История развития русского официально-делового письма. Классификация писем по разным признакам и их виды в зависимости от содержания и назначения. Правила оформления, структура и состав реквизитов. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции.
Существенной вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому»; «князю Ивану Алексеевичу с товарищами». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне - сиротами; духовные лица - богомольцами.К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма - запросы, предложения (оферта), письма - рекламации и ответы на эти виды писем. По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма - ответы: 1.письма, требующие письма - ответа; 2.письма, не требующие письма - ответа. Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо - запрос, письмо - предложение, письмо рекламация). Письма - подтверждения, письма - напоминания, письма - предупреждения, письма - извещения, письма - заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.Специфическими чертами данного стиля являются:-подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем; -адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем; Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется: излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, стараться избегать причастных и деепричастных оборотов, и бесконечных «а также», отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении - подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения; не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: организовать централизованное изготовление бланков для писем; Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором.Можно сделать ряд выводов по порядку подготовки и редактирования делового письма: 1. Четко обозначить цель своего письма. Собрать информацию о получателях данного письма. Разделить содержание письма на вступление, основную часть и заключение. Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным.
Вывод
Можно сделать ряд выводов по порядку подготовки и редактирования делового письма: 1. Четко обозначить цель своего письма.
2. Собрать информацию о получателях данного письма.
3. Продумать и записать основные идеи письма.
4. Собрать необходимый фактический материал.
5. Перепроверить все основные факты.
6. Разделить содержание письма на вступление, основную часть и заключение.
7. Написать черновик письма.
8. Убедиться, что каждая тема была освещена в отдельном абзаце.
9. Проверить связность предложений в каждом абзаце.
10. Выполнить редакторскую правку письма.
11. Подготовить окончательный вариант письма.
Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Bce это требует от современного специалиста сегодня большей речевой подготовки, чем, скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.
Список литературы
1. Веселов П.В. Современное деловое письмо промышленности. - М., 2002.
2. Анодина Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления практ. пособие / Н. Н. Анодина. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: Омега-Л, 2009. - 93 с.
3. Демин Ю.М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. - М. : Бератор, 2004. - 217 с. - Библиогр.: с. 216-217. - ISBN 5-9531-0048-5.
