Деловой документ - Реферат

бесплатно 0
4.5 31
Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.

Скачать работу Скачать уникальную работу

Чтобы скачать работу, Вы должны пройти проверку:


Аннотация к работе
К информационным деловым документам относятся доклад, отчет, докладная записка, справка, сводка, обзор, пояснительная записка, служебное и сопроводительное письма, их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, информация, ответ, а также телеграмма, телефонограмма и радиограмма.Они подразделяются на два вида: 1) письма, требующие ответа (запрос, обращение, предложение, требование, подтверждение, распоряжение, сопроводительное письмо); Справка, направляемая за пределы учреждения, оформляется на бланке и содержит такие реквизиты: название вида документа, адресат, дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки личного характера оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: название вида документа, индекс, дату, текст, подпись, печать. Пояснительная записка, не выходящая за пределы учреждения, оформляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адрес и название вида документа, коды, фамилия исполнителя и номер его телефона, заголовок к тексту, дата, подпись. В протоколе указываются следующие реквизиты: название вида документа (протокол), его порядковый номер, название собрания, конференции, заседания, совещания (общее собрание, производственное совещание, расширенное совещание и т.п.); название предприятия, организации, где проходило собрание; дата проведения собрания; количество участников; должности, фамилии, инициалы руководителей собрания (председателя, секретаря, членов президиума); текст; перечень приложений к протоколу; подписи руководителей собрания.

План
Содержание письма носит индивидуальный характер. Оно, как правило, посвящено одному вопросу.

Список литературы
Одной из важнейших подсистем управленческой документации является система организационно-распорядительных документов.

Основными их видами, наиболее распространенными в управленческой деятельности, являются: организационные (положение, устав, правила и инструкции) и распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение).

Постановление - нормативный акт, принимаемый местными советами народных депутатов или их исполкомами в коллегиальном порядке для решения важнейших вопросов, входящих в их компетенцию. Постановлениями также называют совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе принципа единоначалия, государственными органами, общественными организациями и т.д.).

Круг вопросов, по которым принимаются постановления местных советов народных депутатов, довольно широк, поскольку последние осуществляют государственное руководство всеми отраслями хозяйственной и социально-культурной жизни. Постановления и распоряжения исполкомов, принятые в рамках предоставленных прав, являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, учреждениями и организациями, функционирующими на территории, подчиненной совету, а также для выполнения служебными лицами и гражданами.

По своим юридическим свойствам постановления исполкомов могут быть нормативными или индивидуальными. Нормативные - это постановления о режиме работы предприятий торговли и бытового обслуживания населения, индивидуальные - о принятии к эксплуатации того или иного домостроительства, назначении опекунства и др.

Постановления местных советов, их исполкомов составляются по единой форме. Отличие между ними состоит лишь в том, что постановления советов не нумеруют, а исполкомов - имеют порядковую нумерацию.

Постановление содержит такие основные реквизиты: 1) изображение герба Украины;

2) название местного совета народных депутатов или его исполкома;

3) указание места издания;

4) название вида документа (постановление);

5) дата (для постановления местных советов) или дата и номер (для постановления исполкома);

6) заголовок;

7) текст постановления (решения);

8) подписи председателя и секретаря исполкома;

9) печать.

Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса, и постановляющей, содержащей перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за своевременное их исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления.

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, организации, учреждения, фирмы на правах единоначалия и в пределах своей компетенции. Приказ издают на основе и для исполнения законов, постановлений и распоряжений правительства, указов и директивных указаний вышестоящих органов.

По назначению они подразделяются на приказы по личному составу и по общим вопросам.

Приказы по общим вопросам в свою очередь делятся на инициативные и издаваемые во исполнение распоряжений вышестоящих органов.

Полное представление об этом документе дает инициативный приказ, который издается для оперативного влияния на процессы, возникающие внутри организации (предприятия). Его реквизиты: название организации и документа; дата; место издания; номер заголовка к тексту; текст; подпись; виды согласований.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть содержит в себе вступление (указание причины издания приказа); доказательство (изложение фактов, послуживших основанием для издания этого документа); вывод (изложение цели издания приказа). Распорядительная часть начинается словами «Приказываю», она состоит из нескольких пунктов, в которых указаны действие, срок выполнения и ответственность за выполнение. В последнем пункте распорядительной части перечислены лица, которым поручен контроль за исполнением приказа. Его подписывает только первый руководитель учреждения.

