Документационное обеспечение управления (на примере НУЗ "Дорожная клиническая больница ОАО РЖД") - Дипломная работа

Цель дипломной работы - проанализировать состояние документационного обеспечения деятельности, предложить рекомендации по совершенствованию работы с документами и повышению эффективности в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Трудовой кодекс Российской Федерации освящает основные вопросы, касающиеся регулирования отношений между работником и работодателем организации, оформления документации по персоналу, определяет понятие трудового договора, его составление, дополнения, изменения, определены рабочее время и время отдыха, оплата и нормирование труда, а также рассмотрены особенности распределения труда отдельных категорий работников. Основным законом, регулирующим вопросы архивного хранения документов, следует признать Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организационного хранения, комплектования, учета, использование документации архивного фонда РФ и архивных документов независимо от формы собственности, а также в сфере управления архивами в интересах граждан, общества и государства. Требования к оформлению документов» устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов; состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Управление документацией» определяет свойства и функции документа регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.Государственное учреждение здравоохранения «Дорожная клиническая больница на станции Самара» ФГУП «Куйбышевская железная дорога» было переименовано в Негосударственное учреждение здравоохранения «Дорожная клиническая больница на станции Самара открытого акционерного общества «Российские железные дороги». ДКБ в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными актами федеральных органов исполнительной власти в области здравоохранения и транспорта, внутренними документами Учредителя, локальными документами учреждения, настоящим уставом, а так же договором, заключенным между Учредителем и Учреждением. ДКБ является некоммерческой организацией, не преследует извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, переданное ему Учредителем в оперативное управление, смету, расчетный счет, круглую печать, штампы и бланки со своим наименованием, и другие реквизиты индивидуальной идентификации, необходимые для его деятельности. Предметом деятельности ДКБ является: медицинская деятельность, деятельность, связанная с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, фармацевтическая деятельность, научно-исследовательская деятельность, а так же деятельность по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, включающая в себя работу с материальными ценностями мобилизационного резерва, в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Учредителя. Главный врач ДКБ несет ответственность перед пациентами, государством и Учредителем за результаты своей деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации, установленными квалификационными требованиями, трудовым договором и настоящим уставом.При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; Приказ о приеме на работу соответствует унифицированной форме № Т-1 и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. При поступлении работника на работу или переводе его в установленном порядке на другую работу работодатель обязан ознакомить его с: - правилами внутреннего трудового распорядка; Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих в учреждении свыше 5 дней, в том числе на временных нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), работников с неполным рабочим временем.Самара ОАО «РЖД» делится на несколько частей - потоков, которые обеспечивают прямую и обратную связь в управлении. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В ДКБ рост количества документов обусловлен: - увеличением количества проверяющих инстанций (медицинские страховые компании), увеличением контролирующих органов, все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, а для подстраховки, на всякий случай; незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законода

Оглавление

Введение

Глава 1. История создания, структура и правовая основа деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

1.1 История создания и организационная структура ДКБ

1.2 Анализ локальных нормативных правовых документов больницы

Глава 2. Порядок документирования деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

2.1 Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов

2.2 Порядок оформления кадровой документации

Глава 3. Организация документационного обеспечения в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

3.1 Организация работы с входящими документами

3.2 Порядок работы с исходящими и внутренними документами

3.3 Контроль исполнения документов

3.3 Организация текущего и архивного хранения документов

Глава 4. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД»

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Управленческие процессы и их документационное обеспечение в любой организации требуют обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной информацией.

Однако наряду с этим важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

Комплексная система нормативного обеспечения оказания медицинской помощи и взаимосвязанных с ней процессов, работ, товаров и услуг расширяет возможности стратегического планирования, эффективного использования имеющихся ресурсов, регулирования и контроля затрат на лечение и охрану здоровья, позволяет более эффективно реализовывать защиту прав пациентов, осуществлять действенный контроль и регулировать деятельность учреждений здравоохранения.

Задача формирования единого нормативно-правового пространства системы охраны здоровья населения рассматривается как приоритетное направление и основа ее реформирования. В настоящее время вопросы охраны здоровья населения регулируются более чем 40 федеральными законами. Основополагающие законодательные акты определяют принципы деятельности и пути развития всей национальной системы здравоохранения.

