Общее представление о документах в деятельности акционерных обществ (включая их классификацию). Порядок документирования создания и текущей деятельности акционерных обществ. Порядок и принципы управления документооборотом в акционерных обществах.
Акционерным признается хозяйственное общество (юридическое лицо) - объединение капиталов, уставный капитал которого разделен на определенное количество одинаковых долей, а каждая из них выражена ценной бумагой - акцией. Обладатели акций - акционеры - не отвечают по обязательствам общества, а несут лишь риск убытков - утраты стоимости принадлежащих им акций (п. Соответственно при передаче акций акционеры меняются; если бы учредительный договор был учредительным документом, то при каждом изменении состава акционеров приходилось бы осуществлять перерегистрацию АО. На основании данных реестра осуществляется идентификация акционеров, составляются списки участников общих собраний, бюллетени для голосования, списки лиц, имеющих преимущественное право на приобретение акций и иных эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции, дополнительно размещаемых обществом; право на получение дивидендов, ликвидационной квоты; имеющих право требования выкупа обществом акций (последнее особенно актуально для акционеров, не принимавших участия в голосовании по вопросам, названным в п. 8 Закона о рынке ценных бумаг - это совокупность данных, зафиксированных на бумажном носителе и (или) с использованием электронной базы данных, обеспечивающих идентификацию зарегистрированных в системе ведения реестра лиц и учет их прав в отношении ценных бумаг, позволяющая получать и направлять информацию указанным лицам и составлять реестр владельцев ценных бумаг; система ведения реестра владельцев ценных бумаг должна обеспечивать сбор и хранение в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, информации о всех фактах и документах, влекущих необходимость внесения изменений в систему ведения реестра владельцев ценных бумаг, и о всех действиях держателя реестра по внесению этих изменений.Более того, свободный выход из такого общества путем отчуждения таких акций, как и вступление в него путем их приобретения исключают реальную возможность каждого участника подписывать учредительные документы и постоянно перерегистрировать их. Необходимо различать договор учредителей о создании акционерного общества, который по своей природе является договором о совместной деятельности, и учредительный договор, который является учредительным документом юридического лица. 98 ГК) определяет порядок осуществления учредителями их совместной деятельности по созданию общества и утрачивает силу с момента регистрации общества в качестве юридического лица, то есть по достижении определенной в нем цели. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления, а также по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).
Введение
Актуальность темы определена тем, что как вид юридического лица и как форма коллективной организации предпринимательской деятельности акционерное общество получило распространение при приватизации предприятий; кроме того, появились акционерные общества, образуемые путем суммирования вкладов акционеров, не характерные для отечественной экономики советского периода.
Акционерным признается хозяйственное общество (юридическое лицо) - объединение капиталов, уставный капитал которого разделен на определенное количество одинаковых долей, а каждая из них выражена ценной бумагой - акцией. Поэтому акции одного выпуска должны иметь одинаковую номинальную стоимость. Обладатели акций - акционеры - не отвечают по обязательствам общества, а несут лишь риск убытков - утраты стоимости принадлежащих им акций (п. 1 ст. 96 ГК).
Цель работы - дать правильную и полную характеристику документирования деятельности акционерного общества как организационно-правовой формы предпринимательской деятельности и как разновидности юридического лица. Задачи работы можно сформулировать так: 1) дать общее представление о документах в деятельности акционерных обществ (включая их классификацию);
2) описать порядок документирования создания и текущей деятельности акционерных обществ;
3) проанализировать порядок управления документооборотом в акционерных обществах.
1. Документирование учреждения и основной деятельности акционерного общества
1.1 Учредительный договор документооборот акционерный управление общество
Вопросы, связанные с учреждением общества, решаются его учредителями. Если учреждается компания одного лица, то достаточно только его волеизъявления, т.е. единоличного решения учредителя. Эта норма п. 1 комментируемой статьи корреспондирует норме п. 2 ст. 2 комментируемого Закона.
Если учредителей несколько (более одного), то необходимо созвать учредительное собрание, решение которого будет иметь правовое значение.
На учредительном собрании ставятся на обсуждение и голосование наиболее важные вопросы, связанные с созданием общества; в п. 2 комментируемой статьи говорится о следующих решениях: 1) о факте учреждения общества;
2) об утверждении устава общества;
3) об избрании органов управления общества.
Документом, отражающим результаты голосования, является протокол учредительного собрания.
Все мероприятия по созданию АО осуществляются на основании особого договора, который называют учредительным договором.
