Организация работы с документами фирмы. Оценка структуры инструкции по делопроизводству. Изучение состава служебных документов, порядка, особенностей их оформления и документооборота: от момента получения и создания до момента отправки на исполнение.
Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть: образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, распоряжения директора по основной деятельности, приказы по личному составу филиалов компании, заключались в занесении сведений (номер, дата, данные филиала, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации. Это документ, который составляется в случае необходимости ознакомления регионов (филиалов, представительств) с приказом (распоряжением) руководства, касающегося вопросов их деятельности. Что касается документного и без документного обслуживания руководителя, то секретарь ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по заданию директора, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.Производственная практика по специальности «Документационное обеспечение управление» проходила в производственной фирме «Барс». Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Большое внимание уделено формированию дел, подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления.
Введение
Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа - приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. - имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам. Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.
Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть: образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
сроки хранения документов и файлов;
порядок регистрации документов;
правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);
сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.
1. Структуры и функций делопроизводственной службы
Производственная практика проходила в производственной фирме ООО «Барс» производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт пластиковых и алюминиевых конструкций.
Структура компании ООО ПФ «Барс» включает в себя следующие отделы: отдел установки и облицовки, секретариат и бухгалтерию, отдел продаж.
Делопроизводственная служба Управления компании представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников.
Таким образом, непосредственное ведение делопроизводства в ООО ПФ «Барс» возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, распоряжения директора по основной деятельности, приказы по личному составу филиалов компании, заключались в занесении сведений (номер, дата, данные филиала, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.
Также наблюдал за процессом составления листа рассылки. Это документ, который составляется в случае необходимости ознакомления регионов (филиалов, представительств) с приказом (распоряжением) руководства, касающегося вопросов их деятельности. Подготовка дел к хранению заключалась в оформлении личных дел работников в филиалах. Что касается документного и без документного обслуживания руководителя, то секретарь ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по заданию директора, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.
2.Документирование деятельности организации
В ООО ПФ «Барс» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.
ООО ПФ «Барс» издает организационные (положения, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ООО ПФ «Барс».
Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений генерального директора.
Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства компании. Организация документооборота компании
Движение документов в ООО ПФ«Барс» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООО ПФ «Барс» состоит из следующих этапов: - приема и первичной обработки;
- предварительного рассмотрения и распределения;
- регистрации документов;
- направления на исполнение и исполнения документов;
- оформления и удостоверения документов;
- отправки.
На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами.
3. Организация работы с документами документооборот делопроизводство служебный
Прием и отправка документов в ООО ПФ «Барс» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.
Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно ООО ПФ «Барс» (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.
На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю.
Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям
В ООО ПФ «Барс» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директора ООО ПФ «Барс» и т.д.
Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно в Управлении делами в журналах регистрации и карточках учета.
В ООО ПФ «Барс» заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.
Контроль исполнения в ООО ПФ «Барс» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция..
Документы ООО ПФ «Барс» подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель ООО ПФ «Барс» обязан информировать руководство.
Для классификации и систематизации документов, формирования дел в ООО ПФ «Барс» составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел ООО ПФ «Барс» составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке организации, , подписана директором ООО ПФ «Барс».
Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел соблюдаются следующие общие правила: - в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- в дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело обычно не превышает 250 листов.
- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Экспертиза ценности документов в ООО ПФ «Барс» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
В организации проведение экспертизы ценности документов осуществляет секретарь. Секретарь осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах компании (в данном случае в ООО ПФ «Барс»); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел секретариата, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает секретарь директора. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отделе компании.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Прием каждого дела производится сотрудником в присутствии работника. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи секретаря директора и лица, передавшего дела.
Вывод
Производственная практика по специальности «Документационное обеспечение управление» проходила в производственной фирме «Барс».
Секретариат отвечает за ведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивное хранение.
Правила создания и оформления документов в фирме установлены Инструкцией по делопроизводству.
В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления.
Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Большое внимание уделено формированию дел, подбору всех необходимых документов для составления полностью оформленного дела, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления.
Находясь на должности помощника секретаря руководителя, получила возможность подробно познакомиться с деталями без документного обслуживания руководителя, процесса подготовки совещаний, также было уделено внимание ценностям документального обслуживания, создания документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их на хранение.
Можно сделать вывод, организация документооборота УРРЦЭ имеет некоторое своеобразие, однако порядок выполнения большинства делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.
Размещено на .ru
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
