Анализ системы работы с персоналом ООО "Макс-мебель" - Курсовая работа

1.3 Принципы работы с персоналом 1.5 Оценка персонала.1 Структура персонала 2.3 Анализ работы с документамиОбщество с ограниченной ответственностью «Макс-мебель». ООО «Макс-мебель» занимается производством мягкой мебели. Организация является малой, т.к. численность работников составляет 29 человек. «Макс-мебель» арендует здание под производство и склад мебели. Цель работы состоит в анализе системы работы с персоналом ООО «Макс-мебель».Персонал - все работники, выполняющие производственные или управленческие операции и занятые переработкой предметов труда с использованием средств труда. Служащие - осуществляют трудовую деятельность в процессе управления производством с преобладающей долей умственного труда [1,стр.Принцип - научное начало (основание, правило), которое при решении надо учитывать и соблюдать в работе с персоналом [1, стр.23]. Выявим путем анализа принципы работы с персоналом, присутствующие в организации ООО «Макс-мебель» и представим их в таблице 1. Для этого руководство организации должно осуществить формирование резерва, чтобы каждый работник умел выполнять функции одного-двух работников своего уровня и планомерно перемещаться по различным должностям. В ООО «Макс-мебель» отсутствует должность менеджера по персоналу, поэтому собеседование с соискателем проводит руководитель того подразделения, куда принимается сотрудник. Так как в организации отсутствует менеджер по персоналу, а должность менеджера по продажам является должностью, относящейся к классификации управленческий персонал, и относится к категории руководитель, то собеседование с кандидатом на эту должность будет проводить сам директор организации.Виды структур: · Организационная структура (отражает совокупность структурных подразделений и административные связи между ними); Из схемы 2 видно, что организационная структура имеет линейно-функциональный вид, т.к. она имеет функциональные органы (юрист, бухгалтер). Социальная структура характеризует трудовой коллектив организации как совокупность общественных групп, классифицированных по полу, возрасту, национальному и социальному составам, уровню образования, семейному положению [1,стр.105]. 1, можно сделать вывод, что соотношение для организации является приемлемым, т.к. организация производит мягкую мебель, поэтому производственного основного персонала (84,51%) должно быть больше, чем производственного вспомогательного(6,49%) и управленческого персонала (9%). Проанализируем трудовой коллектив организации ООО «Макс-мебель» по некоторым социальным признакам (пол, возраст и образование).Выделенное: зеленым - присутствует в организации;Регламент управления.Мотивация трудовой деятельности.Параметры взаимодействия руководителя с подчиненными Стили руководства авторитарный демократический либеральный смешанный Методы принятия решений Единолично решает вопросы Перед принятием решения советуется с подчиненным Ждет указаний от руководства или решения совещания Единолично или коллегиально в зависимости от ситуации Способ доведения решения до исполнителей Приказывает, распоряжается, командует Предлагает, просит Просит, упрашивает Исходя из ситуации приказывает, предлагает, согласовывает Распределение ответственности Берет на себя или перекладывает на подчиненных Распределяет ответственность в соответствии с переданными полномочиями Снимает с себя всякую ответственность Чаще всего распределяет ответственность между собой и подчиненными Советская, д.23 Нижний Новгород, Нижегородская обл. Должностные обязанности и достижения: Организация работы торгового зала, общение с посетителями, решение бытовых проблем, анализирование сложившейся ситуации и принятие решений, написание отчетов. Ведущий специалист отдела кадров (Полная занятость) Должностные обязанности и достижения: Оформление командировок сотрудникам, регистрация кадровой распорядительной документации, сдача документов в архив, формирование и планирование бюджета по командировкам и подбору персонала, анализ и написание отчетов. Подбор персонала - организация и участие в ярмарках вакансий, разработка плана мероприятий по подбору персонала, формирование бюджета на подбор сотрудников.Менеджер по продажам относится к категории специалистов. Менеджер по продажам принимается и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению коммерческого директора и начальника отдела продаж. Менеджер по продажам подчиняется непосредственно начальнику отдела продаж. В своей деятельности менеджер по продажам руководствуется: - нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее (среднее) профессиональное образование по специальности "менеджмент" или высшее (среднее) профессиональное образование другого профиля и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента. Кандидат на должность менеджера по продажам должен иметь стаж работы на аналогичных должностях не менее полугода.

Содержание

Введение

Глава I. Система работы с персоналом

1.1 Классификация персонала

Общество с ограниченной ответственностью «Макс-мебель». Владимирская область, г. Ковров, улица Никитина дом 14.

Телефон: 2-64-31

E-mail: fmmaxmeb@mail.ru

Сайт компании: www.maxmeb.gk.ru

ООО «Макс-мебель» занимается производством мягкой мебели. Организация является малой, т.к. численность работников составляет 29 человек. «Макс-мебель» арендует здание под производство и склад мебели. Организация имеет 5 подразделений.

Объектом исследования является

Предмет исследования - система управления организацией.

Цель работы состоит в анализе системы работы с персоналом ООО «Макс-мебель».

В соответствии с целью работы предусматривается решение следующих задач: 1) изучить системы работы с персоналом;

2) проанализировать организацию работы с персоналом.

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, списка использованной литературы, состоящий из 7-ми источников, и приложения.

Документы, поступившие, в ООО «Макс-мебель» начинают свой путь от юриста организации. Там они подвергаются обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению.

Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются непосредственно директору организации, второго потока - в структурные подразделения.

Юрист организации производит предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО «Макс-мебель» и в структурные подразделения организации. Руководству ООО «Макс-мебель» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ООО «Макс-мебель».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителю ООО «Макс-мебель» и руководителя структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет юрист. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Руководитель ООО «Макс-мебель» вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются к юристу. Он проверяет правильность оформления исходящих документов .

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ООО «Макс-мебель».

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководитель организации и руководители структурных подразделений.

Недостатки в работе с документами в ООО «Макс-мебель».

Целесообразно в ООО «Макс-мебель» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

В ООО «Макс-мебель» не существует отдельного структурного подразделения, в задачи которого входило бы обеспечение централизованного документооборота.

2.4 Научная организация труда

Организация труда в управлении - форма и порядок соединения живого труда с ресурсами управления для достижения высокой производительности и качества труда [4].

Организация рабочего места - совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определенном порядке [4].

Организация рабочего места включает в себя: · Рабочее место;

· Организацию рабочего места;

· Рабочую зону;

· Планировку рабочих мест [1,стр.142].

Выделяют следующие основные системы планировки помещений: 1. Кабинетная, при которой структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 человек);

2. Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100;

3. Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5-2,0 м [1,стр.142].

Планировка помещения в организации ООО «Макс-мебель» имеет кабинетную систему размещения структурных подразделений, отелов и служб организации.

Планировка рабочего места менеджера по продажам представлена на Рис. 5.

1- Рис. 5. Планировка рабочего места менеджера по продажам: 1 - шкаф; 2 - стол; 3 - ноутбук; 4 - стул; 5 - принтер; 6 - чайник; 7 - окна.

Менеджер по продажам использует такое программное обеспечение, как: · Microsoft Office

· 1С: Управление торговлей

2.5 Жизненные цели человека

Индивидуальное планирование персонала заключается в постановке жизненных целей, разработке критериев их достижения и составлении индивидуальных планов работ.

Цель - это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности человека [1,стр.144].

Критерий достижения цели - количественный показатель, определяющий меру или степень оценки достижения цели по сравнению с другими возможными вариантами (альтернативами) [1,стр.144].

В таблице 2 представлены жизненные цели менеджера по продажам ООО «Макс-мебель».

Таблица 2

Стратегическая цель Локальные цели (критерии) Год выполнения Затраты тыс. руб

Обеспечение полного материального благосостояния семьи 1.Преобрести легковой автомобиль 2017 1400

2.Сделать ремонт в квартире 2016 600

3.Ежегодно ездить с семьей на отдых 2015 80

4.Купить дачу. 2018 780

Свободное всестороннее развитие личности 1.Усовершенствовать английский язык 2015 18

2.Окончить курсы барменов 2015 22

3. Окончить курсы кулинарии 2017 15

4. Окончить курсы маникюра и визажистов 2016 21

Большое влияние на достижение жизненных целей сотрудника оказывает организация, в которой он работает. Ведь для достижения поставленных целей необходимо иметь хорошую заработную плату, которая напрямую зависит от преуспевания организации. А для этого необходимо, чтобы каждый сотрудник организации выполнял свою работу добросовестно, т.е. так, как будто он владелец организации.

2.6 Основы лидерства

Лидер - лицо в какой-либо группе, пользующееся большим, признанным авторитетом и обладающее влиянием, которое проявляется как управляющие действия [5].

Менеджер - человек, который направляет работу других и несет персональную ответственность за ее результат [1,стр.154].

Лидерство - способность влиять на группу людей, чтобы побудить их работать для достижения поставленных целей [1,стр.154].

Управление - процесс воздействия на коллективы людей с целью эффективной координации их действий в производстве [1,стр.154].

Наиболее яркие типы отношений в управлении: 1. Неэффективное лидерство построено на отношениях типа «хозяин - раб», когда власть лидера практически абсолютна и может распространяться на решение вопросов о жизни и смерти членов его группы.

2. Авторитарное управление построено на традиционных отношениях «начальник - подчиненный», когда власть лидера поддерживается всеми нормативными документами административной системы.

3. Эффективно лидерство построено на новом типе отношений «лидер - последователь», когда лидер получает власть от последователей, признающих его ценность и важность для их совместной работы в группе.

4. Демократическое управление построено на типе отношений «выборный руководитель - подчиненный», когда в коллективе высокий уровень самоуправления и группа сама избирает лидера [1,стр.153].

Руководителю организации ООО «Макс-мебель» свойственен такой тип отношений, как авторитарное управление, построенный на традиционных отношениях «руководитель - подчиненный».

Для того, чтобы определить к какому типу управления (лидер или менеджер) относиться руководитель ООО «Макс-мебель», проанализируем таблицу 3 «отличие менеджера от лидера» и выявим элементы, наиболее характерные для него.

Таблица 3

Менеджер Лидер

Администратор Новатор

Поручает Вдохновляет

Работает по целям других Работает по своим целям

План - основа действия Видение - основа действий

Полагается на систему Полагается на людей

Использует доводы Использует эмоции

Контролирует Доверяет

Поддерживает движение Дает импульс движению

Профессионален Энтузиаст

Принимает решение Превращает решение в реальность

Делает дело правильно Делает правильно дело

Уважаем Обожаем

Как видно из результата таблицы 3, руководитель ООО «Макс-мебель» является для своих подчиненных не только менеджером, но и лидером. Что является большим достоинством для руководителя.

2.7 Формирование коллектива

Коллектив - средняя социальная группа, объединяющая людей, занятых решение конкретных задач, основанная на общности целей, принципов сотрудничества, сочетании индивидуальных и групповых интересов и работающая на одном предприятии или в одной организации [1,стр.164].

Группа - малая социальная группа, объединяющая людей, непосредственно контактирующих друг с другом на базе общности целей, норм поведения и сочетания индивидуальных и групповых интересов [1,стр.164].

В управлении коллективом очень важно сформулировать рабочие группы и в зависимости от ситуации и решаемых задач применять эффективные способы воздействия на группы.

Виды групп в зависимости от уровня работоспособности коллектива и достижения конечных результатов: 1. Группа «Х» - не способная и не желающая работать;

2. Группа «У» - частично способная и частично желающая работать;

3. Групп «Z» - полностью способная и желающая работать [1,стр.166].

Коллектив организации ООО «Макс-мебель» относится к группе «У». Коллектив подразделяется на группы, созданные без учета половозрастной профессиональной структуры. В коллективе существуют неформальные и формальные лидеры в микрогруппах. Присутствуют сотрудники, имеющие достаточный уровень знаний и умений для выполнения поставленных задач и небольшая доля сотрудников, не имеющих достаточный уровень знаний и умений для выполнения поставленных задач. Доминирует уравниловка в оплате труда передовых и отсталых работников. В коллективе иногда возникают конфликты и противоречия между отдельными микрогруппами и личностями.

Хорошие и доверительные взаимоотношения на работе - залог успешного, эффективного и плодотворного сотрудничества. Именно поэтому, мысли о том, как сплотить коллектив, должны присутствовать у руководителей организации постоянно. Для сплочения коллектива организации можно предложить следующие мероприятия: 1. Мероприятия для сплочения коллектива могут проходить, как на территории офиса, так и за его пределами. И повод для их проведения может быть разный: день рождения сотрудника, юбилей основания фирмы, успешная реализация и воплощение в жизнь поставленных задач.

2. Очень важно во время празднования событий, играющих не последнюю роль для компании в целом, озвучить вклад каждого сотрудника и подчеркнуть его значимость для компании в целом.

3. Вполне реально устроить поход в боулинг, совместные путешествия, экскурсии и походы.

4. Для сплочения коллектива, также можно проводить еженедельные или ежемесячные совещания. Грамотно построенные совещания - чрезвычайно важный момент во всем процессе работы, так как во время них сотрудники из разных отделов и разных специализаций учатся отстаивать свою точку зрения. Важно, чтобы не только самые активные работники, но и все остальные служащие высказывали свои мысли и соображения на этот счет.

5. Хорошим вариантом для сплочения коллектива, будут тренинги по тимбилдингу, что подразумевает собой общение с профессиональным психологом, который поможет объяснить положительные моменты этого эффективного общения.

2.8 Методы управления персоналом

Методы управления - способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Различают административные, экономические, социологические и психологические методы, которые различаются способами воздействия на людей [1,стр.214].