Этот учредительный договор не является учредительным документом общества, о чем сказано в п. 5 комментируемой статьи. По своей правовой природе это договор о совместной деятельности. В этом договоре учредители общества решают следующие вопросы: о характере действий, направленных на создание общества;
о порядке осуществления действий, направленных на создание общества;
о размере уставного капитала АО;
о категориях и типах акций, подлежащих размещению между учредителями (определяются акции каждого учредителя);
о размере и порядке оплаты акций;
о правах и обязанностях учреждений, связанных с созданием АО.
Ст. 9 закона об акционерных обществах прямо не предусматривает возможность включения в учредительный договор норм об ответственности учредителей за неосуществление каких-либо действий, например за несвоевременное внесение имущества в уставный капитал. Представляется, что указание в договоре на ответственность Закону не противоречит, так как основывается на общих положениях гражданского права об ответственности в виде возмещения убытков за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств. Кроме того, ч. 4 п. 1 ст. 34 Закона допускает установление в договоре о создании общества неустойки (штрафа, пени) за неисполнение обязанности по оплате акций.
Поскольку учредительный договор не является учредительным документом, то он не подлежит государственной регистрации (единственным учредительным документом АО является устав); действие его прекращается достижением цели его заключения - регистрацией АО.
Причина этого в том, что при функционировании АО субъектный состав его учредителей не имеет значения (так как АО является объединением капиталов, а не лиц). Соответственно при передаче акций акционеры меняются; если бы учредительный договор был учредительным документом, то при каждом изменении состава акционеров приходилось бы осуществлять перерегистрацию АО.
Правовое значение учредительный договор может иметь и после регистрации общества, например, при возникновении сомнений в правомерности создания общества; при решении вопросов ответственности учредителей.
По своей юридической природе учредительный договор может быть охарактеризован как двусторонняя либо многосторонняя сделка (в зависимости от количества участников), которая является многосторонним договором (независимо от количества участников - даже если их двое), так как интересы сторон не являются противоположными.
Поскольку учредительный договор является сделкой, то при решении вопросов его действительности применяются нормы ГК РФ о недействительных сделках; следовательно, в зависимости от содержания учредительный договор может быть как ничтожной, так и оспоримой сделкой. Данный вопрос уточняется в п. 6 Постановления Пленума ВАС РФ №19: «Заключаемый учредителями акционерного общества договор о создании общества является договором о совместной деятельности по учреждению общества и не относится к учредительным документам (пункт 5 статьи 9 Закона). В связи с этим при рассмотрении спора о признании договора о создании акционерного общества недействительным суды должны руководствоваться соответствующими нормами Гражданского кодекса Российской Федерации о недействительности сделок».
Представляется, что недействительность учредительного договора может являться основанием для признания недействительными устава общества и его государственной регистрации, если нарушения носят неустранимый характер. Именно такая позиция была высказана ВАС РФ при рассмотрении следующего дела.
1.2 Устав акционерного общества
Устав является единственным учредительным документом АО
Устав подлежит утверждению общим собранием (это один из вопросов, отнесенных ст. 48 Закона об АО к исключительной компетенции собрания); данное решение должно быть принято единогласно (п. 3 ст. 9 Закона).
Если речь идет о компании одного лица, то устав утверждается не собранием, а решением учредителя.
Пункт 2 ст. 11 закона устанавливается обязательность положений устава для исполнения всеми органами и акционерами общества. Устав является локальным нормативным актом, действие которого определяется государственной регистрацией общества.
Положения устава можно подразделить на обязательные и возможные. К обязательным относятся те положения, которые должны содержаться в уставе и при отсутствии которых может быть поставлен вопрос о признании недействительной регистрации юридического лица (выше отмечались проблемы, связанные с регистрацией юридического лица, к сожалению, в настоящее время в связи с п. 1 ст. 23 Закона о государственной регистрации не может быть отказано в регистрации на основании несоответствия устава требованиям Закона; однако эти несоответствия являются основанием для ликвидации юридического лица). Обязательные положения названы как в комментируемой статье, так и в иных статьях Закона.
Возможными положениями устава могут быть названы те его положения, которые включаются в устав по желанию учредителей (участников), в том числе и те, которые диспозитивно допускаются Законом.
