Документационное обеспечение управления - Курсовая работа

На мой взгляд, данная тема имеет немаловажное значение, ведь документация есть в каждой организации, и именно поэтому необходимо не только знать, как выглядит тот или иной документ, но и разбираться в них, так как рано или поздно любой человек с ними сталкивается. Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций организации и осуществляемая специальной службой, действующей согласно «Инструкции по делопроизводству» и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Несмотря на то, что требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим законодательством, зачастую кадровым вопросам не предают серьезного значения, в результате чего кадровая документация в организациях ведется с грубыми нарушениями установленных требований. Помимо обязанностей, связанных с оформлением и ведением кадровой документации, в деятельности любой организации возникают вопросы подбора кадров и формирования корпоративной кадровой политики, подразумевающей своевременное обеспечение фирмы персоналом с необходимым уровнем квалификации, профессиональных и личных качеств, способным решать поставленные трудовые задачи.С разработкой документов и с ДОУ в целом связан еще ряд понятий. Дело - совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам и т.д.), помещенных в отдельную обложку. Делопроизводство, ДОУ - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Под ДОУ понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: 1. составление, регистрация полеченных документов и другой корреспонденцииПринято выделять несколько групп (видов) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия: 1. директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления, в том числе федеральных и местных: · указы · правовые акты · инструктивные и информационные письма · требования к статистической отчетности и т.д. 3. документы, связанные с оформлением трудовых отношений: · табель явки на работуДокументы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».Штатное расписание - основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме.«Положение об оплате труда и премировании» является локальным нормативным актом на предприятиях, где не заключается коллективный договор. Если коллективный договор в организации есть, то «Положение об оплате труда и премировании» может быть приложением к коллективному договору. «Положение об оплате труда и премировании» является основным документом, в соответствии с которым рассчитывается заработная плата на предприятии. «Положение об оплате труда и премировании» является документом, регламентирующим: 1. принципы формирования системы оплаты труда «Положение об оплате труда и премировании» вводится на предприятиях в целях повышения эффективности производства, усовершенствования системы организации оплаты труда, рационального использования фонда оплаты труда и т.д.Должностная инструкция является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Должностная инструкция - основной организационно-правовой документ, определяющий основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности. 2. повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работо

Содержание

Введение

Глава 1. Документационное обеспечение управления

1.1 Основные понятия ДОУ

1.2 Основные определения

1.3 Основные виды документов

1.4 Основные виды кадровой документации

1.4.1 Штатное расписание и штатная расстановка

1.4.2 Положение об оплате труда и премировании

1.4.3 Должностные инструкции

1.4.4 Правила внутреннего трудового распорядка

1.4.5 Трудовой договор

1.4.6 Положение о структурных подразделениях

1.4.7 График отпусков

Глава 2. Служба ДОУ

2.1 Цели и задачи службы ДОУ

2.2 Функции службы ДОУ

2.3 Права и ответственность службы ДОУ

Список используемой литературы

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Документационное обеспечение управления - очень важный фактор, напрямую влияющий на организацию. Без строгого документирования, без постоянного ведения документации любая компания распадется, так как в ней не будет возможности контролировать деятельность сотрудников и самой компании в целом.

На мой взгляд, данная тема имеет немаловажное значение, ведь документация есть в каждой организации, и именно поэтому необходимо не только знать, как выглядит тот или иной документ, но и разбираться в них, так как рано или поздно любой человек с ними сталкивается.

Управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т.д.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Целью моей работы было изучить данную тему.

Задачи: 1. ознакомление с ДОУ

2. изучение основных видов документации

3. изучение назначения службы ДОУ

1. Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций организации и осуществляемая специальной службой, действующей согласно «Инструкции по делопроизводству» и на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Любое юридическое лицо, вне зависимости от того, в какой организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью подбора сотрудников, а также осуществлением работы по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Несмотря на то, что требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим законодательством, зачастую кадровым вопросам не предают серьезного значения, в результате чего кадровая документация в организациях ведется с грубыми нарушениями установленных требований.

В связи с этим руководителям юридических лиц следует помнить, что на них возложена персональная ответственность за документальный фонд организации. За нарушение правил ведения кадровой документации предусмотрен ряд штрафных санкций, установленных распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Москвы.

Помимо обязанностей, связанных с оформлением и ведением кадровой документации, в деятельности любой организации возникают вопросы подбора кадров и формирования корпоративной кадровой политики, подразумевающей своевременное обеспечение фирмы персоналом с необходимым уровнем квалификации, профессиональных и личных качеств, способным решать поставленные трудовые задачи.

Формирование основ кадровой политики юридического лица осуществляется его высшим руководством. Реализация поставленных задач ложится на сотрудников кадровой службы.

Таким образом, грамотная организация деятельности кадровой службы, осуществляемая в рамках действующего законодательства и основанная на принципе тщательного отбора кадров, является одним из основополагающих условий успешного развития любого юридического лица.

1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления

Документ (от лат. documentum) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, который объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». В современном толковом словаре С.И. Ожегова «документ» определяется как «деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ - текст или изображение, имеющее информационное значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки: 1. «документ» - материальный объект

2. «документ» - носитель информации

3. «документ» - документированная информация

С позиции ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Таким образом, в результате эволюции понятие «документ» стало официально толковаться следующим образом: Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как: 1. информационная

2. социальная

3. коммуникативная

4. правовая

5. управленческая

6. функция учета

7. функция исторического источника

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. Управленческие документы оказывают воздействие на сферу управления, выступая регулятором различных сторон деятельности организации или учреждения, и отражают: 1. стадии

2. звенья

3. циклы управления