Делопроизводство и экспертиза документов - Контрольная работа

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство включает: - обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); -организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях; Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата. Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).При создании службы делопроизводства должны быть решены следующие вопросы: - структура, функции и задачи делопроизводственной службы; Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства. В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, приказами и распоряжениями руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников. Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций. Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами.Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправки. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Организацию документооборота они связывали с рациональным построением структуры государственного аппарат, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. В их работе были сформулированы основные положения рациональной организации движения документов: распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождение, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания.Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основой для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы. При занесении показателей (реквизитов) документа в регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком. Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Кроме того, нужно иметь в виду, что документы приобретают юридическую силу только после регистрации.Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которая должна иметь каждая организация. В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций. u Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел. u Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов. u Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия.Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни.По способу документирования различают документы: O Рукописные письменные (текстовые); O Изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта); O Графические (документы, выполненные графическим способом); O До

Содержание

1. Понятие делопроизводства

2. Служба делопроизводства

3. Понятие ОРД (организационно-распорядительных документов) Требования к оформлению эмблемы организации

5. Понятие документооборота и его виды

6. Понятие регистрации

7. Номенклатура дел и ее понятие

8. Экспертиза ценности документов

9. Классификация документов

10. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Т.В. Кузнецова «Делопроизводство» Москва МЦФЭР 2004

2. Закон РФ от 23.09.1992 № 3520-1 « О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании имеет происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД РФ. 1992. №42. Ст. 2322; СЗ РФ. 2002. №50. Ст. 4927.

3. Гражданский кодекс РФ от 26.01.1996 № 14-ФЗ // СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410.

4. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. №2. С. 26-31.

5. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982. 150 с.

6. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1994.

7. Делопроизводство. Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 355 с.

8. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000. 477 с.

9. Организации работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002. 575 с.