Пункт 3 ст. 11 Закона об АО содержит неисчерпывающий перечень сведений, которые должны содержаться в уставе. Это следующая информация: полное и сокращенное наименование общества (о фирменном наименовании см. п. 1 ст. 4 Закона);
место нахождения общества [оно определяется в соответствии с п. 2 ст. 4 Закона и влияет на решение многих вопросов. В частности, по месту нахождения АО должны проводиться общие собрания акционеров, если устав либо внутренний документ общества не предусматривают иное, это установлено п. 2.9 Положения «О дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров», утвержденного постановлением ФКЦБ России от 31 мая 2002 г. №17/пс;
тип общества (открытое или закрытое) (связанные с этим вопросы решаются ст. 7 Закона);
акции, размещаемые обществом, - должно быть указано их количество; номинальная стоимость; категории (обыкновенные или привилегированные); типы привилегированных акций (ст. 27 Закона);
права акционеров - владельцев акций каждой категории (типа) (эти вопросы регламентируются ст. 31, 32 Закона);
размер уставного капитала (о понятии уставного капитала и минимальном его размере сказано в ст. 25, 26 Закона);
структура органов управления АО, компетенция каждого из них - соответствующая информация раскрывает содержание одного из важнейших признаков юридического лица - организационного единства (об избрании органов управления при учреждении АО см. п. 4 ст. 9 Закона; деятельность органов управления регламентируется гл. VII, VIII Закона);
порядок принятия решения органами управления АО - целесообразно определить порядок голосования (его организации, проведения, подсчета голосов и т.п.), особенно если он не установлен Законом; возможность передачи определенных вопросов на рассмотрение иных органов АО;
перечень вопросов, решения по которым принимаются квалифицированным большинством голосов или единогласно (отметим, что Закон перечисляет вопросы, которые должны приниматься органами управления указанным образом);
порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров (эти вопросы регламентируются гл. VI Закона);
сведения о филиалах и представительствах общества (их статус определяется ст. 5 Закона).
Часть 11 п. 3 Закона об АО допускает содержание в уставе иных положений, предусмотренных как комментируемым Законом, так и иными федеральными законами (эта норма является новеллой Закона в редакции 2001 г.; ранее федеральные законы такой компетенцией не обладали).
Заметим, что в уставе могут содержаться положения, установленные не только федеральными законами, но и соглашением учредителей (участников), - это следует из ч. 13 п. 3 ст. 11. Естественно, принятые таким образом положения не должны противоречить комментируемому Закону и иным федеральным законам (речь идет именно о законах, поскольку иные правовые акты и иные нормативные акты не могут регулировать содержание устава АО).
Часть 12 п. 3 ст. 11 определяет некоторые из возможных положений устава - это сведения: об ограничении количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости;
о максимальном количестве голосов, предоставляемых одному акционеру.
Эти положения могут быть необходимы, чтобы воспрепятствовать возможной концентрации корпоративных прав в руках одного из акционеров.
При этом второе положение серьезных проблем не вызывает - при его наличии в уставе, даже если акционер приобретет большое количество акций, количество его голосов не изменится (не станет выше максимального).
С первым положением могут быть связаны практические проблемы в ситуациях, когда акционер нарушил соответствующий запрет, приобретя большее количество акций, чем ему разрешено. Закон не отвечает на вопрос о судьбе таких сделок и о положении контрагента (с одной стороны, сделка нарушает Закон; с другой - контрагент не обязан знакомиться с уставными ограничениями).
Часть 14 п. 3 ст. 11, являющаяся новеллой Закона в редакции 2001 г., определяет обязательное условие устава, которое должно в нем присутствовать, но не всегда, а только если в отношении общества используется особое право, именуемое «золотая акция», - это право на участие в управлении может принадлежать Российской Федерации; субъекту Российской Федерации; муниципальному образованию. Сущность и порядок реализации рассматриваемого права устанавливаются законодательством о приватизации; некоторые вопросы решены Информационным письмом Президиума ВАС РФ от 21 февраля 2001 г. №60, о котором упоминалось выше; о порядке внесения в устав общества сведений о «золотой акции» (и их исключении из устава) говорит п. 4 ст. 12 Закона.
Закон не предусматривает обязательного решения в уставе вопроса о правоспособности АО. Однако это может быть необходимо для некоторых видов юридических лиц, например кредитных организаций (в соответствии со ст. 10 Закона о банках и банковской деятельности необходимо указать перечень осуществляемых банковских операций и сделок).
В соответствии с п. 2 ст. 52 ГК РФ предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.
Следует отметить, что в силу того, что по общему правилу (ч. 2 п. 1 ст. 49 ГК РФ) юридическое лицо обладает общей правоспособностью, в настоящее время нет необходимости перечислять все виды деятельности, которыми предполагает заниматься АО.
