Оформление реквизитов документа: государственного герба, эмблемы организации, даты, адресата, подписи и пр. Оформление бланка документа. Особенности оформления отдельных видов документов (приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо).
Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. Закон предусматривает ответственность за утерю или незаконное уничтожение документов постоянного или долговременного хранения, выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных нормативными актами требований, невыполнение положений Государственных стандартов и др. Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.Набор реквизитов отдельного документа определяется целями, назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д. Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. При оформлении документов согласно СТБ 6.38-2004 используются следующие реквизиты: 1 - Государственный герб Республики Беларусь; 2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 3 - код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) для других организаций; 4 - код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД); 5 - наименование вышестоящей организации; Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.2). Наименование вышестоящей организации указывается только на документах, имеющих ведомственное подчинение.Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Организации независимо от формы собственности разрабатывают бланки, которые используются при подготовке организационно-распорядительных документов. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Приказы по основной деятельности следуют оформлять на общем формате А4 или на специальном бланке Приказ является самым распространенным видом распорядительных документов.Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению визы и грифа согласования определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38.2004 «Унифицированные системы документации.30 73
17 8-10
3 8
17 2 1 3
2 4 297
17 2 15, 16, 17, 24
5, 6, 7
12 8, 10
8 9
6 11, 12 18
6 13
6 14
4
17 - ¬ 20 L - - 19 ¬
21
22, 23, 27
25, 26, 28, 29
30 32 31 20
42
210
Рис.2 - Схема расположения и размеры реквизитов.220005, г.Минск, ул.Отдел сбытаУО «Минский государственный УТВЕРЖДАЮ ПТК полиграфии» Директор _________ Р.И.Дробыш подпись Должность Месяц по графику фактически Основание изменения графика 25 Бичева Э.В. Зам.дир.по УР Х ХНайменне вышэйстаячай арганізацыі Наименование вышестоящей организации (эмблема) Найменне арганізацыі Наименование организацииНайменне вышэйстаячай арганізацыі Наименование вышестоящей организацииНаименование вышестоящей организации Наименование организации Наименование структурного подразделения -¬Комитет по образованию Мингорисполкома г.Минска УО «Минский государственный профессионально-технический колледж полиграфии им.В.З.Хоружей» В связи с изменением численности в преподавательском составе ПРИКАЗЫВАЮ Внести в штатное расписание следующие изменение: 1.Сократить ставку преподавателя по черчению 2.УО «Минский государственный профессионально-технический колледж полиграфии им.В.З.Хоружей» Руководителей структурных подразделений предоставить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2017г. Отдел кадров составить сводный график отпусков работников на 2017г. и предоставить график на утверждение директору МГПТК полиграфии .Минская городская организация Белорусского профсоюза работников культуры ПОП УО «Минский государственный профессионально-технический колледж полиграфии им. Присутствовало - 9 членов профкома. Приглашенные: Дробыш Р. И. директор, Ничипорович В.В. зам. директор
План
Содержание
Введение
1. Оформление реквизитов документа
2. Оформление бланка документа
3. Оформление отдельных видов документов (приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, письмо)
Вывод
Список использованной литературы
Приложение реквизит документ бланк протокол
Введение
Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела. В 2014 г. Президентом Республики Беларусь был подписан Закон «О внесении дополнений и изменений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях». Закон предусматривает ответственность за утерю или незаконное уничтожение документов постоянного или долговременного хранения, выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных нормативными актами требований, невыполнение положений Государственных стандартов и др.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.
Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.
Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице - формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (далее - документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации,- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.
Вывод
Целью контрольной работы была достигнута, изучены принципы составления основных видов документов, опираясь на стандарт Республики Беларусь.
Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению визы и грифа согласования определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38.2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Именно поэтому вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.
Список литературы
1. Закон РБ 120-З 04.01.2014 О внесении дополнений и изменений в Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях и Процессуально-исполнительный кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях
2. Постановление Министерства юстиции РБ 19 января 2009 г. N 4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 N 235, от 27.01.2012 N 18, от 15.01.2013 N 9, от 10.12.2014 N 240)
3. СТБ 6.38. 2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Мн.: Белстандарт, 2004
4. ГОСТ Р 6.30. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов - М.:Изд-во стандартов,2004
5. ГОСТ Р 51141 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Изд-во стандартов,1998
6. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей- 4-е изд.перераб и доп.//Серия «Учебники и учебное пособие»-Ростов н/Д:изд-во «Феникс»,2003, - 320с.
7. Давыдова Э. М,, Рыбаков А Е. Делопроизводство : Учебное пособие - Мн.: Тетра Система ,2006
8. Давыдова Э. М,, Рыбаков А Е. Делопроизводство - Мн.: Вышэйш. шк.,2007
9. Михальченко А.М.,Давыдова Э. М,, Справочник по делопроизводству - Мн.: Полымя ,1993
