Мостострой-12». В результате проделанной работы можно сделать следующие выводы.
1. Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров. На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения этих функций обычно создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения. Для решения социальных задач в организациях действуют самостоятельные службы социального обеспечения, при этом отдел кадров не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы с персоналом. Отдел кадров структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделения, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.
Отделы кадров укомплектовываются нередко малоквалифицированными сотрудниками, не имеющими специальной подготовки, слабо обеспечиваются техникой (компьютеры, ксерокс и т.д.) и рабочими помещениями. Ставится вопрос, каким образом может быть осуществлен переход кадровых служб предприятий и организаций от методов работы в условиях плановой экономики к новым методам, которые позволят эффективно справляться с проблемами, возникающими в условиях рынка.
Как нам представляется, достижение оптимального варианта построения системы, управления персоналом возможно лишь через промежуточный этап - через формирование отдела управления персоналом, для чего целесообразно составить план развития кадровой службы организации.
Прохождение промежуточного этапа позволит планомерно и безболезненно для коллектива перейти к новым условиям и методам работы. Нередко работники отдельных подразделений, в том числе отдела кадров, противятся изменению своих функций вследствие или своих консервативных позиций, или низкой профессиональной подготовки.
На промежуточном этапе между традиционной кадровой системой и системой управления персоналом, подлежащей постепенному формированию, следует идти прежде всего по пути расширения и обогащения функций отдела кадров и других действующих подразделений, работающих по-старому.
Накопление опыта, подготовка и переподготовка кадров, работа в рамках отдела персонала создадут условия для постепенной передачи функций вновь создаваемым специализированным подразделениям и формирования современной системы управления персоналом. В этот период отдел управления персоналом должен служить штабом, координирующим центром по формированию системы управления персоналом, кузницей кадров для ее будущих подразделений.
Именно такая система вводится на предприятии «Мостострой-12».
2. В недавнем прошлом в Российской Федерации произошел переход к обществу свободного предпринимательства, что неизбежно повлекло за собой существенное изменение содержания трудовых отношений и правовых форм их закрепления.
Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.
В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве: «Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».
В соответствии с ТК РФ организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
Следует отметить, что ТК РФ к числу основных задач трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом. ТК РФ указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей.
Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.
Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности.
Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.
3. В качестве предложений по улучшению работы отдела кадров «Мостострой-12» необходимо сделать следующее: 1. В условиях сложившейся в стране обстановки бесконтрольности в вопросе доступа граждан к чистым бланкам трудовых книжек (свободная торговля) и возможностью их заполнения (как правило, не качественного) в разного рода структурах, усилить входной контроль над качеством заполнения трудовых книжек, предъявляемых устраивающимися на работу лицами и в случаях обнаружения их неправильного заполнения действовать в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225.
2. Обеспечить порядок ведения трудовых книжек работников предприятия в соответствии с вышеуказанными Правилами.
3. Организовать и провести работу по ознакомлению работников предприятия с записями в своих трудовых книжках под роспись.
Список литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. - 224 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТОВ РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. - 224 с.
3. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2007. - 560 с.
4. Вагина Е.А. Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге) // Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 43 - 48.
5. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Уч. пос. - М.: Академия, 2003. - 174 с.
6. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А.В. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 221 с.
7. Делопроизводство: Более 120 документов: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - М.: Велби, 2003. - 448 с.
10. Документационное обеспечение кадровой деятельности. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии / Методические рекомендации Мосгорархива. - М., 2003. - 329 с.
11. Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. - М.: КОЛОСС, 2005. - 176 с.
12. Документы по персоналу предприятия: Кадровая политика. Работа кадровой службы. Управленческая и кадровая документация. Формы, примеры / Авт.-сост. Басаков М.И. - Ростов н/Д.: МАРТ, 2002. - 272 с.
13. Должностные инструкции руководителей, специалистов, исполнителей основного штатного состава: [100 образцов документов: для работников кадровой службы и юристов] / Сост. Ю.В. Сенотрусова. - 3-е изд. - М.: Омега-Л, 2006. - 205 с.
14. Доронина Л. Штатное расписание // Делопроизводство. - 2004. - №2. - С. 97 - 100.
15. Как правильно подготовить и оформить приказ / Сост. В.В. Андреянова - 5-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 61 с.
16. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Уч. пос. для вузов. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 363 с.
17. Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. - 2003. - №4. - С. 46 - 49.
18. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - М.: Интерпрессервис, 2006. - 832 с.
19. Кузнецова Т.В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. - 2004. - №1. - С. 34 - 42.
20. Кузнецова Т.В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. - 2003. - №6. - С. 4 - 6.
21. Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования. - М.: Экономика, 2004. - 143 с.
22. Организация производства и управление персоналом: Учебник / Под ред. О.Г. Туровца. - М.: Инфра-М, 2006. - 587 с.
23. Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия: Уч. пос. - М.: ВНИИДАД, 2003. - 152 с.
24. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Уч. пос. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», 1999. - 320 с.
25. Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. - М.: Книга сервис, 2005. - 144 с.
26. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Уч. пос. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 255 с.
27. Пшенко А.В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. - 2003. - №2. - С. 7 - 10.
28. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПБ.: Питер, 2004. - 208 с.
29. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 372 с.
30. Рогожин М.Ю. Организация управления персоналом предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 276 с.
31. Серова Г.А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. - 2003. - №5. - С. 32 - 34.
32. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу: Составление и работа с документами. Оформление приема и увольнения работников. Трудовой договор, материальная ответственность. Подбор персонала. - М.: Приор, 1999. - 22 с.
33. Степанов Е. Персональные данные и их защита // Делопроизводство. - 2001. - №9. - С. 40 - 43.
34. Управление персоналом организации: Учебник для вузов / Под ред. А.Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 636 с.
35. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. - М.: ВНИИДАД, 2001. - 371 с.
36. Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.
37. Шапиро С.А. Мотивация и стимулирование персонала. - М.: ГРОССМЕДИА, 2006. - 221 с.
Размещено на
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
