История делового этикета. Анализ правильного поведения при деловых встречах. Рассмотрение принципов проведения телефонных переговоров. Исследование новых способов работы с персоналом. Изучение особенностей работы секретаря и руководителя организации.
Под этикой в широком смысле понимается система универсальных и специфических нравственных требований и норм поведении, реализуемых в процессе общественной жизни. Настольная книга секретаря - референта,данная книга является хорошим помощником в работе; у Поспеловой Е.Н. развернутая должностная инструкция, в которой прописано, что должен уметь секретарь, обязанности и права; Кузнецова Т. В., Стенюков М.В. в своих работах по секретарскому делу повествуют очень много важного для данной профессии; у Замедлиной Е.А. об этике и психологии делового общения, что тоже очень важно для секретарей; а также Анохина, Оскерко, Галахов и многие другие авторы изучали данный вопрос. Важнейший принцип культуры античности - принцип «золотой середины», «разумной меры» - в несколько трансформированном виде вошел в число основных принципов этикета, правил хорошего тона. Недаром человек, желающий быть уважаемым за свой нрав (ethos), должен соблюдать середину во всяком движении чувств. Боязнь быть заподозренным в трусости, в недостатке мужества диктовала и соответствующие формы поведения рыцаря в бою: рыцарь в доспехах не имел права отступать; нельзя было убивать противника сзади; убийство безоружного врага покрывало рыцаря позором; следовало предоставлять противнику по возможности равные шансы (если противник упал с коня, рыцарь тоже слезал с коня, чтобы уравнять шансы) и т.д.Так, например, регламентируемым правилом может быть запрет на вынос из здания офиса документов и др. материалов, принадлежащих компании; запрет на использование переносных запоминающих устройств (флешки, диски); запрет использования мобильных телефонов в рабочее время и многое другое. Эти правила не должны подвергаться критике, поскольку их разработкой занимаются специалисты и для каждого из правил есть свои веские основания. Обязать участвовать в таких мероприятиях вас никто не имеет права, но и не следовать этому не стоит - ваши личные неприязни, которые возникнут на этой почве, отрицательно скажутся на дальнейшей совместной работе в данном коллективе; · если в офисе позволено посещать не имеющие отношения к работе сайты, будьте предельно осторожны: очень часто в компаниях стоят программы контроля, позволяющие IT-отделу контролировать все компьютеры компании. Если подошедший к телефону может заменить отсутствующего, то об этом нужно сказать, не будет ли он чем-либо полезен, или «Могу ли я передать ему, кто звонил?» На такой вопрос трудно ответить «нет».Справки дают деловито и исчерпывающе, не прерывают разговора, пока не убедятся, что спрашивающий все понял.Могу сказать точно - мой босс даже вникать не будет, если письмо написано без соблюдений правил деловой переписки. Зачем тратить время на человека, который даже письмо не удосужился написать по правилам? Итог: письма отправлены, ответы получены, время и нервы потрачены. По правилам не только деловой переписки, но и хорошего тона настоятельно рекомендуется отправлять письмо одному адресату. Причины для таких писем, на самом деле, не так уж и много, поэтому не стоит делать массовую рассылку без особой нужды.Сам факт того, что она является многоплановой и нередко связана с общением довольно значительного круга разных людей, свидетельствует: здесь могут существовать и существуют скрытые сложности, различные «подводные камни» (то есть невидимые глазу препятствия и барьеры), неожиданные проблемы, требующие незамедлительного разрешения, и разного рода «ловушки» и «тупики». Очень часто от четкой, аккуратной и организованной работы секретаря в значительной степени зависит качество работы всего предприятия, фирмы, объединения, посольства и других зарубежных организаций (конечно, в случае, если секретарь попадает на работу за границу). Вдумчивое изучение основ секретарского дела, всесторонняя и тщательная подготовка к деятельности секретаря могут в значительной степени избавить в начале служебного пути от многих ошибок и оплошностей. Для более глубокого осознания типичных ошибок мы приведем конкретные примеры: Рассмотрим ситуацию, произошедшую в фирме «Импульс», куда на работу недавно пришла молодая секретарша Лена9. Услышав, что директор, Игорь Петрович, потребовал от одного из сотрудников представить отчет о проделанной работе к 20-му числу, Катя энергично напоминает всем сослуживцам: не забывайте об отчете, сдать надо к 20-му!В работе секретаря большую роль играет его деловые качества. Одним из такого набора настоящего профессионала секретаря-референта является его умение работать с компьютерной техникой, позволяющее ему своевременно выполнять свои поручения, связанные не только с подготовкой документов для руководителя, но и много других возможностей, которое сейчас предлагает оргтехника. Под имиджем делового человека обычно понимают сформировавшийся образ, в котором выделяют ценностные характеристики и черты, оказывающие определенное воздействие на окружающих. Имидж складывается в ходе личных контактов человека, на основе мнений, высказываемых о нем окружающими.
Вывод
В работе секретаря большую роль играет его деловые качества. Одним из такого набора настоящего профессионала секретаря-референта является его умение работать с компьютерной техникой, позволяющее ему своевременно выполнять свои поручения, связанные не только с подготовкой документов для руководителя, но и много других возможностей, которое сейчас предлагает оргтехника.
Под имиджем делового человека обычно понимают сформировавшийся образ, в котором выделяют ценностные характеристики и черты, оказывающие определенное воздействие на окружающих. Имидж складывается в ходе личных контактов человека, на основе мнений, высказываемых о нем окружающими. В связи с этим, можно сформулировать следующие основные компоненты имиджа секретаря-референта: 1. Внешний облик (манера одеваться);
2. Тактика общения (умелая ориентация в конкретной ситуации, владение механизмами психологического воздействия и т.д.);
3. Деловой этикет и протокол.
4. Этика делового общения.
Значительную часть рабочего дня секретаря-референта занимают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления.
Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами.
Секретарю требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.
