Краткое представление о формах коллегиального обсуждения вопросов с целью информирования и принятия необходимых решений. Виды, стили и методы планирования деловых переговоров. Этика ведения совещания. Рассмотрение наиболее вероятных ошибок оратора.
Деловое совещание - элемент управленческой деятельности руководителя, наиболее распространенная форма управления, позволяющая использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов для решения сложных проблем, организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями и оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей. Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Кроме того, что деловое совещание является способом привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии, оно может решать важную учебно-воспитательную задачу.Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков: - вырабатывающие и принимающие решения; разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений; подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;Проведение любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам. Итак, решение о целесообразности проведения совещания принято. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т. д. в повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами.Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям: - принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания; До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Проблемное совещание может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем сопоставления различных мнений. Использование дискуссии в проблемном совещании ставит перед руководителем три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к каждому отдельному участнику.Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т. д.). Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих.Четко сформулируйте, по какому поводу собирается совещание. Укажите цель совещания в уведомительной записке, которая рассылается всем участникам совещания, а также упомяните о том, чего Вы надеетесь достигнуть и что возможно необходимо принести. Выполнение этого пункта поможет Вам определить необходимость совещания как такового, а Вашим партнерам позволит узнать, что ожидать на совещании. Если Вы принимаете приглашение на совещание и не можете прибыть вовремя, уведомите организатора заранее. Если Вам необходимо продолжить совещание, постарайтесь назначить новую встречу позже в этот же день или на неделе, чтобы участникам не приходилось менять свое расписание на лету.
План
Содержание
1. Деловые совещания
2. Классификация деловых совещаний
3. Планирование проведения совещаний
4. Виды и стили деловых совещаний
5. Основные правила ведения делового совещания
6. Факторы успеха и основные ошибки в проведении делового совещания