Тем не менее устав может установить ограничение правоспособности, т.е. перечислить виды деятельности, которые АО осуществлять не имеет права. Вопрос о судьбе сделок за пределами специальной правоспособности решен ГК РФ - в силу нормы ст. 173 ГК РФ такие сделки по общему правилу будут действительными, за исключением ситуаций, когда доказано, что контрагент был осведомлен об уставных ограничениях правоспособности (отметим, что если правоспособность юридического лица ограничена не уставом, а законом, то совершенные за пределами таких ограничений сделки являются ничтожными).
Пункт 4 ст. 11 Закона определяет требования к раскрытию информации, содержащейся в уставе, который рассматривается как публичный документ. В связи с этим установлены две обязанности АО: ознакомить с уставом определенных субъектов;
Право на ознакомление с уставом имеют любой из акционеров; аудитор общества; любое заинтересованное лицо. Практические проблемы могут быть связаны с тем, что статус последнего Закон не определяет, равно как и требования к доказыванию заинтересованности. Представляется, что в качестве заинтересованного лица может рассматриваться любой субъект, выразивший соответствующий интерес, включая потенциальных контрагентов АО.
Ознакомление должно быть осуществлено в разумные сроки; при этом субъект может требовать ознакомления как с уставом в действующей редакции, так и всеми изменениями и дополнениями к нему.
Право на предоставление копии устава имеют только акционеры; соответствующая обязанность общества возникает по первому требованию акционера.
При этом допускается взимание с акционера платы за предоставление копии, однако эта плата не может превышать затрат на ее изготовление.
1.3 Реестр акционеров общества
Реестр является важнейшим документом, так как только после внесения записи в него (приходная запись по лицевому счету эмитента) субъект получает права на акции, т.е. становится акционером (соответственно таким же образом - путем внесения записи - права акционера прекращаются).
Реестр - документ, в который вносится информация об акционерах. Данную информацию можно узнать только из этого документа, так как в устав сведения об акционерах не вносятся, что вполне объяснимо, поскольку каждое изменение, вносимое в устав, требует регистрации (в соответствии со ст. 12 Закона). В АО состав акционеров изменяется постоянно, поэтому внесение сведений об учредителях (участниках) в устав привело бы к нестабильности данного документа.
На основании данных реестра осуществляется идентификация акционеров, составляются списки участников общих собраний, бюллетени для голосования, списки лиц, имеющих преимущественное право на приобретение акций и иных эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции, дополнительно размещаемых обществом; право на получение дивидендов, ликвидационной квоты; имеющих право требования выкупа обществом акций (последнее особенно актуально для акционеров, не принимавших участия в голосовании по вопросам, названным в п. 1 ст. 75 Закона).
В силу п. 2 ст. 149 ГК РФ все операции с бездокументарными ценными бумагами могут осуществляться только путем обращения к лицу, которое официально совершает записи прав, причем передача, предоставление и ограничение прав должны официально фиксироваться этим лицом, которое несет ответственность за сохранность официальных записей, обеспечение их конфиденциальности, предоставление правильных данных о таких записях, совершение официальных записей о проведенных операциях.
Субъектом, осуществляющим указанные функции, является держатель реестра (реестродержатель, регистратор); деятельность по ведению реестра определяется ч. 1 п. 1 ст. 8 Закона о рынке ценных бумаг - это сбор, фиксация, обработка, хранение и предоставление данных, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг. Этой деятельностью в силу ч. 2 п. 1 ст. 8 указанного Закона могут заниматься только юридические лица.
Пункт 1 ст. 44 Закона устанавливает, какая информация должна содержаться в реестре: сведения о каждом зарегистрированном лице;
количество, категории, типы акций, записанных на имя каждого зарегистрированного лица;
иные сведения, предусмотренные правовыми актами РФ (очевидно, имеются в виду как законы, так и иные правовые и нормативные акты). Понятие системы ведения реестра определяется в ч. 5 п. 1 ст. 8 Закона о рынке ценных бумаг - это совокупность данных, зафиксированных на бумажном носителе и (или) с использованием электронной базы данных, обеспечивающих идентификацию зарегистрированных в системе ведения реестра лиц и учет их прав в отношении ценных бумаг, позволяющая получать и направлять информацию указанным лицам и составлять реестр владельцев ценных бумаг; система ведения реестра владельцев ценных бумаг должна обеспечивать сбор и хранение в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, информации о всех фактах и документах, влекущих необходимость внесения изменений в систему ведения реестра владельцев ценных бумаг, и о всех действиях держателя реестра по внесению этих изменений.
