Делопроизводство в управлении персоналом - Реферат

В данной работе будут рассмотрены такие вопросы как, состав документации кадровой службы, состав документов по учету кадров и документов регламентирующих деятельность персонала, приказы по личному составу, должностные инструкции работников, аспекты приема и высвобождения работников. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) - на одного работника и (форма Т-1а) - на группу составляется на основании заключенного трудового договора. Личная карточка (форма № Т-2) заполняется представителем кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки), а также сведений, сообщенных о себе работником. Приказ (распоряжение) о переводе одного работника (форма № Т-5) или группы работников (форма № Т-5а) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией заполняется сотрудником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку.В данной работе была рассмотрена документация кадровой службы, которая играет особую роль в жизни человека, так как в ней отражена трудовая деятельность работников, подтверждающая трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудников Рос. труд. инспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рос. труд. инспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

Основу информационной системы среды любого предприятия или организации составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием современных средств вычислительной техники.

От правильной организации документационного обеспечения предприятия или организации зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем. При этом информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия управленческого решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.

В условиях увеличения объема информации, увеличения номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей возникла необходимость упорядочения потоков информации с помощью документов как одной из составных частей информационного обеспечения управленческой деятельности.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности.

В данной работе будут рассмотрены такие вопросы как, состав документации кадровой службы, состав документов по учету кадров и документов регламентирующих деятельность персонала, приказы по личному составу, должностные инструкции работников, аспекты приема и высвобождения работников.

1. Состав документации кадровой службы

Документ - это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе информации и имеющих юридическую силу.

Все формы управленческой деятельности отражаются в документах, выступающих способом и средством реализации возложенных на руководство предприятием или организацией управленческих функций. К таким функциям относятся планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет, отчетность, финансирование и т. п.

Эти функции отражаются в документах, общих для всех организаций и предприятий.

В состав кадровой документации входят следующие документы: - трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

- личная карточка (форма № Т-2);

- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

- штатное расписание (форма (№ Т-3);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

- личные заявление работников предприятия;

- графики отпусков;

- устав организации;

- положения об организации;

- положения о структурных подразделениях;

- коллективные договора;

- регламенты работы органов;

- должностные инструкции;

- инструкции по видам деятельности;

- правила внутреннего трудового распорядка.

2. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Цель разработки организационно-правовых документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) - на одного работника и (форма Т-1а) - на группу составляется на основании заключенного трудового договора. При его оформлении указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если таковое работнику устанавливается, а также условия приема и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Приказ (распоряжение) подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и объявляется работнику под расписку. На его основании представителем кадровой службы вносится в трудовую книжку запись о приеме на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке.

Личная карточка (форма № Т-2) заполняется представителем кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки), а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы предусматриваются предъявление документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, заверяемые подписью сотрудника кадровой службы.

Учетная карточка научного работника (форма № Т-4) предназначена для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными, консалтинговыми и другими организациями, осуществляющие деятельность в сфере образования, науки и технологии. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре на основании соответствующих документов и полученных от работника в устной форме сведений.

Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификаций, сведения о количестве штатных единиц. Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Аналогично в него вносятся изменения.

Приказ (распоряжение) о переводе одного работника (форма № Т-5) или группы работников (форма № Т-5а) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией заполняется сотрудником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете, вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором составляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Графики отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Является сводным графиком, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего). При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешением лица, утверждающего график.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работников. Составляются сотрудником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работникам под расписку в порядке, установленным законодательством РФ.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

3. Приказы по личному составу - порядок их издания, оформления, регистрации

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение по работе, увольнения с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т. д.). Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному составу: 1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами);

2. Номер (индекс) пишется с буквой «К», что значит приказ по кадрам;

3. Заглавие - «По личному составу»;

4. Констатирующей части в приказе может и не быть;

5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности: прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в связи со смертью. По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т. д., в организациях, где командировки не носят массового характера, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать;

6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение и т. д.);

7. В пункте приказа о приема на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству и т. д.), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т. д.);

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода - его длительность. В основании приказа дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы: - в приказе указываются причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса и дата увольнения;

- в основании к приказу дается ссылка на заявление работника об увольнении;

- при увольнении по инициативе администрации - ссылка на докладную записку руководителя подразделения;

9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью;

В данной работе была рассмотрена документация кадровой службы, которая играет особую роль в жизни человека, так как в ней отражена трудовая деятельность работников, подтверждающая трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудников Рос. труд. инспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду.

Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рос. труд. инспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т. е., придание документу юридической силы.

Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении. кадровый документооборот управленческий

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

1. Управление персоналом организации Учебник для вузов / В.И. Стародубов, П.И.Сидоров, И.А. Коноплева М.: Издательская группа «ГЭОТАР - Медиа», 2006;

2. Управление персоналом Учебник / Т.Ю. Базаров, 4-е издание М.: Издательский центр «Академия», 2006;

3. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. / Р.Д. Гутгарц М.: ИНФРА-М, 2001;

4. Трудовой Кодекс РФ;

5. Система «Консультант плюс».

Размещено на .ru