В условиях недостаточного финансирования здравоохранения все большее значение приобретает реализация целевых программ в области охраны здоровья населения. Программно-целевое управление позволяет не только концентрировать ресурсы на приоритетных направлениях, но и осуществлять комплексный подход к решению наиболее актуальных проблем здравоохранения.

Целью модернизации российского здравоохранения является улучшение общественного здоровья на основе повышения доступности и качества медицинской помощи для широких слоев населения, развития профилактической направленности деятельности лечебно-профилактических учреждений и формирования здорового образа жизни при повышении эффективности использования финансовых, материальных и кадровых ресурсов отрасли.

Одним из наиболее действенных инструментов повышения эффективности системы здравоохранения является применение современных методов диагностики и лечения, новейших лекарственных средств, компьютерных технологий в организации управления здравоохранением, качественное улучшение информационной обеспеченности отрасли.

Для эффективного решения этих задач необходимо применение комплексных медицинских информационных систем документационного обеспечения деятельности ЛПУ, позволяющих обрабатывать информацию по всей цепочке движения пациента: поступление - диагностика - лечение - реабилитация - мониторинг.

Особую роль в повышении эффективности объемов и качества оказываемых услуг играет персонал, или конкретный работник, который связывает свои интересы с ЛПУ как с местом работы, источником дохода, возможностью роста профессионального и социального статуса.

Внедрение в лечебный процесс новейших научно-технических достижений диктует необходимость качественных преобразований в профессионально-квалификационной структуре медработников, в повышении уровня их знаний, умений и навыков.

Таким образом, не вызывает сомнения актуальность настоящего исследования.

Объект дипломного исследования - организация документационного обеспечения управления в лечебно-профилактических учреждениях (ЛПУ).

В качестве предмета исследования выступает организация документационного обеспечения управления в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» (ДКБ) и его совершенствование.

Цель дипломной работы - проанализировать состояние документационного обеспечения деятельности, предложить рекомендации по совершенствованию работы с документами и повышению эффективности в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Достижению поставленных целей способствует решение следующих задач: - Описать историю, структуру и правовую основу деятельности ДКБ.

- Охарактеризовать процессы документирования деятельности.

- Проанализировать организацию работы с документами.

- Сформулировать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Для достижения поставленной цели, для более глубокого решения задач в работе применялся аналитический метод исследования. В рамках дипломной работы был проанализирован комплекс специализированной литературы по вопросам делопроизводства и документационного обеспечения управления, обширная источниковая база, а также рассмотрены внутренние локальные нормативные акты организации. В дипломном исследовании широкое применение получил контент - анализ, т.е. анализ текста документа. В качестве дополнительных методов исследования были привлечены такие, как очное консультирование со специалистами и сотрудниками организации.

При написании дипломной работы были использованы различные источники, которые можно рассмотреть в пределах следующих групп: 1. Общегосударственное и федеральное законодательство по организации деятельности ЛПУ.

Конституция Российской Федерации определила основные права и обязанности субъектов в сфере информационных отношений, базирующиеся на свободе личности и презумпции открытости информации.

Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и другие обязательства.

Трудовой кодекс Российской Федерации освящает основные вопросы, касающиеся регулирования отношений между работником и работодателем организации, оформления документации по персоналу, определяет понятие трудового договора, его составление, дополнения, изменения, определены рабочее время и время отдыха, оплата и нормирование труда, а также рассмотрены особенности распределения труда отдельных категорий работников. Описаны нормы защиты трудовых прав работника при разрешении трудовых споров, ответственность за нарушение трудового законодательства.

Федеральный закон «Основы законодательства Российской Федерации «Об охране здоровья граждан». Документ представляет собой совокупность правил, регламентирующих организацию здравоохранения в Российской Федерации. Признавая основополагающую роль охраны здоровья граждан как неотъемлемого условия жизни общества и подтверждая ответственность государства за сохранение и укрепление здоровья граждан Российской Федерации, стремясь к совершенствованию правового регулирования и закрепляя приоритет прав и свобод человека и гражданина в области охраны здоровья, настоящие Основы устанавливают правовые, организационные и экономические принципы в области охраны здоровья граждан.

