Документационное обеспечение управления - Учебное пособие

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» - решать вопрос. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понятно. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Современное делопроизводство включает: · обеспечение своевременного и правильного создания документов; Термины и определения» определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам.Происхождение приказов связанно с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период управления не составлял стройной системы и строился на системе «поручений», передавался в ведении одного лица по степени доверия к нему великого князя. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей; они хранили дела и вели письмоводство.Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. Коллегии становятся в России центральными отраслевыми органами управления. В этом документе давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Из текста документа выделились дата, подпись, появляется в документах заголовок. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.Делопроизводственная документация периода становления советской государственности отразила специфику этапа выработки новых форм и методов государственного управления, начального этапа создания советского государственного аппарата, его сращивания с партийными структурами, огосударствления общественных организаций. История российского делопроизводства 1920-х гг. изучена недостаточно, в частности, слабо освещены вопросы документирования деятельности местных органов государственной власти и управления, впрочем, как и в целом, история местных государственных учреждений. Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны 1941 - 1945 гг. оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Автор ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы, т.е. документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации. Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.Документ - это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ является сложным объектом, представляющим собой единство информации и материального (вещественного) н

Содержание

Пояснительная записка

Введение

Раздел 1. Краткая история развития делопроизводства

1.1 Приказное делопроизводство XV - XVII вв.

1.2 Коллежское делопроизводство

1.3 Министерское делопроизводство XIX - начала XX вв.

1.4 Делопроизводство после 1917 года

Раздел 2. Документирование

2.1 Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа

2.2 Признаки и структура документа

2.3 Классификация документов

2.4 Унификация и стандартизация документов

2.5 Нормативно-методическая база ДОУ

2.6 Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Формуляр-образец

2.7 Организационно-распорядительная документация

2.8 Перечень реквизитов документов. Формуляр-образец

2.9 Правила оформления реквизитов

2.10 Оформление служебных документов

Раздел 3. Организация работы с документами

3.1 Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота

3.2 Организация приема, и регистрации документов

3.3 Организация рассмотрения документов

3.4 Регистрация документов

3.5 Информационно-справочная работа

3.6 Контроль исполнения документов

3.7 Организация оперативного хранения документов

3.8 Требования к формированию дел в делопроизводстве

3.9 Экспертиза ценности документов

3.10 Подготовка дел к архивному хранению

3.11 Автоматизация процессов делопроизводства

Список литературы

Приложения

Делопроизводство - отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понятно. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Современное делопроизводство включает: · обеспечение своевременного и правильного создания документов;

· организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки документов. В технологию работы с документами входит: · прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов;

· отправка документов;

· систематизация, формирование дел и текущее хранение документов.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, держащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. делопроизводство реквизит документооборот