Требования к деловому письму, его виды, оформление и обязательные атрибуты. Правила международной переписки. Особенности подачи и вскрытия конвертов. Написание порядкового числительного при помощи цифр и окончаний. Заключительная формула вежливости.
Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами.Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости. Содержание внутренней переписки может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам: письмо должно быть лаконичным; обязательно должна проставляться дата; письмо не должно содержать клеветнических измышлений; должна быть разборчивая подпись.Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке. Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. Сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс); Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны.Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово - Encl прилагается и указывается число приложений. Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа "Вниманию г-на Брауна". Часто в деловых письмах дается краткое указание относительно содержания письма. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы. Например: Dear Sirs, Re: Letter of We Have Received Your Letter of Re - сокращение латинского выражения in re (по делу) - употребляется в значении "касательно, относительно".Письмо-презентация (представление) предприятия должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п, а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Условия эти следующие: наименование предлагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено в спецификации или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия оферты. В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас. В данных кратких рекомендациях мы не останавливаемся на сопроводительных к документации письмах, на письмах с выражением благодарности и т.д. Ниже, под словом "уважаемые", начиная с красной строки, с прописной буквы следует: "От имени я имею удовольствие пригласить Вас в качестве гостей "С новой строки: "Могу заверить Вас, что я и мои коллеги будем рады встрече с Вами и сделаем все, чтобы пребывание в нашей стране стало для Вас и интересным, и приятным".
План
Содержание
Введение
1. Общие требования к деловому письму
2. Правила международной переписки. Общие требования к деловым письмам
3. Характерные типы деловых писем
Заключение
Список литературы
Введение
Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами.
Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени.
Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.
Список литературы
1. Алехина И. Имидж и этикет в бизнесе М 2003
2. Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека М 2003
3. Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения Ростов-на-Дону, 2003
4. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения М 2006
Размещено на .ru
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