Помимо вышеназванных источников деятельность ЛПУ регламентирует и ряд специализированных правовых документов о здравоохранении.

2. Законодательные, нормативные, правовые и методические документы в сфере делопроизводства, архивного хранения документов и использование ИТ в области документационного обеспечении управления.

Рассматривая источники, следует, прежде всего, проанализировать Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации, создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит базовую документоведческую терминологию, касающуюся информации и ее документирования. В 2010 году в федеральный закон были внесены изменения, которые коснулись прежде всего, введения самостоятельного определения термина электронный документ, термины электронное сообщение и электронный документ теперь в законе представляют отдельные терминологические единицы. В новой редакции также сказано, что информация, содержащаяся в государственных информационных системах признана официальной, а соответствующие органы обязаны обеспечить ее достоверность, актуальность, предоставить доступ и обеспечить безопасность.

ФЗ «О персональных данных» определил понятие персональные данные и сведения, которые относятся к персональным данным, а также установил порядок обработки персональных данных, методы их защиты и презумпцию их неразглашения. Отметим, что поводом для принятия этого закона послужили многочисленные факты кражи баз персональных данных государственных и негосударственных учреждений. Федеральный закон обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа к ним. Следует отметить последние изменения. Федеральный закон от 28.06.2010 N 123-ФЗ "О внесении изменений в статью 1 Федерального закона "О персональных данных" и статью 15 Федерального закона "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации". С 01 июля 2010 года вступают в силу поправки в отдельные федеральные законы, в которых уточняется порядок размещения в сети Интернет текстов судебных актов. Федеральный закон от 23.12.2010 N 359-ФЗ "О внесении изменения в статью 25 Федерального закона "О персональных данных". Информационные системы персональных данных, созданные до 1 января 2011 года, должны быть приведены в соответствие с требованиями настоящего Федерального закона не позднее 1 июля 2011 года".

Основным законом, регулирующим вопросы архивного хранения документов, следует признать Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организационного хранения, комплектования, учета, использование документации архивного фонда РФ и архивных документов независимо от формы собственности, а также в сфере управления архивами в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" направлен на совершенствование действовавшего ранее законодательства об электронной цифровой подписи, а также на расширение сферы использования и допустимых видов электронных подписей. Закон, в частности, регулирует следующие виды отношений в области использования электронных подписей: использование различных видов электронных подписей; выдачу и использование сертификатов ключа подписи; проверку электронных подписей; оказание услуг удостоверяющих центров; аккредитацию удостоверяющих центров. В настоящее время идет активная законотворческая работа по разработке нового проекта закона, который учел бы недостатки данного и опирался бы на современную законодательную базу и накопленный международный опыт. В соответствии с новым законом Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" утратит свою силу в 2012 г.

Федеральный закон «О государственном языке в Российской Федерации» регламентирует порядок использования государственного языка Российской Федерации на всей территории России, обеспечение права граждан на пользование государственным языком Российской Федерации, защиту и развитие языковой культуры.

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» охватывает сферы языкового общения, подлежащих правовому регулированию, и не устанавливает юридические нормы использования языков народов Российской Федерации в межличностных неофициальных взаимоотношениях, а также в деятельности общественных и религиозных объединений и организаций.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов; состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта носят рекомендательный характер, что с одной стоны дает большую самостоятельность службам документационного обеспечения управления на местах в регулировании вопросов документирования информации, однако на практике это, прежде всего, проявляется в отсутствии единообразия в оформлении документов в различных организациях и учреждениях.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает терминологию в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Следует признать, что определения, используемые в стандарте, утратили во многом свою актуальность в связи с внедрением и повсеместным использованием информационных технологий в управлении и нуждаются в пересмотре, ряд федеральных законов, принятых в последнее время дополняет терминологическую базу, заложенную государственным стандартом, что не отменяет необходимости в его коренном пересмотре.

ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «СИБИД. Управление документацией» определяет свойства и функции документа регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

Важную роль в решении проблемы юридической силы документа на машинном носителе сыграл ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации». Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», который не только не отменен с 1984 г., но и имеет статус общегосударственного стандарта в странах - членах СНГ. Данный стандарт определяет требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы.

ГОСТ 34.003-90 устанавливает термины и определения основных понятий в области автоматизированных систем (АС) и распространяется на АС, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследования, проектирование и т.п., включая их сочетание), содержанием которых является переработка информации.

При оформлении документов, подлежащих отправке, руководствуются постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», которое регулирует взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также устанавливают права и обязанности указанных операторов и пользователей.

«Государственная система документационного обеспечения» управления представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ нацелена на упорядочивание организационной структуры управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации ГСДОУ способствует решению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включают нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах. Принятая в 1991 году, ГСДОУ как нормативный документ на настоящий момент по многим пунктам утратила свои позиции и не отвечает требованиям современного законодательства, однако, остается в статусе действующей.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, вступили в действие со 2 июля 2009 г., установив, тем самым, единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти были разработаны для оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

Основные правила работы архивов организаций обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

С сентября 2010 года на территории РФ начал действовать новый "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Сроки хранения указаны для документов на бумажных и электронных носителях. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда, определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов, при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. Новый перечень внес существенные коррективы в сроки хранения отдельных категорий документов, поэтому при разработке или пересмотре номенклатур дел необходимо обратить внимание на изменение номеров статей по перечню, сроки хранения, а также заголовки дел.

При написании дипломной работы были использованы монографии, книги, издания признанных специалистов в области документационного обеспечения управления.

В работе коллектива авторов под редакцией профессора Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» рассматриваются вопросы регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Характеризуется нормативно-методическая и законодательная база. Освещены вопросы организации работы с документами и правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их сдачи в архив.

Издание Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство», в котором рассматриваются современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003 и организация работы службы делопроизводства. В книге так же выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и их обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения, проведение экспертизы ценности документов, уничтожение.

В книге Кузнецовой Т.В., Санкиной Л.В., Быковой Т.А. «Документационное обеспечение управления» дана характеристика законодательных и нормативных актов РФ, составляющих правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, рассмотрены требования к оформлению организационно-распорядительной документации, описаны технологии ДОУ, правила хранения и передачи документов в архив.

В издании «Секретарское дело» Т.В. Кузнецова уделяет внимание улучшению работе с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов излагаются требования к составлению и обработке специальных документов. Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятия документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдачи в архив. Следует отметить, что книги профессора Т.В. Кузнецовой постоянно переиздаются, дополняются, обновляются, содержат актуальную и наиболее полную информацию по вопросам делопроизводства.

Книги А.Ю. Чуковенкова «Правила оформления документов» и М.В. Ларина «Оформление служебных документов» основаны на материалах ГОСТА Р 6.30-2003. В них изложены общие правила оформления документов в соответствии с этим ГОСТОМ. Подробно рассмотрены все реквизиты документа, даны рекомендации по их расположению на бланке, помещены образцы стандартных бланков.

Книга В.В. Паневчика «Делопроизводство. Документационное обеспечение управления» освещает вопросы документирования и организации работы с документами. При этом автором приводится характеристика нормативно-методической базы делопроизводства, приводит критерии выбора средств организационной техники.

В книге М.Ю. Рогожина «Организация делопроизводства предприятия» излагаются ключевые вопросы организации эффективного делопроизводства современного предприятия.

Нельзя также обойти вниманием несколько раз переиздававшееся еще одно практическое пособие М.Ю. Рогожина, ставшее действительно настольной книгой многих работников делопроизводственной службы. «Настольная книга секретаря» рассматривает как общие вопросы документирования, так и дает практически готовые образцы документов необходимых в работе предприятия, его структурных подразделений и службы по персоналу. Отдельно представлены особенности деловых документов повседневной работы - организационно-распорядительные, информационно-справочные и другие.

Самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами собраны в специальных справочных изданиях М.В. Стенюкова.

К написанию дипломной работы были привлечены и периодические издания, которые можно разделить на две категории: - информационно-аналитические и научно-популярные журналы по специфике деятельности управления в здравоохранении;

- специализированные журналы по вопросам документационного обеспечения управления.

