Делопроизводственное обеспечение управление персоналом, реализуемое в Центре социального обслуживания города Пскова - Курсовая работа

Предметом исследования работы является делопроизводственное обеспечение управление персоналом, реализуемое в Центре социального обслуживания города Пскова. Основными функциями по делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д. Раздел "Преимущества управления документами" содержит общие положения: что включает в себя понятие "управление документами в организации", каковы преимущества системного подхода к управлению документами, значение документов для любой организации. Документационное обеспечение управления персоналом (документирование по кадровым вопросам; обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до исполнителей - работников системы управления персоналом ;регистрация, учет и хранение документов по личному со ставу; формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации ;копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль исполнения документов по личному составу; передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

Проблема делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом достаточно актуальна и представляет научный и практический интерес в связи с тем, что роль деятельности делопроизводственной службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Целью данной курсовой работы является анализ делопроизводственного обеспечения управления персоналом Центра социального обслуживания населения г. Пскова. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие основные задачи: • изучить теоретические аспекты делопроизводственного обеспечения в сфере управления; рассмотреть методику анализа делопроизводственного обеспечения в сфере управления;

• изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую реализацию делопроизводственной политики в сфере управления;

•дать общую характеристику Центра социального облуживания населения г. Пскова;

•провести анализ основных направления деятельности Центра социального обслуживания г. Пскова;

•провести анализ формирования делопроизводственной политики Центра социального обслуживания населения г. Пскова

•выявить на основе проведенного анализа комплекс проблем в сфере реализации делопроизводственной политики в Центре социального обслуживания населения г. Пскова.

Объектом исследования данной курсовой работы является Центр социального обслуживания города Пскова.

Предметом исследования работы является делопроизводственное обеспечение управление персоналом, реализуемое в Центре социального обслуживания города Пскова.

Методологическую основу составили научные методы, а именно: анализ и синтез, метод научной абстракции, метод экспертных оценок, статистические методы анализа данных.

Структурно работа состоит из введения, основной части работы и заключение. Во введении курсовой работы обосновывается актуальность исследования, ставятся цель и задачи, а также описывается предмет и объект исследования.

Основная часть работы состоит из двух глав. В первой главе курсовой работы автором рассматриваются теоретические и нормативно-правовые аспекты формирования делопроизводственного обеспечения. Вторая глава курсовой работы нацелена на проведение анализа реализации делопроизводственного обеспечения в системе управления персоналом в Центе социального обслуживания города Пскова. В заключении курсовой работы автором делаются основные выводы о проведенном исследовании.

1. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом. Сущность. Нормативно-правовые аспекты

1.1 Делопроизводство. Сущность. Понятия

Делопроизводственное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Таких как ГОСТ 16 487-83 «ДП и архивное дело. И ГОСТР 6.30-2003 унифицированные системы документации.

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТУ (6.30-2003 "Унифицированные системы документации), также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации: · плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

· первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

· отчетно-статистической (по численности, составу и уровню образования работников.);

· по социальному обеспечению (пособиям, льготам, и т.п.);

· организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.). Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав и т.п. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами.

Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов Федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц.

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы. делопроизводственный псков кадровый

Как справедливо заметил А.Я. Кибанов, особенностью нынешнего этапа является то, что если в делопроизводственных службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.

Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.

Кузнецова Т.В. напоминает, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации (годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.) документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

1.2 Анализ нормативно-правовой базы делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом

Без изучения и использования нормативно-правовой базы невозможна организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной власти и заканчивая работой небольшой коммерческой организации. Как внешние, так и внутренние коммуникативные взаимодействия организации будут нерезультативны в полной мере без изучения нормативно-правовой базы делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).

Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.

Одним из основополагающих нормативно- правовых документов в области создания и оформления документов и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом является всем известный стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот стандарт можно рассматривать практически как настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, так как он содержит основополагающую информацию о реквизитах документов и их расположении. Работники служб ДОУ получили еще один стандарт - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Этот стандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст. Стандарт подготовлен на основе международного стандарта ИСО 15489-1:2001 "Информация и документация. Управление записями. Общие положения"

Этот стандарт регулирует процессы управления документами как в государственных, так и в коммерческих и общественных организациях как внутреннего, так и внешнего пользования (например, исходящие документы).

Как и все стандарты, в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (ред. от 1 мая 2007 г.)стандартизация осуществляется в соответствии с принципами добровольного применения стандартов (ст. 12), то есть ГОСТ не имеет обязательного характера. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, порядку включения в них документов и обеспечения соответствия документов установленным характеристикам.

