Развитие "офисных технологий": приказное делопроизводство. Понятие, классификация и назначение организационно-распорядительных документов. Служба документационного обеспечения управления в организациях. Протокол собрания трудового коллектива предприятия.
Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях - приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным. Приказы как государственные учреждения возникли из личных, зачастую нерегулярных поручений Великого князя своим доверенным лицам - боярам и дьякам. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главами государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги-писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал введения книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в правых и судебных грамотах, судебных приговорах, судебных списков, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах. В приказах сложились правила формирования документов в дела, определенные традицией, которая заключается в том, что документы склеивались столбцы, где отражалась последовательное «производство» по конкретному вопросу.Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управление документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. 1.Документационное обеспечение управления в организациях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В их состав, как правило, включаются: а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; В организациях, имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специальное назначенное лицо. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациям учреждений и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.
План
План
1. Развитие «офисных технологий»: столбцовое (приказное) делопроизводство
2.Организационно-распорядительные документы: понятие классификация, назначение
3. Служба ДОУ (документационное обеспечение управления) в организациях различных организационно-правовых форм деятельности: назначение, задачи, функции, структура, должностной состав
4. Оформить справку о заработной плате с места работы с указанием средней заработной платы в месяц
5. Оформить протокол собрания трудового коллектива предприятия, на котором Вы работаете
В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).
В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления приказы, распоряжения. Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создания рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям - достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблемы.
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов: -изучения управленческого вопроса ;
-подготовка проекта распорядительного документа;
-согласование документа;
-подписание документа.
Прежде чем передать документ на подписание, он должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, название структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного.
Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения. Приказы оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания предусмотрено место для проставления даты, индекса документа, заголовка к тексту.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.
Распоряжение - распространенный в управленческой практике распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основных вида распоряжений: 1.Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом, нормативно-правовыми актами.
2.Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.
3.Распоряжение издается также органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно - методического характера, а также по вопросам, связанным организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производственным, хозяйственным и административным вопросам.
Если необходимость объяснения издания распоряжения все - таки существует, то текст распорядительной части начинается после слов
«ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.). Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), места для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, места для заголовка к тексту.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Текст протокола включает вводную и основную части. При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количеством участников фамилии и перечисляются, а указывается цифрой общего количеством участников. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ», которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. Краткий протокол фиксирует обсуждавшийся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Полный протокол фиксируется не только обсуждавшийся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Выписка из протокола представляет с собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы делопроизводства.Основные источники: 1.Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник/ -3-е изд., перераб. и доп.- М.: ФОРУМ,2010
2.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие. - М.: Издательский центр «Академия», 2011
4.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Практикум: учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. учебное пособие - М.: Издательский центр «Академия», 2011
