Деятельность секретаря в системе документационного и информационного обеспечения управления организацией - Дипломная работа

Особенно впечатляющим выглядит прогресс в области информационных технологий, символами которого стали персональные компьютеры, электронные записные книжки, средства мобильной связи, а в работе государственных и частных предприятий активно применяются технологии Интернет и электронная почта. Но на фоне бурного развития информационных технологий произошло огромное увеличение объемов информации. Большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации, а также к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением, одной из основных задач которых является работа с документами: их анализ, подготовка, принятие решений, организация и контроль исполнения. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.Дирекция в своей работе руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, нормативно-правовыми актами субъектов РФ, уставом ОАО "РЖД", соответствующими отраслевыми нормативными документами и Положениями. Дирекция не является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность от имени ОАО "РЖД" на основании доверенности, выдаваемой начальнику дирекции и Положения "О Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД". Основными задачами Дирекции связи является следующее: - Обеспечение технологической связью структурных подразделений ОАО "РЖД" в границах обслуживания дирекции для организации перевозочного процесса, управления структурными подразделениями ОАО "РЖД", финансовыми ресурсами и персоналом, с приоритетом обеспечения безопасности движения; организует бесперебойную работу средств связи, в том числе специальной, и содержит в исправном состоянии сооружения, устройства и аппаратуру связи, разрабатывает и проводит мероприятия по предупреждению крушений, аварий и случаев брака в работе; обеспечивает установленный в ОАО "РЖД" режим серектности, организует и проводит в дирекции работу со сведениями, составляющими государственную и коммерческую тайну, работу по противодействию деятельности иностранным техническим разведкам и технической защите информации;Доскова (22, с.37), документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации. Таким образом, ЕЕДОУ охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. Таким образом, система документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов: 1) Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление оформление согласование и изготовление. Таким образом, от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации, т.к. без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление на предприятии.Исследование системы документационного обеспечения управления Челябинской дирекции связи ОАО "РЖД" выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата. В этот комплекс должны входить следующие документы: положение о функциональной службе ДОУ; Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Поэтому автором настоящей выпускной квалификационной работы предлагается программа и план для совершенствования системы документ

Оглавление

Введение

Глава 1. Обследование Центральной станции связи Челябинской дирекции связи

1.1 Общая характеристика организации

1.2 Предпроектное исследование организации деятельности секретаря Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"

Глава 2. Анализ систем документационного и информационного обеспечения на примере Центральной станции связи Челябинской дирекции связи

2.1 Анализ результатов деятельности секретаря и его место в системе ДОУ Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД"

2.2 Рекомендации по совершенствованию организации работы секретаря в системе ДОУ Центральной станции связи Челябинской дирекции связи

Заключение

Список использованных источников и литературы источники

Приложения

Одной из основных современных тенденций социально-экономического развития на сегодняшний день является информатизация всех областей человеческой деятельности.

Особенно впечатляющим выглядит прогресс в области информационных технологий, символами которого стали персональные компьютеры, электронные записные книжки, средства мобильной связи, а в работе государственных и частных предприятий активно применяются технологии Интернет и электронная почта. Но на фоне бурного развития информационных технологий произошло огромное увеличение объемов информации. Большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации, а также к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением, одной из основных задач которых является работа с документами: их анализ, подготовка, принятие решений, организация и контроль исполнения. При этом документы, по существу, являются основным инструментом организации управления. В связи с повсеместно компьютеризацией, современная жизнь немыслима без эффективного управления. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Объектом исследования организация документооборота организации. Предметом исследования стал процесс функционирования системы документации в конкретной организации.

Базой исследования является отдел кадров Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".

Целью выпускной квалификационной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного и информационного обеспечения управления на примере Центральной станции связи Челябинской дирекции связи.

Данная цель реализуется в рамках конкретных задач: 1) изучить историю создания и организационную структуру данного учреждения;

2) изучить организационные и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность;

3) описать стадии оргпроектной работы;

4) проанализировать проблемы внедрения систем электронного документооборота и дать рекомендации по их преодолению.

В процессе написания выпускной квалификационной работы использовались нормативно-правовые документы (законодательные, федеральных органов исполнительной власти, управления), раскрывающие вопросы функционирования системы кадрового делопроизводства. В частности Трудовой кодекс Российской Федерации (3), устанавливает обязательность применения таких локальных правовых актов как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положения об использовании и защите персональных данных в каждой организации независимо от ее организационно-правовой формы.

Гражданский кодекс Российской Федерации (2) устанавливает правовые основы деятельности юридических лиц, а также документирования этой деятельности. В ряде статей Гражданского кодекса установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица.

Федеральный закон "О персональных данных" (9) обеспечивает защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации, а также распространяется на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" определяет процессы функционирования информации и документации в обществе (8).

В Постановление Госкомстата Российской Федерации "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (19) представлены формы первичной учетной документации, которые должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

В качестве методического материала по организации работы с документами, документированию управленческой деятельности использованы научные, учебные, практические материалы, подготовленные ведущими специалистами - документоведами. секретарь документационное информационное обеспечение

В выпускной квалификационной работе были использованы методы исследования: методы познания (описание, анализ, наблюдение), общенаучные методы, документоведческие методы (анализ документации, унификация документов, системный анализ).

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений. Во введении сформулированы актуальность и практическая значимость, объект, предмет исследования, цель, задачи, представлены степень разработанности исследуемой проблемы, методы исследования, краткое содержание работы.

В первой главе рассматривается общая характеристика Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".

Во второй главе сделан анализ системы документационного и информационного обеспечения на примере Челябинской дирекции связи Центральной станции связи - филиала ОАО "РЖД".

В заключении сделаны основные выводы по выпускной квалификационной работе. В списке использованной литературы приводится 53 источника. В тексте работы даны ссылки к списку использованной литературы: первое число в круглых скобках означает номер библиографической записи, второе - номер страницы источника.

Текст работы сопровождается 5 приложениями.