Реестр владельцев ценных бумаг определяется в ч. 8 п. 1 ст. 8 Закона о рынке ценных бумаг - это часть системы ведения реестра, представляющая собой список зарегистрированных владельцев с указанием количества, номинальной стоимости и категории принадлежащих им именных ценных бумаг (для ценных бумаг на предъявителя система ведения реестра владельцев ценных бумаг не ведется), составленный по состоянию на любую установленную дату и позволяющий идентифицировать этих владельцев, количество и категорию принадлежащих им ценных бумаг.
Пункт 2 ст. 44 Закона устанавливает обязанность по ведению и хранению реестра акционеров общества. Порядок осуществления направленных на исполнение этой обязанности мероприятий определяется правовыми актами Российской Федерации (выше упоминались наиболее важные из них, в частности Закон о рынке ценных бумаг, Положение о ведении реестра, постановление ФКЦБ России от 26 марта 2001 г. №7 «Об особенностях работы регистратора, имеющего филиалы»). Соответствующая обязанность возникает у АО с момента его государственной регистрации (ранее действовавшая норма устанавливала обязанность общества начать ведение реестра в течение месяца после государственной регистрации) и прекращается моментом окончания ликвидации.
Пункт 3 ст. 44 Закона определяет субъекта, который может являться держателем реестра. Таковым может быть само общество, но только если акционеров в нем 50 и меньше (ранее действовавшая редакция этой нормы содержала число 500). Во всех остальных случаях это должен быть регистратор - профессиональный участник рынка ценных бумаг, осуществляющий деятельность по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг (как видим, в ЗАО держателем реестра может быть само общество, ведение реестра регистратором не обязательно).
Утверждение регистратора и условий договора с ним находится в компетенции совета директоров (в соответствии с пп. 17 ч. 2 п. 1 ст. 65 Закона).
Соответственно у общества возникает обязанность заключить договор с регистратором, как только количество акционеров превысит установленный уровень; до этого момента заключение такого договора является правом общества. Проблема состоит в том, что закон не отвечает на вопрос о последствиях незаключения обществом договора с регистратором в ситуации, когда акционеров стало больше 50, а реестр продолжает вести само общество. Представляется, что в таких ситуациях может быть поставлен вопрос о недействительности записей в реестре, т.е. покупатели акций ЗАО не рискуют тем, что не смогут получить права на эти акции (что позволит им настаивать на прекращении договора купли-продажи акций невозможностью исполнения). Кроме того, наличие регистратора проверяется при осуществлении дополнительной эмиссии (соответственно если ОАО с количеством акционеров более 50 не представит при подаче документов договор с регистратором, то дополнительное размещение ценных бумаг не состоится). При этом не имеет значения, о каких акционерах идет речь - о владельцах обыкновенных или привилегированных акций (ранее действовавшая редакция Закона упоминала только об обыкновенных акциях). На основании этого договора определяются права и обязанности держателя реестра.
Часть 4 ст. 2 Федерального закона от 7 августа 2001 г. №120-ФЗ установила обязанность АО с числом акционеров более 50 до 1 июля 2002 г. передать ведение реестров акционеров регистраторам, т.е. заключить соответствующие договоры.
Поскольку реестр - важнейший документ, включение записей в который является единственным основанием возникновения прав акционера (и прекращения соответствующих прав), представляется разумным установление требования наличия независимого регистратора для всех АО. Представляется, что регистрация должна быть независимой, профессиональной и публичной; ни акционеры, ни само АО не должны иметь возможности влиять на регистратора.
2. Документирование текущей деятельности акционерных обществ
2.1 Распорядительные документы акционерного общества
К распорядительным документам акционерного общества, издаваемым генеральным директором относятся приказы.
Приказ - распоряжение руководителя организации, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы могут издаваться устно и письменно.
Характеризуя данный вид служебных документов, относящихся большей частью к внутренней служебной переписке, можно выделить среди них: * ежегодные приказы;
* повседневные приказы;
* чрезвычайные приказы;
* специальные приказы;
* прочие приказы.
Ежегодные приказы служат для общей регламентации работы АО в течении года. В соответствии с содержанием таких приказов генеральный директор определяет (уточняет) распорядок дня, регламент рабочих служб, объявляет состав постоянно действующих комиссий, порядок организации охраны, пропускного режима и т.д.
Годовой приказ дополняется большим количеством приложений к нему.
Повседневный приказ издается для регламентации повседневной деятельности АО, в том числе прием на работу и увольнение, перемещение сотрудников по службе, убытие сотрудников в отпуска, командировки и т.п., организация сверхурочных работ.
Повседневные приказы издаются за подписью генерального директора Общества ежедневно или с меньшей периодичностью, по мере накопления сведений и разного рода распоряжений, которые необходимо «отдавать» именно приказом по организации.
Чрезвычайные приказы издаются для регламентации деятельности АО в какой-то чрезвычайный период. Содержание таких приказов предельно конкретно определяет порядок действий должностных лиц, нередко наделяя их дополнительными (чрезвычайными) полномочиями.
Специальные приказы издаются для регламентации деятельности организации по тем или иным направлениям. Наиболее часто в таких приказах отражаются вопросы финансово-экономической деятельности АО по тем или иным направлениям. Наиболее часто в таких приказах отражаются вопросы финансово-экономической деятельности организации, например связанные с выплатой денежного вознаграждения по итогам года или квартала и т.п.
2.2 Информационно-справочные документы АО
К информационно-справочным документам относятся прежде всего входящая документация, исходящая документация, и конечно же внутренняя переписка.
Входящая документация и исходящая документация составляют основу деловой переписке в деятельности АО. Вся документация составляется в соответствии с необходимыми реквизитами.
Входящая документация подвергается следующему виду обработки: Поступление документации в АО
Сортировка писем (с отметкой «конфиденциально» и «лично в руки»)
Регистрация (проставление штампа) простых писем, отправка личных писем в руки
Регистрация документации в журнале
Рассмотрение писем генеральным директором
Проставление резолюции в журнале
Направление документов на исполнение согласно резолюции
Исходящая документация: Составление проекта документа
Корректировка документа
Визы согласования документа
Подписание документа генеральным директором
Регистрация документа
Подшив второго экземпляра (копии) в дело
Внутренняя переписка. К внутренней переписке относятся докладные и пояснительные записки, которые создаются работниками Общества с целью посвящения генерального директора в производственные вопросы, а также в случае необходимости в личные. Внутренняя переписка также может подвергаться регистрации. Генеральный директор в праве давать положительные ответы и результаты на внутренние письма, а также отклонять их.
2.3 Документирование годового общего собрания акционеров
Результаты общего собрания акционеров определяют существенные аспекты развития акционерного общества, и крайне важно тщательное соблюдение всех требований к документам и процедуре проведения собрания.
Выполнение этой задачи осложняется тем, что требования к документам и процедуре проведения собрания разбросаны по различным законодательным актам. Большое число деталей складывается в значительный объем информации, а ее восприятие осложняется многочисленными ссылками на проблемы, которые для многих акционерных обществ неактуальны.
В связи с этим мы предлагаем вниманию акционерных обществ, их корпоративных секретарей список минимально необходимых документов и требований к ним, а также необходимых действий, связанных с подготовкой и проведением годового собрания акционеров, в отсутствии которых нельзя говорить о корректном проведении и документировании собрания.
В отличие от внеочередного собрания акционеров, на годовом собрании акционеров должны решаться вопросы: · Об избрании совета директоров (наблюдательного совета) общества.
· Об избрании ревизионной комиссии (ревизора) общества.
· Об утверждении аудитора общества.
· Об утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года.
Таким образом, минимум вопросов в повестке дня годового собрания - четыре.
Другим отличием для годового общего собрания акционеров являются сроки его проведения. Годовое собрание должно быть проведено в сроки, устанавливаемые уставом общества, но не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года.
Годовое собрание акционеров проводится только в форме собрания (совместного присутствия акционеров для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование).
Документы, которые необходимо подготовить в рамках процедуры подготовки и проведения годового общего собрания акционеров. Таких документов восемь: 1. Решение о созыве общего собрания.
2. Материалы к собранию для предоставления лицам, включенным в список на участие в собрании.
3. Список лиц, имеющих право на участие в собрании.
4. Уведомление о проведении собрания.
5. Бюллетени для голосования (используются не во всех обществах).
6. Протокол общего собрания.
7. Протокол счетной комиссии (если комиссия создана в обществе).
8. Сообщения о существенных фактах (не для всех обществ).
Основные моменты, которые должны, быть в решении о созыве годового общего собрания акционеров: · вид собрания;
· форма проведения собрания;
· дата проведения собрания;
· место проведения собрания;
· время начала собрания;
· время начала регистрации лиц, участвующих в собрании;
· вопросы повестки дня собрания;
· проекты решений на поставленные вопросы;
· голосующие акции;
· дата составления списка лиц к собранию;
· срок направления (публикации) бюллетеней к собранию (при проведении собрания в форме совместного присутствия с предварительной рассылкой бюллетеней) и / или уведомления о проведении собрания;
· форма бюллетеней для голосования на собрании и текста сообщения о проведении собрания;
· информация (материалы), подлежащая предоставлению лицам, имеющим право на участие в общем собрании акционеров.
