Деловое письмо - Реферат

Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества. Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен.В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и пр.) и письма о предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и пр.) можно отнести к производным или результатам писем первых двух категорий. Никогда не старайтесь перевести письмо дословно со своего родного языка на иностранный.План письма с предложением сотрудничества, продуктов и услуг компании и пр. можно представить в следующем виде: План письма. Краткое представление вашей компании, продукта (золотое правило: перечислять все достижения, преимущества вашей компании, продукта, сервиса, ваши личные нужно честно, без излишних преувеличений. Определение сегмента рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта; Закончить письмо стандартной фразой, выразить надежду на сотрудничество (Золотое правило: письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы.Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение. Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве. Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким. Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию;Цель таких писем - получить информацию, помощь etc, т. е., некое желательное для вас действие со стороны Вашего адресата. Дать ссылку на источник, из которого вы получили информацию о компании;Ответ на запрос или требование обычно пишутся по такому плану. Укажите Ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма; Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и пр.;Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом. Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ продукта; Повторить условия, на которых Вы заказываете продукт - цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки; Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается;Для таких писем тоже существуют стандартный план. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия; Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа.Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма - жалобы не просто "выпустить пар", а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План письма - жалобы можно представить в следующем виде. Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства;Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относится к "трудным" письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании. Объясните, что вызвало проблему;Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум заказной почтой, то очень часто срок действия контракта начинается с момента получения письма. Такое письмо содержит очень краткое изложение сути контракта, который прилагается к указанному письму. В конце такого письма весьма уместно будет выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество.Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса.Электронная почта - совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т. п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности изза специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаю

Оглавление

1. Оформление стандартного письма

2. Цель письма

2.1 Представление компании

2.2 Ответ на письмо-предложение

2.3 Запрос, требование

2.4 Ответ на запрос, требование

2.5 Заказ

2.6 Ответ на письмо-заказ

2.7 Жалоба

2.8 Ответ на жалобу

3. Некоторые примеры деловой переписки

4. Факсы и телеграммы

5. Электронная почта. Общие правила

Заключение

Список литературы

1. Оформление стандартного письма

Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

1. ГОСТ Р6.30-97 Государственный стандарт Российской Федерации Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов.

2. Справочник секретаря-машинистки под. ред. Машановой М.Ю., М., «Машиностроение», 1986.

3. Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии», М., «Има-прес», 2000.

Размещено на .ru