Деятельность референта по организации и проведению презентаций и приемов - Дипломная работа

К наиболее важным профессиональным качествам секретарей (референтов) относятся: развитый и гибкий интеллект, навыки секретарской работы, высокий уровень исполнительской дисциплины, умение общаться с людьми, внешняя привлекательность, этичность и доброжелательность поведения. Именно о секретарях - референтах и пойдет речь в данной работе, а именно мы рассмотрим такую сферу деятельности секретаря-референта, как общение, так как организация и проведение презентационных мероприятий относится именно сюда. В должностные обязанности секретаря-референта входит: осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.Общение - это прежде всего коммуникация, то есть обмен информацией, значимой для участников общения. Коммуникация возникает уже тогда, когда один человек оказывается в пределах восприятия другого. Первый и наиболее кардинальный способ контрсуггестии - это избегание источников воздействия, уклонение от контакта с партнером, при котором вообще никакое общение становится невозможным. На самом деле такое искажение социальных суждений может заметно и коварно препятствовать социальной мобильности, поскольку те, кто находятся в невыгодном положении и не обладают авторитетом и властью, переоценивают способности обладающих властью и авторитетом. Но вот в общении, если эти логики не соотнесены или если у человека нет ясного представления о логике партнера, о ее отличиях от собственной, срабатывает барьер логического уровня непонимания.Эффект, ощущаемый слушателями, зависит от качества вывода, выделенного из всей информации, и средства для его использования. Если выводы не были сделаны, тогда и общение не принесет пользы. Люди часто путают предмет разговора (о чем вы хотите говорить) с выводом (то, что вы хотите донести до аудитории, во что она должна поверить или сделать). Чтобы сделать выводы, требуется определенная позиция. Вывод может отражать одну из трех позиций: 1.Он содержит ту основную идею, которая должна быть донесена до аудитории.Каждый вывод подкрепляется данными или другой визуальной информацией. Каждый вывод логически привязывается к следующему для обеспечения непрерывного хода презентации. Формулирование главного вывода может быть довольно длительным и трудоемким процессом.Однако если главный вывод сформулирован, это помогает как докладчику, так и аудитории: · Вывод становится той точкой фокуса, которая направляет презентацию. Вывод должен выражать законченную и полноценную идею. Для первого примера "сильный "вывод должен быть таким: "Этот кризис был вызван факторами вне нашего контроля".Группировка делает информацию более значимой … …путем совершенствования ее внутренней структуры Информация, подвергнувшаяся группировке, становится более осмысленной и запоминающейся. Группировка сродни процессу индуктивного мышления, которое подчиняется следующим логическим правилам: 1. Все элементы одной группы должны относиться к одному и тому же иерархическому уровню. Например, хотя термин "технические характеристики" является одним из пунктов группы, на самом деле он объединяет три соседствующих с ним термина и является названием всей этой группы.Постарайтесь понять, что аудитория должна знать, принять или сделать после окончания презентации. Презентация, в которой содержится много информации, полезна и наглядна.·Убеждение - необходимо, чтобы аудитория разделила вашу точку зрения. Аудитория не всегда понимает, что вы хотите сказать, ее выводы не обязательно совпадают с вашими. Предпочитайте презентацию любым письменным формам представления информации, если вы хотите, чтобы информация воспринималась быстро и аудитория начала действовать. Докладчик излагает свои выводы непосредственно аудитории.Презентация похожа на айсберг, а сообщения, лежащие в ее основе, представляют собой целую иерархию: · подобно вершине айсберга, презентация должна фокусироваться главном выводе. · каждая часть, в свою очередь, подкрепляется аргументами или описаниями. · дополнительные аргументы менее убедительны даже если трех аргументов недостаточно для того, чтобы убедить аудиторию или объяснить ей что-то, дополнительные аргументы не дадут ожидаемого эффекта. Параллельная структура состоит из трех аргументов одного типа (например, причины), которые дополняют друг друга. Поскольку все аргу

Оглавление

Введение. Место секретаря в структуре предприятия

1. Этика и психология делового общения

2. Презентация

2.1 Подготовка презентации

2.2 Как проводить презентацию для различных аудиторий

2.3 Группировка информации

2.4 Изучение ситуации

2.5 Структурирование содержания презентации

2.6 Разработка плана презентации

2.7 Презентация с помощью слайдов

3. Круглый стол

4. Организация приема посетителей

5. Торжественные приемы

6. Проведение совещаний и деловых дискуссий

Заключение. Путь к профессионализму

Литература

Место секретаря в структуре предприятия

Существует несколько уровней секретарской работы, соответственно и функции, и роли, и оплата труда варьируется в зависимости от круга должностных обязанностей. Если обычный секретарь следует четким инструкциям и почти не принимает независимых решений, то должность секретаря-референта уже предполагает большую долю самостоятельности. Офис-менеджер, в свою очередь, вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы компании). К наиболее важным профессиональным качествам секретарей (референтов) относятся: развитый и гибкий интеллект, навыки секретарской работы, высокий уровень исполнительской дисциплины, умение общаться с людьми, внешняя привлекательность, этичность и доброжелательность поведения. Именно о секретарях - референтах и пойдет речь в данной работе, а именно мы рассмотрим такую сферу деятельности секретаря-референта, как общение, так как организация и проведение презентационных мероприятий относится именно сюда.

