Документационное сопровождение деятельности менеджера с использованием информационных технологий (на примере строительной компании ООО "Валга") - Дипломная работа

2.3 Анализ информационных потребностей и информационного обеспечения менеджмента в ООО «Валга» 2.4 Недостатки документационного обеспечения деятельности менеджера в ООО «Валга» Проект информатизации деятельности менеджера в ООО «Валга»Документационное обеспечение управления - это деятельность ,обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «документационное обеспечение управления» - относительно новое, он возник в конце 1970-начале 1980-гг, когда началось внедрение вычислительной техники в управление и применение его для обработки управленческой документационной информации. Задача ДОУ - максимально эффективно организовать работу с документами в учреждения, организации, на предприятия и фирме. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами, неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства. Современные информационные технологии позволяют автоматизировать весь процесс работы с документами - от создания и оформления документов, организации визирования и согласования, движение документов внутри организации, регистрации и контроля исполнения вплоть до приема-передачи документов и организации полнотекстового электронного архива.Обработка документов - самый начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Работа с документами на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является: - проверка правильности доставки документов; Вместе с ней используются и новые носители, такие как магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Организация хранения документов должна обеспечивать сохранность этих документов и дел их использования. Статус службы ДОУ, ее цели, задачи, функциональные обязанности закрепляются в положении о подразделении, поэтому важно, переходя на современные технологии работы с документами, внедряя новые подходы и используя новые методы организации работы с документами, периодически пересматривать положение о службе ДОУ, отражая в нем те изменения, которые важны с организационной точки зрения.Информационная система - комплекс, включающий в себя вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: - отправитель; При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. 2) по принадлежности и подсистеме менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;В лучшем случае в секретариате дублировали данные документов в таблицы Word или Excel, в худшем же ответственный за документооборот сотрудник мог просто забыть присвоить входящий или исходящий номер тому или иному документу, упустить из виду занесение очередного номера документа в реестр или подшить договор без подписи и печати одного из исполнителей. Работа программы по документообороту сводится к решению основных задач: фиксированию, хранению и перемещению документов, то есть первоочередным является выполнение канцелярских функций. Однако если говорить о документообороте в строительных компаниях, то такого примитивного набора действий недостаточно для его ведения и поддержания в актуальном состоянии [9]. Безусловно, представители строительных компаний осознают, что для учета документооборота в строительстве простых программных комплексов недостаточно, но, тем не менее, начиная поиски подходящего программного решения, первое, что им приходит в голову - искать программу по документообороту. Все дело в том, что изначально параметры поиска сводятся именно к документообороту, но в строительстве это понятие гораздо шире и при поиске нужно рассматривать именно программы по управлению строительством и учету документооборота в строительстве в частности [10].1 Директор-организует всю работу предприятия, несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива;-представляет предприятие во всех учреждениях и организациях;-распоряжается имуществом предприятия;-заключает договора;-поиск поставщиков материалов;-сбыт услуг (т.е. поиск клиентов);-издает приказы по предприятию в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников;-применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия;-открывает в банках счета предприятия. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами, неприметно приходит к необходимост

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теория организации документационного обеспечения менеджмента в строительной компании

1.1 Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления

1.2 Структура системы ИДОУ в организации

1.3 Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления компании

1.4 Особенности документооборота в строительных организациях

2. Анализ системы документационного обеспечения менеджмента в ООО «Валга»

ВВЕДЕНИЕ электронный документооборот менеджер

Информационно-документационное обеспечение управления - это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.

Задача ДОУ является максимально эффективно организовать работу с документами в учреждения, организации, на предприятия и фирме.

ДОУ - это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально - техническое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа.

Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии. Информационная технология - процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на бае программно - аппаратного обеспечения для решения управленческих задач.

Актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена внедрением информационной системы. Автоматизация документооборота нужна любой организации любого размера и типа собственности. Автоматизация документооборота дает любой организации новые возможности по ускорению работы и позволяет опередить конкурентов в принятии оперативных и стратегических решений.

Практическая значимость исследования состоит в разработке мер по усовершенствованию информационно - документационного обеспечение управления.

Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что проблема в разработке рекомендаций по усовершенствованию информационно - документационного обеспечение управления.

Данный вопрос нашел свое отражение в трудах таких исследователей, как Фатхутдинов Р.А. [2], Галахов В.В. [2], Кузнецов С.Л. [3], Абросимова М.А. [5], Зырянов М.И [6], Янковая В.Ф. [8], Дубровский В.И. [9], Кузнецова Т.В. [10], Макович Г.В. [11].

В работах этих авторов особый акцент делается на раскрытие таких проблем, как: - функции информационно-документационного обеспечения управления;

- анализ системы документационного обеспечения менеджмента;

- недостатки документационного обеспечения деятельности менеджера.

Проблемы, освещенные в трудах ученых, помогли сформировать объект и предмет, а также цель и задачи исследования.

Объектом исследования - выступает документационное обеспечение управленческой деятельности в ООО «Валга ».

Предметом исследования - проект информатизация системы документационного обеспечения управления в ООО «Валга».

Цель выпускной квалификационной работы - повышение эффективности управления в ООО «Валга» за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.

Достижение поставленной цели предусматривает постановку и решение следующих задач: исследование системы документооборота в компании ООО «Валга»;

выявление недостатков документационного обеспечения деятельности менеджера в ООО «Валга»;

анализ требований к СЭД для компании ООО «Валга»;

сравнительный анализ систем сэд;

разработка проекта внедрения программного продукта в ООО «Валга».

Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме информационно-документационного обеспечения менеджмента.

Эмпирическую базу исследования составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов Internet, внутренние (локальные) акты и документы в ООО «Валга».

Структура выпускной квалификационной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список использованных источников.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.

В первом разделе рассматриваются основы организации документационного обеспечения менеджмента в строительной компании.

Второй раздел посвящен анализу системы документационного обеспечения менеджмента в ООО «Валга».

В третьем разделе разработан проект информатизации деятельности менеджера в ООО «Валга».

В заключении приведены основные результаты выпускной квалификационной работы.