Особую актуальность стандарту придает массовое внедрение в последние годы систем автоматизации делопроизводства, так как стандарт применим как к традиционным бумажным, так и к современным автоматизированным технологиям.

Стандарты делопроизводства в нормативно-правовой базе распространяются на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемыми или получаемыми организациями всех форм собственности в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.

Нормативно-правовую базу делопроизводства составляют: Законы: ? Кодифицированные законы (кодексы)

? Федеральные законы РФ

Подзаконные акты на уровне федерации: ? Нормативные указы Президента Российской Федерации

? Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации: Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.).

Регламентируют вопросы документационного обеспечения как общественного, так и ведомственного характера (могут быть использованы как информационно-справочные материалы для предприятий и организаций, не попадающих в зону подчинения): Наличие определения "документ" особенно важно, так как в новый Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ), заменивший старый Закон "Об информации, информатизации и защите информации" (от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ), это понятие не вошло, и приходилось ориентироваться только на старый ГОСТ 1998 г. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"), дававший определение: "документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Раздел "Преимущества управления документами" содержит общие положения: что включает в себя понятие "управление документами в организации", каковы преимущества системного подхода к управлению документами, значение документов для любой организации.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет, что документ является аутентичным, если он: 1) соответствует установленным правилам;

2) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

3) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Важным является раздел, описывающий требования к характеристикам нормативно-правовых систем управления делопроизводством.. Первое требование - это надежность. Поэтому любая система должна: 1) включать в себя все документы в соответствии с установленным порядком;

2) организовывать документы таким образом, чтобы отражать деятельность организации;

3) защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;

4) выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;

5) обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.

Второе требование к нормативно-правовым системам управления документами - это целостность, то есть сохранность и неизменяемость. Организация должна планировать и осуществлять мероприятия по предотвращению несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения путем учета всех проводимых операций с документами (мониторинг) и авторизации (верификации) пользователей. "В отношении электронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы управления документами не влияют на качество сохранности документов".

Нормативно-правовая база делопроизводственного обеспечения описывает функциональные характеристики, которыми должна обладать система управления документами. Это документирование всех операций, произведенных с документом (на самом документе или в регистрационной карточке). Также электронные документы в течение срока их жизни могут переноситься с одного физического носителя на другой, переводиться из одного формата в другой. При этом документы должны оставаться аутентичными, надежными и пригодными для использования.

И последний пункт нормативно-правовой базы делопроизводственного обеспечения описывает требования к постоянному обучению и повышению квалификации в области работы с документами всех работников, создающих или оформляющих документы в организации.

1.3 Методика анализа делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом

Методика анализа делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в любой организации заключается в следующих действиях. Во-первых, прежде чем начать анализ, необходимо собрать соответствующую информацию - о том, как проходит делопроизводственное обеспечения. Это можно осуществить с помощью следующих методов: необходимый количественный и качественный состав работников., наблюдение за деятельностью служб управления персоналом, социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие конкретных категорий - рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация; изучение документов организации.

После того, как вся информация, необходимая для исследования, собрана, начинаем непосредственный анализ деятельности. Аналитический этап - это наиболее трудоемкий этап. Он заключается в формулировании проблемного поля организации, выделении главных и второстепенных проблем.

Поставленная цель определяет методы исследования: 1.Рассмотреть теоретические подходы к делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом;

2.Выявить основные проблемы делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в современных условиях;

3.Разработать пути решения выявленных проблем;

При анализе деятельности делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом необходимо выяснить следующие аспекты: 1. Документационное обеспечение управления персоналом (документирование по кадровым вопросам; обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до исполнителей - работников системы управления персоналом ;регистрация, учет и хранение документов по личному со ставу; формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации ;копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль исполнения документов по личному составу; передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

2. В зависимости от объемов документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении - канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализованно (рассредоточено по разным звеньям).

3. необходимо выяснить, существует ли в организации вообще программа делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом. Если нет, то это будет являться определенной проблемой для организации. Если да, то в чем именно заключается эта программа, какие действия она включает.

Таблица 1 Классификация методов анализа делопроизводственного обеспечения

№ п/п Группа методов Методы

1. Методы обследования (сбора данных) Изучение документов Метод наблюдения Фотография и самофотография рабочего дня Хронометраж Опрос (интервьюирование) Анкетирование Графический и статистический методы

2. Методы анализа Сокращение информационных ,обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработка и передача информации с помощью новейших технологий автоматизации

3. Методы формирования Системный подход, метод аналогий, экспертно-аналитический, опытный, блочный и др.

4. Методы обоснования Метод аналогий, сравнений, нормативный, экспертно-аналитический, расчет количественных и качественных показателей оценки экономической эффективности и др.

