Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования - Дипломная работа

1. Теоретические основы организации делопроизводства 1.1 Сущность организации делопроизводства 1.2 Понятие документооборота 2. Производственно-экономическая характеристика ОУ СПК «Путришки» 2.1 Природно-климатическая характеристика хозяйства и обеспеченность ресурсами 2.2 Экономическая характеристика хозяйства 3. Состояние и пути совершенствования делопроизводства в УО СПК «Путришки» 3.1 Основные правила организации документооборота в УО СПК «Путришки» 3.2 Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве 3.3 Контроль исполнения документов. Безопасность жизнедеятельности Выводы и предложения Список использованой литературы Приложения Введение В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. 7] Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения уточнила понятие документооборот, включив в него и операцию подшивка документа в дело. Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Вся документация организации делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. (1.1) где, Уд объем документооборота; SBX - объем входящих документов; Исх. объем исходящих документов; Вн. 29] Схема движения входящих документов показано на рис. 1.1, где цифрами и буквами обозначено: I Руководитель (директор) II Исполнитель (структурное подразделение) а Экспедиционная обработка b Предварительное рассмотрение, сортировка с Регистрация d Распределение (разметка) е Перераспределение (переметка) 1 Корреспонденция 2 Документы, регистрируемые службой ДОУ 3 Документы, нерегистрируемые службой ДОУ 2 1 3 Рисунок 1.1 Схема движения входящих документов [21, с. Таблица 2.1 - Землепользование УО СПК «Путришки» Вид угодий Годы Структура, % 2004 2005 2006 2007 2008 землеполь-зования в 2008 г. сельхоз-угодий в 2008 г. Всего закреплено земли, га 4952 4909 4918 4975 4974 100,0 x в т.ч.: - пашня 3236 3230 3246 3221 3217 64,7 73,2 - сенокосы 109 100 100 100 100 2,0 2,3 - пастбища 912 935 935 1007 1007 20,2 22,9 - многолетние насаждения 73 71 66 66 71 1,5 1,6 - прочие 43 4 2 2 - - Итого сельхозугодий 4373 4340 4349 4396 4395 88,4 100,0 Площадь леса 138 150 150 150 150 2,9 x Пруды и водоемы 33 33 33 33 33 0,7 х Прочие земли 408 386 386 396 396 8,0 х Из таблицы 2.1 видно, что в 2008 г. общая земельная площадь, закрепленная за кооперативом, увеличилась на 22 га по сравнению с 2004 г. и составила 4974 га. В 2008 г. она составила 4395 га, что также на 22 га больше, чем в 2004 г. Площадь пашни в 2008 г. составила 3217 га, что на 19 га или на 0,6 % меньше, чем в 2004 г. Площадь сенокосов также уменьшилась на 9 га или на 8,3 % и составила в 2008 г. 100 га. Таблица 2.2 - Состав и структура основных фондов в УО СПК