В должностные обязанности секретаря-референта входит: осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Он принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию

Согласно должностной инструкции, секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - законодательными актами РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

-должностными инструкциями предприятия.

Как правило на должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

Функции у секретаря референта многообразны, но мы в данной работе остановимся на функциях делового общения и презентационных мероприятиях, как это и было заявлено выше.

Он содержит ту основную идею, которая должна быть донесена до аудитории.Они формируют структуру презентации. По каждому блоку отдельно подводится свой итог.

Аргументы

Это индивидуальные выводы на каждом слайде. Каждый вывод подкрепляется данными или другой визуальной информацией. Каждый вывод логически привязывается к следующему для обеспечения непрерывного хода презентации.

Главный вывод должен быть кратким, не длиннее одного предложения. Формулирование главного вывода может быть довольно длительным и трудоемким процессом.Однако если главный вывод сформулирован, это помогает как докладчику, так и аудитории: · Вывод становится той точкой фокуса, которая направляет презентацию.

· Он расставляет приоритеты при выборе наиболее важной информации.

· Главный вывод в виде предложения может стать той фразой, которую легко сохранить в памяти и даже передать другим.

Вывод должен выражать законченную и полноценную идею.

"Слабые" выводы: "Существуют некоторые причины кризиса";

"Следующие факторы привели к повышению инфляции".

Из двух вышеизложенных примеров аудитория сможет запомнить только, что существуют "некоторые причины" или "следующие факторы", но ничего по существу дела.

Для первого примера "сильный " вывод должен быть таким: "Этот кризис был вызван факторами вне нашего контроля".

Как заявил один из бывших членов кабинета министров США: "Если мы не выиграем - мы проиграем..."

Выбирайте подходящий лингвистический стиль для каждого вывода.

Журналистский: "Долгая дорога в Японию"

Телеграфный: "Взгляд в будущее производителей иностранных автомобилей в Японии"

Законченный: "Производители иностранных автомобилей в Японии начинают применять долгосрочное планирование"

Выводы могут быть выражены с помощью различных стилей. Примеры, показанные выше, относятся к тому, как производители иностранных автомобилей начинают использовать долгосрочное планирование для позиционирования своего бизнеса в Японии.

Журналистский стиль очень броский. Кроме того, для некоторых игра слов может оказаться слишком тонкой. Выводы в таком стиле довольно трудно привязать один к другому. Этот стиль может подойти для заголовка презентации.

Телеграфный стиль - это короткая фраза без глаголов. Подобное предложение легко прочесть, но оно может оказаться неоднозначным по смыслу. Этот стиль подойдет для подведения итогов по каждому этапу презентации.

Законченное предложение длиннее, но оно ясно по смыслу и его легко прочесть. Кроме того, каждый вывод легко привязать к предыдущему. Мы рекомендуем этот стиль для заголовков на слайде.

Выводы формируют суть презентации. Выводы необходимы на всех трех фазах подготовки презентации. Вот эти фазы: Анализ

Цель анализа - выделение самого существенного из всей информации. Выводы выражают самое главное. В процессе формирования выводов докладчик повышает ценность информации, а также окончательно проясняет, что же он хочет сказать.

Организация

Выводы позволяют из всего многообразия данных создать иерархию и поток идей.

Общение

Наконец, четко изложенные выводы повышают интерес аудитории, поддерживают ее внимание и приглашают к ответной реакции.

2.2 Как проводить презентацию для различных аудиторий?

Для различных аудиторий презентатор использует разные пути проведения презентаций. Знание особенностей конкретной аудитории, является ключом к взаимопониманию с ней. Ниже приведены различные типы аудиторий и советы, как продуктивно воздействовать на каждую из них.

Руководство

Когда делается презентация для выступления перед руководством или вышестоящими организациями, необходимо придерживаться тона и манер, отражающих вашу вдумчивость в информацию, которую вы излагаете. Этот вид презентаций более формализован, чем другие. Как подчиненный, вы должны быть уверены, что не встаете на путь наставления слушателей или создаете впечатление человека "одного из них". Только в случае ответа на вопросы, вы должны опираться на факты и цифры для обоснования, изложенных вами рекомендаций.

Аудитория равная с вами по статусу.

Ключ к успешному взаимопониманию с такого рода аудиторией - это тон взаимного уважения. Когда проводите презентацию, очень важно взаимодействовать с аудиторией, интересуясь мнением слушателей и их опытом. Самой простейший путь потерять аудиторию - показать себя, своего рода "примадонной" или умником, способным всех превзойти.

Команда

Волшебное слово при презентации - это "МЫ". Вы являетесь частью группы и, поэтому крайне важно иметь налаженный контакт со всеми участниками. При обсуждении специфических проблем будьте уверены, что компетентность все участников достаточна, чтобы как вас понять, так и осудить.

Группа определенных интересов

Основное правило при общении с такой аудиторией - это соотнести вашу презентацию с интересами этой группы. Показав свое отношение к их интересам, вы непременно установите эмоциональный контакт, и будет гораздо легче перенести эту взаимную заинтересованность на понимание аудиторией предмета вашей презентации.

Смешанная группа.

Когда в вашей аудитории комбинация из приведенных выше типов, важно структурировать вашу презентацию таким образом, чтобы понять образ каждой подгруппы. Опираясь на полученные результаты, перенесите ход презентации, основываясь на подгруппе, которой большинство. Естественно, это надо делать не в ущерб остальным подгруппам.