5. Методы внедрения Подготовка и оформление служебных документов;обработка и передача документов на рассмотрение и исполнение; учет и регистрация документов, материальное и моральное стимулирование нововведений.

В рамках данной курсовой работы раскроем сущность основных методов анализа делопроизводственного обеспечения, которые применяются в сфере управления и будут использованы нами при проведении анализа в рамках выполнения второй главы курсовой работы.

Системный анализ предполагает исследование целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, выявления многообразных типов связей между элементами организационной структуры, а также ее взаимодействие со внешней средой.

Динамический метод предусматривает расположение данных в динамическом ряду и исключение из него случайных отклонений для отражения устойчивых тенденций. Данный метод используется при исследовании количественных показателей, характеризующих систему управления персоналом.

Следует отметить, что наибольший эффект достигается в том случае, когда при анализе делопроизводственного обеспечения применяется система методов (комплексный подход). Также необходимо понимать, что анализ делопроизводственного обеспечения структурных подразделений органов управления непосредственно связан с мотивацией и стимулированием трудовой деятельности, планированием деловой карьеры сотрудников, работой с кадровым резервом, его переподготовкой и повышением квалификации.

2. Анализ делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом

2.1 Общая характеристика Комитета по социальной защите населения Пскова

Название организации: «КОМИТЕТ СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ» г. Псков.

Место нахождения: г. Псков, ул. Советская, 111. ИНН 6027013696

Организационно-правовая форма организации: Учреждение. Государственное учреждение - некоммерческая организация, созданная собственником для осуществления управленческих, социально-культурных или иных функций некоммерческого характера и финансируемая им полностью или частично.

Цели организации: 1)Целью создания Центра является оказание различных видов социальной помощи гражданам, оказавшимся в трудной жизненной ситуации: больным, пожилым, одиноким, инвалидам, многодетным и малообеспеченным семьям, а также другим лицам, которые в силу физических и социальных особенностей ограничены в реализации своих прав и законных интересов. В Центре социального обслуживания работают два отделения: Отделение социального обслуживания на дому; отделение реабилитации и срочной социальной помощи.

2)Разработка и реализация государственной политики в области социальной защиты, опеки и попечительства, обеспечивающей государственную поддержку семьи, материнства, детства, женщин, пожилых граждан, ветеранов и инвалидов, лиц, уволенных с военной службы, и членов их семей на территории области.

3)Развитие государственной системы социальных служб области, укрепление материально-технической базы государственных учреждений социального обслуживания и повышение эффективности их работы, внедрение новых форм и видов социальной поддержки и социального обслуживания населения области.

Основной вид деятельности: Предоставление социальных услуг без обеспечения проживания

Административность: Территориальное управление города Пскова Главного государственного управления социальной защиты населения Псковской области.

Схема 1. Организационная структура Центра социального обслуживания г. Псков

Существующая организационная структура Центр социального обслуживания г. Псков является Линейно-функциональной, так как полномочия, передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Кроме того, в основе подобных структур управления лежит принцип функциональной департаментализации (процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности). Конкретные характеристики и черты деятельности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всей организации. Совокупность линейности полномочий и функциональной департаментализации в линейно - функциональной структуре обеспечивает преимущества и недостатки такого типа структур.

Преимущества

Стимулирует деловую и профессиональную специализацию.

2. Уеньшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях.

3. Улучшает координацию в функциональных областях.

Недостатки

1. Отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями.

Центр социального обслуживания является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно директору учреждения. Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностной инструкции.

В своей деятельности отдел руководствуется Положением о Главном государственном управлении социальной защиты населения Псковской области, Конституцией Российской Федерации, Законами Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.

Кадровая служба колледжа представлена одним инспектором по кадрам - Бернацкая Инна Александровна, выполняющей свои функциональные обязанности, связанные с организацией и проведением конкурсного отбора, документационным оформлением приема, перемещением и увольнением, оформлением, ведением, учетом и организацией хранения личных дел, документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, оформлением пенсионных дел, а также государственных наград. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся: издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

оформление, учет и хранение трудовых книжек;

формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;

ведение учета представления ежегодных отпусков;

подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;

подготовка статистических отчетов;

подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы;

обеспечение руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;

ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в КСИТ;

ведение учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в колледже.

При осуществлении этих функций отдел кадров Центра взаимодействует с другими структурными подразделениями: администрацией города;

юридическим отделом;

бухгалтерией;

отделом по хозяйственной деятельности центра;

общим отделом;

социальным отделом;

профсоюзными организациями.

К примеру, общий отдел занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями Центра (рассылка копий документов по подразделениям, передача информации и т.д.).