В решении о созыве годового общего собрания могут быть и другие сведения.
К материалам, обязательным для предоставления лицам, включенным в список на участие в годовом общем собрании, относятся: · годовой отчет;
· заключение ревизионной комиссии о достоверности данных, содержащихся в годовом отчете;
· годовая бухгалтерская отчетность, в том числе заключение аудитора, ревизионной комиссии (ревизора) общества по результатам проверки годовой бухгалтерской отчетности;
· рекомендации совета директоров (наблюдательного совета) общества по распределению прибыли, в том числе по размеру дивиденда по акциям общества и порядку его выплаты, а также убытков общества по результатам финансового года;
· сведения о кандидатах для избрания в органы общества, информация о наличии либо отсутствии их письменного согласия на избрание в соответствующий орган общества.
В зависимости от того, какие вопросы, дополнительно к основным, включены в повестку дня, перечень материалов может быть пополнен.
Список лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании акционеров, должен содержать следующие данные: · фамилию, имя, отчество (полное наименование) лица;
· вид, номер, серию, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность, орган, выдавший документ (номер государственной регистрации, наименование органа, осуществившего регистрацию, дату регистрации);
· место проживания или регистрации (место нахождения);
· адрес в Российской Федерации для направления корреспонденции (почтовый адрес);
· количество голосующих акций с указанием категории (типа);
· дату закрытия реестра для составления списка.
В сообщении о проведении годового общего собрания акционеров должны быть указаны: · полное фирменное наименование общества и место нахождения общества;
· форма проведения общего собрания акционеров;
· дата, место, время проведения общего собрания акционеров, время начала регистрации лиц, участвующих в собрании, почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени - в случае проведения собрания в форме собрания с предварительным направлением бюллетеней;
· дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
· повестка дня общего собрания акционеров;
· порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и адрес (адреса), по которому с ней можно ознакомиться.
В бюллетене для голосования на годовом общем собрании акционеров должны быть указаны: · полное фирменное наименование общества и место нахождения общества;
· форма проведения общего собрания акционеров;
· дата, место, время проведения общего собрания акционеров и, в случае проведения собрания в форме собрания с предварительным направлением бюллетеней, почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени;
· формулировки решений по каждому вопросу (имя каждого кандидата), голосование по которому осуществляется данным бюллетенем;
· варианты голосования по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками «за», «против» или «воздержался»;
· напротив каждого варианта голосования - поля для проставления числа голосов, отданных за каждый вариант голосования;
· разъяснения о том, что голосующий вправе выбрать только один вариант голосования, кроме случаев голосования в соответствии с указаниями лиц, которые приобрели акции после даты составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании, или в соответствии с указаниями владельцев депозитарных ценных бумаг;
· другие разъяснения, содержащиеся в п. 2.14 Постановления ФКЦБ от 31.05.2002 №17/пс, касающиеся голосования акциями, переданными (полностью или частично) после составления списка лиц;
· разъяснение существа кумулятивного голосования;
· упоминание о том, что бюллетень для голосования должен быть подписан акционером.
В бюллетене может содержаться указание числа голосов, принадлежащих лицу, имеющему право на участие в общем собрании.
При этом, если таким бюллетенем осуществляется голосование по двум или более вопросам повестки дня общего собрания и число голосов, которыми может голосовать лицо, имеющее право на участие в общем собрании, по разным вопросам повестки дня общего собрания не совпадает, в таком бюллетене должно быть указано число голосов, которыми может голосовать лицо, имеющее право на участие в общем собрании, по каждому вопросу повестки дня общего собрания.
Основные требования к протоколу общего собрания и протоколу счетной комиссии мы не приводим из соображений экономии журнального места, а также с учетом того, что эти два документа достаточно подробно разобраны в Постановлении ФКЦБ от 31.05.2002 №17/пс.
Регистрация лиц, участвующих в годовом общем собрании, должна осуществляться по адресу места проведения общего собрания.
В общем собрании могут принимать участие лица, включенные в список лиц, имеющих право на участие в общем собрания, лица, к которым права указанных лиц на акции перешли в порядке наследования или реорганизации; либо их представители, действующие на основании доверенности на голосование или закона.