Л.Р. Фионова в статье «Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления» освещает проблемы, возникающие при использовании нестандартных форм документов в управлении. О необходимости внедрения рациональной системы организации ДОУ в бизнес, базирующейся на инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел, альбоме и табеле унифицированных форм документов.

В статье Т.Р. Белой «Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ» рассмотрены организационные вопросы проектирования АС ДОУ, основные требования к техническому заданию на проектирование АС и к приемочной документации на АС. В приложении даны материалы о порядке разработки и согласования ТЗ, стадиях и этапах создания АС ДОУ, образцы оформления титульного листа ТЗ.

В статье В.С. Иритиковой «Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций» дан алгоритм разработки и утверждения Инструкции по делопроизводству. Статью отличает системность подхода, при этом даны и конкретные рекомендации.

Н.А. Носарева в своей статье «Подготовка документов по личному составу к архивному хранению» рассматривает расчет стоимости услуг сторонней организации на подготовку документов к архивному хранению. Обозначен полный алгоритм такой работы, которую с помощью статьи вполне реально осуществить самостоятельно.

Статья Т.А. Быковой «Порядок разработки номенклатуры дел» дает рекомендации о составлении (или актуализации имеющейся) номенклатуры дел. В ней объясняется, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что - по его окончании.

В статье Е.М. Каменевой «Особенности оформления приказов и распоряжений» разобраны правила оформления каждого реквизита приказа и распоряжения - самых распространенных распорядительных документов.

В данной работе были использованы так же интернет-ресурсы: справочно-правовые сайты, сайты компаний разработчиков АСДОУ, электронные версии журналов по делопроизводству.

Структура дипломной работы построена в соответствии с поставленными задачами и состоит из введения, четырех глав и заключения.

Во введении определяются объект, предмет и цель исследования, анализируется источниковая база.

Первая глава характеризует предмет исследования: историю, структуру, правовую основу деятельности управления НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Вторая глава описывает порядок и правила документирования деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

Третья глава дипломного исследования содержит организацию документационного обеспечения деятельности НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

В четвертой главе приводятся рекомендации автора по совершенствованию работы с документами в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД».

В заключительной части подводятся итоги проделанной работы, и определяется соответствие полученных результатов задачам дипломного исследования. Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что сформулированные автором рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» носят универсальный характер и могут быть использованы службами делопроизводства аналогичных ЛПУ в целях построения эффективной и грамотной работы с документами.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.

В деятельности ДКБ из организационно-распорядительных документов используются только приказы.

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Подготовка распорядительных документов в ДКБ поручается одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов в ДКБ практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям - достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов в ДКБ складывается из следующих этапов: изучение управленческого вопроса, организации лечебного процесса;

подготовка проекта распорядительного документа;

согласование документа;

подписание документа.

Прежде чем передать документ на подписание, он должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на числовые данные, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо. Секретарь ДКБ проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного.

В деятельности организаций различаются: приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при утверждении структуры и штатов и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.). Регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для лечебно-профилактического учреждения видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

В ДКБ текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов РДМО, департамента здравоохранения ОАО «РЖД», Министерства здравоохранения и социального развития Самарской области констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа ДКБ начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца и кавычек). Текст приказа обычно делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа содержат формулировки различных по характеру исполнения действий. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводиться либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от «_»_____г. №_ считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то указываются соответствующие пункты.

Обеспечение правильности оформления приказов в ДКБ является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов производится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и состоят из порядковых номеров.

Приказы по основной деятельности в ДКБ регистрируются в «Журнале» приказов, содержащем графы: № п/п № приказа Дата приказа Название приказа Кем подписан Исполнитель Перечень Примечание

Проанализировав содержательно-реквизитную часть приказов по основной деятельности, издаваемых в ДКБ (См. Приложение № 3) в соответствии с рекомендациями и действующими стандартами и нормативами в области делопроизводства автор выявил следующие недочеты: 1. Не соответствуют установленным размерам границы зоны, отведенной на реквизит «название организации» - 30 мм, а должно быть в соответствии с ГОСТОМ 20 мм.