Проект приказа согласовывается с заместителем руководителя организации, куратором вопросов, рассмотренных в этом документе, с руководителями структурных подразделений, к которым относятся пункты приказа, с юристом организации (его виза свидетельствует, что этот документ не противоречит правовым актам и распоряжениям вышестоящей организации).

В приказах, изданных во исполнение решений вышестоящих организаций, часто не пишут констатирующую часть. Вместо этого дают ссылку на номер и дату высшего распорядительного документа.

Распоряжение - утверждает задание руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы пишут по общим, всеобъемлющим вопросам, а распоряжения - по частным.

Проект распоряжения визируют на последнем листе текста ниже подписи распорядителя на первом экземпляре - подлиннике.

Распоряжение не ограничено сроком действия. Отменить действие распоряжения или его части можно только распоряжением или приказом по организации (предприятию).

Организационный документ

Все организации и предприятия в своей деятельности наряду с актами органов государственной власти руководствуются положениями, уставами, правилами, инструкциями. Эти документы именуют организационными.

Устав - юридический акт, на основании которого оформляется структура, функции и правовое состояние учреждения, организации или предприятия. Уставы после их утверждения вышестоящей организацией подлежат обязательной регистрации в органах министерства финансов. После регистрации вновь созданная организация может разворачивать свою деятельность.

Уставы могут быть индивидуальными и типовыми. Содержание, формуляр устава, порядок оформления, согласования и утверждения такие же, как и для положения. Устав является основой для разработки положения.

Положение - это правовой акт, устанавливающий основные правила организационной деятельности государственных органов, их структурных подразделений, предприятий (филиалов). Его, как правило, составляют при создании новых предприятий, организаций, фирм и их структурных подразделений. Существуют положения типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатывают для системы учреждений и предприятий, индивидуальные - на основе типового. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

Положение состоит из таких разделов: общая часть (преамбула); основные функции (что необходимо сделать для выполнения поставленных задач); права; порядок создания и организации деятельности.

Типовой формуляр положения содержит в себе: герб; название ведомства, организации, структурного подразделения; гриф утверждения; название вида документа (положение); место издания; дату; индекс; заголовок к тексту; текст; подпись; отметку о поступлении.

Инструкция - это документ, содержащий правила, регулирующие какие-либо специальные стороны деятельности учреждений и предприятий, их отдельных подразделений и служб, а также должностных лиц. Например, «Инструкция о порядке замещения…», «Инструкция о внедрении…». Инструкцию подписывает руководитель организации. Она предназначена для постоянного пользования, поэтому текст излагается лаконично, точно и понятно.

Инструкция имеет такие реквизиты: название вида документа (инструкция); гриф утверждения; заголовок (иногда входит название документа); дату; индекс; место издания; текст; подпись; виды согласования.

Отдельная разновидность этого вида документов - должностная инструкция, определяющая организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, а также условия, обеспечивающие эффективность деятельности.

Должностная инструкция состоит из таких разделов: общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения (связи по форме); ответственность работника и др. В общей части указывают: основные задачи работника; порядок замещения должности; профессиональные требования; подчиненность; основные руководящие документы. В разделе «функции» определяют предмет, содержание и перечень видов работ.

Заключение деловой документ реквизит служебный

В процессе выполнения работы мы рассмотрели понятия о деловом документе; научились выполнять классификацию деловых документов, составление текста делового документа, расположение и правильное написание его реквизитов и оформления; привели краткие характеристики отдельных видов деловых документов и др.

Литература

1. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 2003. - 256 с.

2. Зиновьева Н.Б., Саятина НА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу «Документоведение». - Краснодар, 2005. - 58 с.

3. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. - М.: МГИАИ, 2007. - 132 с.

4. Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций // Книга: Исслед. и материалы. - 2004. - Сб. 69. - С. 37-57.

5. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. - М., 2005. - Сб. 70. - С. 24-40.

Размещено на

Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность
своей работы


Новые загруженные работы

Дисциплины научных работ





Хотите, перезвоним вам?