Регистрации для участия в общем собрании подлежат лица, имеющие право на участие в общем собрании, за исключением лиц, бюллетени которых получены не позднее, чем за два дня до даты проведения общего собрания в случае, если голосование по вопросам повестки дня общего собрания может осуществляться путем направления в общество заполненных бюллетеней для голосования. Иначе говоря, акционер, предоставивший свои бюллетени в общество до собрания, считается зарегистрировавшимся для участия в собрании на основании этих бюллетеней.
Лица, имеющие право на участие в общем собрании, проводимом в форме собрания, бюллетени которых получены не позднее, чем за два дня до даты проведения общего собрания, вправе присутствовать на общем собрании, но не голосовать, так как их голоса уже учтены.
Регистрация лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, не зарегистрировавшихся для участия в общем собрании до его открытия, заканчивается не ранее завершения обсуждения последнего вопроса повестки дня общего собрания, по которому имеется кворум.
Проверку полномочий и регистрацию лиц для участия в общем собрании акционеров осуществляет счетная комиссия либо уполномоченное обществом лицо.
Помимо проверки полномочий и регистрации счетная комиссия (уполномоченное обществом лицо) выполняет еще ряд функций: · определение кворума общего собрания акционеров;
· разъяснение вопросов, возникающих в связи с реализацией акционерами (их представителями) права голоса н
Вывод
1. В соответствии с п. 3 ст. 98 ГК РФ единственным учредительным документом акционерного общества является его устав. Ему не обязательно нужен учредительный договор, ибо в формировании его имущества участвуют многочисленные акционеры, нередко не принимающие участия в оформлении его учредительных документов. Более того, свободный выход из такого общества путем отчуждения таких акций, как и вступление в него путем их приобретения исключают реальную возможность каждого участника подписывать учредительные документы и постоянно перерегистрировать их.
Необходимо различать договор учредителей о создании акционерного общества, который по своей природе является договором о совместной деятельности, и учредительный договор, который является учредительным документом юридического лица. Договор о создании акционерного общества (п. 1 ст. 98 ГК) определяет порядок осуществления учредителями их совместной деятельности по созданию общества и утрачивает силу с момента регистрации общества в качестве юридического лица, то есть по достижении определенной в нем цели.
2.К организационным документам акционерного общества относятся положения, уставы, штатные расписания и др. Наиболее распространенный вид положения - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.
В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления, а также по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам, так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов, а с другой - протоколы содержат постановляющую часть и могут рассматриваться как распорядительные документы.
К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы; они предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы не обязывают к исполнению. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
Предложенный в работе подход к документированию деятельности АО не претендует на учет всех нюансов, связанных с организацией и проведением годового общего собрания акционеров и, разумеется, может быть дополнен, если в повестке дня годового общего собрания акционеров содержатся не только обязательные для годового собрания вопросы, но и другие (такие как реорганизация общества, увеличение уставного капитала, дробление (либо консолидация) акций, одобрение сделок с заинтересованностью), либо возникают незапланированные или нестандартные ситуации.
Список литературы
1. Конституция Российской Федерации (принята 12 декабря 1993 г.) М.: Проспект, 2003 - 192 с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) М.: Инфра-М, 2004 - 512 с.
3. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп. от 13 июня 1996 г., 24 мая 1999 г., 7 августа 2001 г., 21 марта, 31 октября 2002 г., 27 февраля 2003 г., 24 февраля, 6 апреля, 2, 29 декабря 2004 г.)
4. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.
5. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
6. Гражданское право /под ред. А.П. Сергеева и Ю.К. Толстого. М.: Проспект, 2004 - 784 с.
7. Гражданское право. Том I /под ред. Е.А. Суханова - М.: Волтерс Клувер, 2004 - 734 с.
8. Комментарий к Гражданскому кодексу РФ. Часть первая (под ред. проф. Т.Е. Абовой и А.Ю. Кабалкина) - М.: Юрайт-Издат, 2004
9. Комментарий части первой Гражданского кодекса Российской Федерации для предпринимателей/ под ред. М.И. Брагинского. М.: Правовая культура, Хозяйство и право, 2005 - 479 с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - 256 с.
11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 -818 с.
12. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 2005 - 137 с.
13. Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 2005 - 572 с.
14. Предпринимательское право Российской Федерации /под ред. Е.П. Губина, П.Г. Лахно. М.: Юрист, 2003 - 400 с.
15. Щукина Е.М. Стороны учредительного договора о создании хозяйственных товариществ и обществ // Законодательство, 2003, №10, с. 44 - 51
Размещено на .ru
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