Секретари центра на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, и др.), консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п.

Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Отдел по управлению внебюджетной деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью центра. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее.

В администрацию города направляются документы для подписания и утверждения руководством.

Организационная структура персонала представлена непосредственно административно-управленческим персоналом, административно-хозяйственным персоналом и специалистами по социальной работе. Явное преимущество в численности имеет административно-хозяйственный персонал (60%), представленный Консультантами производственного обучения, рабочими по комплексному обслуживанию людей, Ведущими документоведами, уборщиками помещений и т.д. Специалисты по социальной работе составляют 28% от всей численности персонала; и административно-управленческий персонал - 12% (директор, заместители директора, бухгалтера, заведующие отделениями, материально-ответсвенные и др.)

Схема 2 Аналитическая структура персонала

Схема 3 Половозрастная структура персонала

Трудовой коллектив центра социального обслуживания большей частью представлен сотрудниками, чей возраст составляет около 40 лет (53%). Такие работники обеспечивают стабильную и надежную работу. 25% - работники возрастом около 50 лет, с помощью которых цент приобретает значительный опыт и квалификацию.

Таблица 2 Структура персонала в зависимости от стажа

Год до 5 лет свыше 5 лет свыше 10 лет свыше 15 лет свыше 20 лет

2011-2012 14 54 47 42 16

2012-2013 20 61 52 46 25

Структура персонала в зависимости от стажа за 2012-2013 гг. изменилась по сравнению со структурой 2011-2012 гг. Такая статистика определяется поддержанием возрастного и интеллектуального уровня кадрового состава. Предприятие пополняется молодыми специалистами с высоким уровнем теоретической подготовки путем подбора, отбора, соучастия в подготовке и привлечения их на предприятие. В этих целях в отчетном году реализованы следующие мероприятия: оформлена целевая подготовка в вузах, обучение в аспирантуре путем конкурсного отбора кандидатов;

проведены целенаправленные встречи с выпускниками, студентами и руководством вузов, техникумов, экскурсии по Центру;

предоставлены на конкурсной основе места для прохождения производственной практики, выполнения дипломных работ студентам факультетов «социальной работы». В результате штатная численность увеличилась с 79 до 94 человек, соответственно, структура персонала в зависимости от стажа изменилась коренным образом.

Таблица 3 Структура персонала по квалификационным категориям

Год II кв. категория I кв. категория Высшая категория

2011-2012 15 19 16

2012-2013 21 28 27

Таблица 4 Образовательная структура персонала

Годы Всего Высшее образ-е Не законченное высшее Среднее специальное Начальное профессиональное, среднее

2011-2012 79 38 15 20 6

2012-2013 94 56 13 20 5

Для оценки качества работы с кадрами Центра социально обслуживания можно использовать систему показателей, характеризующих интенсивность оборота кадров и детализирующих особенности этого оборота. Рассчитаем основные показатели этой системы: 1. Коэффициент интенсивности оборота по приему (K n). Данный коэффициент рассчитывается как отношение числа принятых за период работников (Ч n) к среднесписочному их числу (Ч с): K n = Ч n : Ч с

Среднесписочная численность работников Центра социального обслуживания (с 1.10.2012 по 1.10.2013) составила 67 человек.

Число принятых за год работников составило 26 человек.

K n = 26 / 67 = 0,389

2. Коэффициент оборота по выбытию (К в) - это отношение числа выбывших за период работников (Ч в) к среднесписочному их числу (Ч с): К в = Ч в / Ч с

Число выбывших за год (с 1.10.2007 по 1.10.2008) работников составило 11 человек.

К в = 11 / 67 = 0,165

3. Коэффициент текучести кадров (К т) - рассчитывается как отношение численности сотрудников, уволившихся из организации по собственному желанию (без уважительных причин) и за нарушение трудовой дисциплины (Ч ув.) к среднесписочной численности сотрудников за определенный период (Ч ср.сп.): К т = Ч ув. / Ч ср.сп. *100%

К т = 11/67 * 100% = 16,5%

4. Коэффициент замещения (К з) - отношение разности числа принятых и выбывших работников к среднему списочному их числу: К з = (Ч n - Ч в) : Ч с

К з = (26 - 11) : 67 = 0,224

Так как разность в числителе коэффициента положительна, то число принятых превышает число выбывших. Можно полагать, что часть принятых на работу возмещает убыль ресурсов рабочей силы в связи с увольнением, а часть принятых используется на вновь созданных рабочих местах.

В результате произведенных расчетов системы показателей, можно сделать вывод, что коэффициент интенсивности оборота по приему значительно выше коэффициента оборота по выбытию.

Размещено на .ru