Документування та організація роботи з документами на підприємстві. Дослідження документаційного забезпечення управління компанією. Властивості та ознаки документа. Набір реквізитів і порядок їхнього розташування в документації згідно формуляра-зразка.
Документування та організація роботи з документами охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки і називається діловодством. Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Документ - складний обєкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. Зясувати його суть - це задача, яку можна вирішити за допомогою системного підходу - методологічного напрямку в науці, що має за мету розроблення засобів, методів дослідження складно організованих обєктів - систем. Предметом дослідження в даній роботі виступає документ як система та його основні реквізити.Документ являє собою систему - велику кількість закономірно повязаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін. Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і звязків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.Документ створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Соціальну інформацію легко розпізнати по ряду ознак: · По способу розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види: опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження) і неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження). · По ступеню переробки соціальна інформація поділяється на первинну, що вміщує безпосередні результати наукової роботи, і вторинну (результати переробки первинної інформації).Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень. Інформація, що міститься в документі, обовязково закріплена на якому-небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т.д.). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.). В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Відсутність однієї із складових перетворює документ в не документ (усний вислів, предмет). Документ має дві сторони: зміст (духовна дійсність, думки. ідеї) і форму (матеріальну, що служить для закріплення і передачі інформації).Функціональність документа, тобто застосування його для зберігання і передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється, як ціле, що задає характер елементів, які до нього входять, їх взаєморозміщення і звязок. Визначену структуру мають як окремі елементи документа, так і документ в цілому. Обкладинка книги - це складне художнє ціле; типографічне оформлення книги теж ціле, його складають спеціально підібраний шрифт, титульний листок, рядки заголовку, що гармонують із вмістом, гарно надруковані ілюстрації, - єдиним цілим є і текст книги. Доки зберігається структура, зберігається і система в цілому, а порушення чи перетворення структури веде до зміни чи знищення системи взагалі.Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, набір взаємоповязаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію. Вона обєднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному. Вміст внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Видання повинно включати розміщені у визначеній послідовності наступні елементи і частини: елементи видання, на яких розміщуються вхідні дані; До основних елементів вихідних даних відносяться: автор, заголовок, надзаголовочні дані, підзаголовочні дані, анотація, місце і рік видання, видавництво.В залежності від виду документа набір внутрішніх елементів і їх розміщення можуть змінюватись.Так, основними елементами зовнішнього оформлення картографічних видань, що випускаються на листках є заголовок карти, обложка, папка, конверт. Наприклад атлас має таку зовнішню структуру: титульний листок, обкладинку чи перепліт, суперобкладинку, папку, шмуцтитул і авантитул. Особливе значення зовнішній вигляд книжкових видань: яскрава і витривала обкладинка, міцний перепліт, якість паперу, кількість і якість ілюстрацій, розмір і форма шрифту та
План
Зміст
Вступ
Розділ 1. Характеристика документа, як системного обєкта
1.1 Інформаційна складова документа
1.2 Матеріальна складова документа
1.3 Властивості та ознаки документа
1.4 Функції
Розділ 2. Структура документа
2.1 Внутрішня структура документа
2.2 Зовнішня структура документа
2.3 Реквізити документа
2.4 Розташування реквізитів згідно формуляра-зразка
Висновки
Список використаних джерел
Додатки
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
