Понятие делопроизводства как отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Служба ДОУ, ее участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами.
Аннотация к работе
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми. Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. До конца XV в. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата.Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Современное делопроизводство включает: • обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие: - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, - совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:-функции, связанные с документированием управленческой деятельности:-разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,-обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,-контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов; функции, связанные с организацией работы с документами: - установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),-обработка поступающих и отправляемых документов,-регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,-разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,-предварительное рассмотрение документов,-контроль за исполнением документов,-систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,-подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,-обеспечение зашиты документной информации,-организация работы с обращениями граждан; -функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:-разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,-проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,-методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,-повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,-разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах. Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Инструкция по делопроизводству - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документо