2. В реквизите «дата приказа» год указывается двумя цифрами, вместо четырехзначного обозначения (2011).

3. Нет необходимости указывать реквизит «место издания», т.к. в названии организации оно уже указано «на станции Самара».

4. Заголовок приказа не должен располагаться по центру, а в левой части.

5. Слово ПРИКАЗЫВАЮ должно писаться с новой строки без абзаца, а не в продолжении текста и заглавными буквами.

6. Каждый новый пункт должен начинаться глаголом в неопределенной форме: «Возложить», «Обеспечить» и т.д.

7. Инициалы ответственного за исполнение лица должны располагаться перед его фамилией.

8. Оттиск печати не должен ставиться на подпись главного врача.

9. При оформлении реквизита «отметка об исполнителе» не должно использоваться сокращение «Исп.» и «Тел.». В исправленном варианте отметка должна выглядеть так: Гулязин Александр Иванович 303-34-66

Информационно-справочные документы: письма, протоколы, акты, докладные и объяснительные записки

К информационно-справочным документам, используемым в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Автором исследования были рассмотрены письма учреждения, составленные ДКБ, и, в соответствии с рекомендациями Государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию, сформулированы замечания к оформлению, в частности: - Отсутствует код причины постановки налогоплательщика на учет.

- В письмах - ответах в тексте документа используется фраза «На Ваш запрос от…». Поскольку данная информация уже присутствует в реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату документа», можно считать использование данной фразы в тексте документа тавтологией, такая избыточность препятствует восприятию основной информации в тексте.

- В письмах, имеющих конкретного адресата, известного учреждению по неоднократному обмену документами, не используется личное обращение. Подобная практика ведения деловой переписки недопустима, демонстрирует неуважение к адресату и показывает непрофессионализм сотрудников.

- При оформлении реквизита «отметка об исполнителе» используется сокращение «исп.» и «тел.», контактный телефон располагается на одной строке с фамилией, а должен указываться на следующей строке.

- Не правильно оформляется приложение, после слова приложение должно ставиться двоеточие, потом указывается название приложения, количество листов в скольки экземплярах, правильно должно выглядеть так: Приложение: «Паспорт района» на 2 л. в 1 экз.

- При подписании письма исполняющим обязанности лицом в шаблоне оставляется должность непосредственного руководителя - главного врача и его инициалов и фамилии, а необходимо указывать фактическую должность и фамилию подписывающего лица. Должно быть так: Автором были обнаружены ряд ошибок в оформлении протоколов в ДКБ.

В отношении содержания протоколов можно отметить, что нет четкого деления на логические составные текстовой части данного вида документа: не определен председатель и секретарь заседаний, после указания на вид документа сразу перечисляются присутствующие. Нормативными и методическими документами по вопросам документационного обеспечения управления, а также практикой составления и оформления такого вида документа, как протокол, закреплен следующий порядок оформления: лица, указанные во вводной части документа (председатель и секретарь), в обязательном порядке должны подписывать протокол. Таким образом, отсутствие упоминания указанных должностных лиц во вводной части протокола может служить основанием для опротестования юридической силы подписанного документа.

Следующий документ, наиболее часто использующийся в ДКБ - это докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения. Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Докладная записка в ДКБ, как правило, адресуется главному врачу, заведующему отделения и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности ДКБ, выполнении заданий по командировке, проверке (с выводами и предложениями).

Докладная записка составляется как по инициативе работника ДКБ, так и по указанию главного врача или заведующего отделением. По инициативе работника докладная записка составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо, которому она адресуется, принять определенное решение.

Текст докладной записки в ДКБ состоит из описательной и заключительной частей. В описательной части излагается суть поднятого в записке вопроса, приводятся ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку. В заключительной части излагаются выводы, предложения, просьбы. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству рекомендуется заканчивать докладные записки фразами: «Докладываю в порядке информации», «Прошу Вашего решения» и другими (в зависимости от содержания).

Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или заключения автора, основанные на результатах проработки рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например: «Данное предложение согласовано (поддерживается) главной медицинской сестрой, заведующими отделений Фамилия И.О., Фамилия И.О.» или «Заключение подготовлено с учетом мнения…»).

