Условия и особенности труда работников делопроизводственных служб. Рабочее место секретаря-машинистки. Возможность использования персонального компьютера в секретарском деле. Структура доклада и отчета. Пример протокола производственного совещания.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, а предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления. В их числе - умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ.Каждый мудрый руководитель стремится выбрать для своего офиса все самое лучшее и качественное что очень важно для того, чтоб офис функционировал отлажено и точно, ведь он представляет собой нечто вроде сплоченного механизма, в котором каждый элемент взаимосвязан с другим. Как правило, оснащение любого офиса представляет стандартный набор, который может немного варьироваться в зависимости от особенностей компании и ее деятельности. Каждая работа имеет свои особенности, например, если уборка помещений представляет собой достаточно простой процесс, то и оснащение для этого требуется соответствующее - простое и недорогое, однако офисная работа в разы сложнее. Как правило, офисная работа предполагает обилие бумаг, а также работу именно с документацией, составление которой для современного человека без такой техники, как компьютер, принтер, а также и копир просто невозможно. Нередко офисная работа бывает связана с использованием денег и их хранением, в этом случае необходимым условием оснащения офиса будет наличие надежного сейфа.Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещений с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений, исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь).Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря. Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний - его должностная обязанность.Компьютер составляет: системный блок, дисплей и клавиатура. Устройства, находящиеся внутри системного блока, называют внутренними, а устройства, подключаемые к нему снаружи, называют внешними. Необходимое программное обеспечение для начала работы с компьютером уже имеется в микросхеме ПЗУ в составе базовой системы ввода-вывода, и потому компьютер реагирует на нажатия клавиш сразу после включения. Если клавиатура используется для ввода данных, строку заканчивают нажатием клавиши ENTER. Если клавиатуру используют для ввода команд, клавишей ENTER завершают ввод команды и начинают ее исполнение.Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению коллегиальных собраний. Документы, применяемые при подготовке к проведению коллегиальных собраний. Правила составления и регистрации повесток. Правила ознакомления с повесткой. Правила регистрации и хранения телефонограмм.Составление служебных документов может преследовать две цели: первая - информирование, вторая - информирование и убеждение. Если наша цель - убеждение, важно выбрать такой порядок, который, естественно, приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы - анализ проблемы - возможные решения - рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то...) - очевидность (то, что дока
План
Оглавление
Введение
1. Оснащение современного офиса
1.1 Условия и особенности труда работников делопроизводственных служб
1.2 Рабочее место секретаря-машинистки
1.3 Возможность использования персонального компьютера в секретарском деле
2. Документирование деятельности коллегиальных органов
2.1 Структура доклада и отчета
2.2 Протокол производственного совещания
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, а предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышения качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Данная тема актуальна для изучения.
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов.
В их числе - умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ.
Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы