Особенности процесса принятия управленческих решений. Понятие информационно-справочной документации, ее роль в управлении предприятием. Составление и оформление документов (заявление, акты, докладная, служебная, объяснительная записки, справки).
Аннотация к работе
Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и пр. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Основой любой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ - это материальный объект с информацией, закрепленный с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, и от подведомственной организации в вышестоящую. Вы состав информационно-справочных документов входят: · докладная записка; Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка - обобщенное название различных по своему содержанию документов, таких как служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и пр. Следует отметить, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Безусловно, каждый документ из раздела информационно-справочных, играет свою немаловажную роль в управлении любым предприятием или организацией.Заявление - это документ, содержащий просьбу или предложение лица должностному лицу. Рассмотрим пример написания заявления о приеме на работу: Заявление от будущего работника, как правило, содержит просьбу о его зачислении в конкретную организацию, а также основные и дополнительные данные о работнике. В тексте заявления о приеме на работу указывается должность, наименование структурного подразделения и организации, особые условия работы: по совместительству, на определенный срок, на неполный рабочий день и т.д. Следует отметить, что допускается составление заявления на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя, однако собственноручное оформление подписи работника и даты написания заявления являются обязательным требованием к заявлению.Тем не менее, многие кадровые специалисты предлагают вновь поступающим на работу собственноручно написать заявление о приеме, так как в наличии такого заявления нет ничего плохого. Тем более что в нем можно отразить целый ряд обстоятельств, например, факт и причину отсутствия трудовой книжки или иного документа (подлинника или дубликата); на заявлении работником может быть сделана запись о том, что он ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими, как это предписано статьей 68 Трудового кодекса РФ, локальными актами, которые в той или иной степени имеют отношение к его будущей трудовой функции и тем самым предопределяют его дальнейшую трудовую деятельность, а также его трудовые права и обязанности. В частности - это должностная инструкция (если в трудовом договоре имеется на нее ссылка), перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (если данное лицо по характеру выполняемой работы будет иметь дело с такими сведениями), коллективный договор (если он имеется в организации) и др. Резюме представляет собой сжатую краткого вида информацию, которую работник хочет предложить для внимания принимающей на работу стороне. Рассмотрим оформление заявления о предоставлении отпуска: Необходимо отметить, что очередность предоставления трудовых отпусков согласно статье 123 Трудового кодекса РФ устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утвержденным нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.Если же это заявление на отпуск другого вида (учебный отпуск, отпуск по уходу за ребенком и др.), то в тексте заявления должны присутствовать ссылки на наличие у работника оснований для такого вида отпуска в виде конкретного документа, типа больничного листа, справки образовательного учреждения и т.д. Без подобного приложения к заявлению на отпуск, такие виды отпусков работнику не могут быть предоставлены. С резолюцией руководителя заявление направляется специалисту кадровой службы для подготовки приказа о предоставлении отпуска, а также для отражения данной информации в личной карточке работника. Приведем другие формулировки текста заявления о предоставлении отпуска: прошу предоставить мне отпу
План
Содержание
Введение
1. Понятие информационно-справочной документации
2. Составление и оформление информационно-справочных документов
2.1 Заявление
2.2 Акты
2.3 Докладная, служебная, объяснительная записки
2.4 Справки
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и пр. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Основой любой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространенным носителем информации в малом бизнесе является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ - это материальный объект с информацией, закрепленный с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением, направлением документов. Вот почему эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
В данной контрольной работе объектом исследования является информационно-справочная документация и ее роль в управлении предприятием.
Цели и задачи: · Определение понятия и сущности информационно-справочной документации;
· Исследовать значение информационно-справочной документации в процессе управления предприятием.