Докладная записка подписывается составителем.

Главным врачом проставляется резолюция по изложенным в докладной записке вопросам и ставится на контроль, при этом устанавливается срок выполнения решений по излагаемому вопросу.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы. По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладной тем, что не содержат выводов и предложений. Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности.

Объяснительная записка в ДКБ составляется для разъяснения содержания отдельных положений прилагаемого документа (проекта приказа ДКБ или программы, плана, заявки и др.), обоснования целесообразности издания документа.

В объяснительной записке приводятся при необходимости результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведенной экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Объяснительная записка подписывается составителем, подготовившим документ.

Докладная и объяснительная записки в ДКБ оформляются на стандартном листе А4, пишутся от руки составителем. На взгляд автора, необходимо создать трафаретные тексты для такого рода документов, что позволит оперативно обрабатывать данные документы и своевременно решать вопросы текущей деятельности ДКБ, а также облегчит способ написания должностными лицами докладных и объяснительных записок.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности ДКБ, а также для подтверждения сведений о ее работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.

В ДКБ справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу. В названии справок кратко должно быть отражено существо вопроса, о котором пойдет речь. В названии справки должна быть указана дата или период времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.

Справка должна подписываться уполномоченным на то лицом ДКБ и заверяется оттиском печати.

Справки личного характера выдаются сотрудникам ДКБ для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.

Типовые справки, например о работе, доходах работника ДКБ, автор рекомендует оформлять на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом.

Вследствие этого, можно сказать, что справки имеют постоянный характер оформления, не противоречащий нормам законодательства на составление такого рода документа. Единственное, что можно отметить это неправильно расположение оттиска печати (расположен на подписи должностного лица). Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица.

Акты комиссионных поверок (См. Приложение № 4, 5, 6) оформлены с рядом однотипных ошибок: - в большей части актов в реквизитах, содержащих указание на фамилии и инициалы должностных лиц, используется неправильно расположение этих данных: инициалы проставляют перед фамилией, в то время как государственным стандартом предусмотрено обратное расположение при упоминании должностных лиц;

- при оформлении реквизита «гриф утверждения» в актах слово УТВЕРЖДАЮ пишут прописными буквами и некорректно проставлен оттиск печати. Для приведения в соответствие правил оформления и расположения реквизитов на данном документе с действующими нормативными правовыми актами по делопроизводству, рекомендуется слово УТВЕРЖДАЮ печатать заглавными буками, а оттиск печати проставлять таким образом, чтобы он захватывал наименование должности подписывающего лица, слово УТВЕРЖДАЮ и часть собственноручной подписи.

Подводя итог данной главе, следует сказать, что в деятельности ДКБ из организационно-распорядительных документов используются только приказы. Подготовка распорядительных документов в ДКБ складывается из следующих этапов: изучение управленческого вопроса, организации лечебного процесса; подготовка проекта распорядительного документа; согласование документа; подписание документа.

В деятельности организации различаются: приказы по основной деятельности и личному составу. Обеспечение правильности оформления приказов в ДКБ является обязанностью службы делопроизводства.

Проанализировав содержательно-реквизитную часть приказов по основной деятельности, издаваемых в ДКБ в соответствии с рекомендациями и действующими стандартами и нормативами в области делопроизводства автор выявил недочеты.

Информационно-справочными документами, используемыми в НУЗ «Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО «РЖД» являются письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы.

Автором исследования были рассмотрены письма учреждения, сформулированы замечания к оформлению, был обнаружен ряд ошибок в оформлении протоколов. К часто использующимся в ДКБ можно отнести докладную и объяснительные записки, справки. Нужно отметить, что акты комиссионных поверок оформлены с рядом однотипных ошибок

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что в ДКБ необходимо разработать унифицированные формы наиболее часто встречающихся видов документов, внести типовые формы в Инструкцию по делопроизводству как приложение, что позволит соблюдать аналогичное оформление всех видов документов, ускорит процесс их составления, а соответственно оптимизирует деятельность работников документационного обеспечения управления.