Проанализировав схему «взаимосвязь стимулов труда и методов управления в процессе мотивации», представленную в приложении 3 методом цветодиогностики, описанную в главе I, можно выявить следующие недостатки в управления персоналом в ООО «Макс-мебель»: Недостатки в использовании экономических методов управления. Для увеличения продаж мягкой мебели руководителем устанавливаются планы реализации на месяц, по итогам продаж предыдущего месяца. Планы намеренно завышаются, чтобы организация получила дополнительные скидки от поставщиков. Однако руководство в следующем месяце приняло решение снова поднять планы продаж, мотивируя это тем, что раз смогли сейчас, значит, смогут и в следующем месяце. Это привело к тому, что сбыт мебели значительно уменьшился.

Недостатки в социологических методах управления. Руководство организации авторитарно устанавливает правила продаж, не спрашивая мнений и пожеланий сотрудников, от которых напрямую зависит благосостояние организации.

Недостатки в психологических методах. Персонал изза руководства, которое установило завышенные планы продаж мягкой мебели на месяц, испытывает стресс на рабочем месте, что сказывается на качестве их работы.

Вывод к главе II

В ООО «Макс-мебель» организационная структура имеет линейно-функциональный вид.

Численность персонала в ООО «Макс-мебель» составляет 29 человек. Из них управленческий персонал- 6 человек; производственный персонал- 23 человека

Всего в организации работает 41,37% женщин и 58,63% мужчин. Возрастной состав организации делится на следующие категории: до 30 лет, от 30 до 40 лет, от 40 до 50 лет. Основная доля персонала имеет среднее профессиональное образование.

В организации в полной мере разработаны регламенты, регулирующие деятельность организации в целом, регламенты по информационному обеспечению и регламенты, регулирующие порядок работы с техникой управления. А регламентам, регулирующие работу персонала и нормирующие процесс управления, уделено мало внимания, поэтому они разработаны менее подробно, нежели вышеуказанные.

Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в организации ООО «Макс-мебель» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО «Макс-мебель».

Планировка помещения в организации ООО «Макс-мебель» имеет кабинетную систему размещения структурных подразделений, отелов и служб организации.

Директору организации свойственен такой тип отношений, как авторитарное управление, построенный на традиционных отношениях «руководитель - подчиненный».

Руководитель ООО «Макс-мебель» является для своих подчиненных не только менеджером, но и лидером.

Коллектив организации ООО «Макс-мебель» относится к группе «У» - частично способная и частично желающая работать. В коллективе существуют неформальные и формальные лидеры в микрогруппах. Доминирует уравниловка в оплате труда передовых и отсталых работников.

Заключение

Проанализировав главы I и II, можно выделить проблемы, имеющиеся в организации, и предложить пути их решения: Проблема

При увольнении одного из сотрудников из организации временно прерывает процесс каких-либо функций.

Решение

Необходимо сформировать резерв кадров, чтобы каждый работник умел выполнять функции одного-двух работников своего уровня и планомерно перемещаться по различным должностям.

Проблема

В ООО «Макс-мебель» отсутствует должность, которая занималась бы непосредственно подбором персонала и собеседование с соискателем проводит руководитель того подразделения, куда принимается сотрудник, что отвлекает работника от выполнения своих обязанностей, тем самым приостанавливая процесс работы.

Решение

Руководству компании необходимо нанять специалиста по персоналу.

Проблема

Недостатки в работе с документами в ООО «Макс-мебель».

Решение

Целесообразно в ООО «Макс-мебель» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

Проблема

В ООО «Макс-мебель» не существует отдельного структурного подразделения, в задачи которого входило бы обеспечение централизованного документооборота.

Решение

Руководству организации нужно принять на работу делопроизводителя, который будет отвечать за внедрение единого порядка работы с документами в организации и структурных подразделениях.

Проблема

В коллективе иногда возникают конфликты и противоречия между отдельными микрогруппами и личностями.

Решение

Руководство организации должно проводить мероприятия по сплочению коллектива.

Проблема

Руководство организации авторитарно устанавливает правила продаж, не спрашивая мнений и пожеланий сотрудников.

Решение

От подчиненных зависит благосостояние организации, поэтому с их мнением и пожеланием нужно считаться. Для этого директору нужно проводить ежемесячные или еженедельные собрания, на которых будут решаться проблемы, возникшие в организации и приниматься решения по их устранению.

Список используемой литературы

1. Егоршин А.П. Основы управления персоналом: Учебное пособие для вузов. - Нижний Новгород: НИМБ, 2003.

2. Зайцев А.К. Исследование систем управления: Учебное пособие. Нижний Новгород: НИМБ, 2006.

3. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.12.2014) (30 декабря 2001 г.)

4. Толковый словарь русского языка. персонал менеджер документ управление