Виды документации - Реферат

В то время в основном документировались документы правового характера также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. По мере накопления опыта делового письма появлялись устойчивые образцы оформления этих документов, то есть создались устойчивые типовые формы. При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению. Слово «документ» вошло в русский язык в Петровскую эпоху и в современном русском языке имеет несколько значений: 1) деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо, 2) письменный акт, грамота, рисунок, какое-либо произведение, имеющее значение исторического свидетельства. Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу [5, c.Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

Первые письменные документы, которые сохранились и до сих пор говорят нам о том, что уже в X веке в древней Руси практиковалось составление официальных документов. В то время в основном документировались документы правового характера также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Например: жалованные, завещания, вкладные грамоты, а также полные и отпускные грамоты, закладные кабалы, заемные. Таким образом, вырабатываемые традиции закладывали основу будущей системы делового письма.

По мере накопления опыта делового письма появлялись устойчивые образцы оформления этих документов, то есть создались устойчивые типовые формы. Это касалось особо распространенных документов из них составлялись своеобразные пособия формулярники. Начались складываться традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Нормы оформления документов закреплялись в законодательстве. деловой документ лексика грамматика

Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой разновидности, ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это - представление сторон, пр. Все особенности официально-делового стиля, его знаковая природа обусловлены действием доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов. Экономическая необходимость, развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другой стороны [7,c. 105-109].

Цель данной работы - рассмотреть основные жанры документации.

Задача данной работы: 1. Изучение понятия документации, документа.

2. Изучить основные жанры документации (автобиография, резюме, заявление, доверенность, расписка, отчет, докладная записка, характеристика)

Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

1. Понятие документации

Документация - совокупность документов, оформленных по единым правилам. Документация может быть представлена в различных видах: графическая, конструкторская, рабочая, исполнительная, нормативно-справочная, отчетная, проектно-сметная, разрешительная, организационно-технологическая.

1.1 Определение документа

Документы - это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Слово «документ» вошло в русский язык в Петровскую эпоху и в современном русском языке имеет несколько значений: 1) деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо, 2) письменный акт, грамота, рисунок, какое-либо произведение, имеющее значение исторического свидетельства.

Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу [5, c. 205-207].

1.2 Лексика деловых документов

Высокая степень терминированности. Характерной чертой русского языка документов является, как уже указывалось, высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики.

Важнейшей особенностью процедурной лексики является то, что слова используется в тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа: Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки... При всей многозначности слово "стороны" прочитывается только в юридическом аспекте - "юридические лица, заключающие договор".

Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой письменной речи сочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики. Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значением как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификациях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку.

В текстах документов не допускается употребления бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее, в язык деловой переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не может [8, c. 130-133].

1.3 Грамматика языка деловых документов

К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания, словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже - "кому?", а затем "что исполнить?": 1. Начальнику технического отдела Волкову М.Ю. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96 г. 2. Гл. бухгалтеру Славину О.Г. подготовить предложение по оплате сверхурочных дней. При этом особенно важно учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом. Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога "согласно" с родительным падежом вместо дательного.

Исходя из (чего?) имеющейся потребности, в заключение (чего?) отчета, сообразно (с чем?) с принятым ранее решением, согласно (чему?) принятому ранее решению, включая (что?) начисления (пени) за непогашенную задолженность, впредь (до чего?) до особого распоряжения и тому подобные канцеляризмы, представляющие собой клишированные фразы, закреплены за одной грамматической падежной формой. Наряду с канцеляризмами фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, принимать меры, довести до сведения и т.п.) такие словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.

Так, в клишированном предложении Договор вступает в силу со дня подписания трудно выделить сказуемое и второстепенные члены предложения - настолько слова слиты в единое смысловое целое. На самом деле, нельзя написать "Договор вступает" и поставить точку, тем самым мы разрываем сказуемое "вступает в силу". "Договор вступает в силу" - с правовой и лингвистической точек зрения тоже незаконченное предложение: непременно нужно указать, с какого момента. Вот и выходит, что предложение в языке документов становится неразложимым, легко воспроизводимым в определенной ситуации, знаком ситуации. Таких предложений в тексте документа бывает немного, однако конструктивная, текстообразующая роль их велика. На это указывает тот факт, что, как правило, они начинают и завершают текст договора, приказа, распоряжения и других типов документов [9, c. 159-175].

2. Основные жанры документации

Под основными жанрами документации понимаются формы официально-делового письма, сюда относятся следующие виды документов: Организационно- Информационно- Частные деловые распорядительные справочные бумаги.

1 закон ? план ? автобиография

2 постановление ? отчет ? резюме

3 приказ ? акт ? заявление

4 положение ? протокол ? доверенность

5 устав ? справка ? расписка

? деловое письмо ? отчет

? докладная записка ? характеристика

Частные деловые бумаги

Автобиография - это описание человеком в произвольной форме основных этапов его жизни. Автобиография, так же, как и характеристика, необходима при приеме на работу. Также она может понадобиться для военкомата или при поступлении на учебу.

Автобиография может быть написана как служебный документ и как литературное произведение. В первом случае она представляет собой деловое сочинение повествовательного характера. В сочинениях- повествованиях сообщается о событиях, фактах в той хронологической последовательности, в которой они происходили. Задача составителя деловой бумаги- выделить наиболее важные, существенные, значимые факты и события и изложить их однозначно, понятно и по возможности к кратко. Таким образом, форма деловой автобиографии включает обычно следующие элементы: наименование документа (располагается посередине), текст автобиографии, подпись составителя (помещается в поле справа), дату написания (помещается внизу слева).

В тексте автобиографии указываются: фамилия, имя, отчества; время (число, месяц, год) рождения; место рождения и сведения: об образовании (где и когда учился); о прохождении службы в армии (для военнообязанных); о трудовой деятельности (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время); об общественной работе (какую общественную работу выполнял и выполняет в настоящее время); о составе семьи.

Во втором случае в автобиографии автор может включать любые сведения о своей жизни (литературная автобиография)[10,с.250-252].

Резюме - документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другую относящуюся к делу информацию, обычно требуемую при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.

В резюме обычно включаются следующие сведения: 1) фамилия, имя, отчество;

2) домашний адрес и телефон;

3) языки, которыми владеют;

4) опыт работы;

5) образование и профессиональную подготовку;

6) умения и навыки;

7) достижения: награды.

Заявления по форме и по содержанию могут быть самыми разнообразными, но имеют постоянные реквизиты;

1) наименование адресата-получателя (в форме дательного падежа);

2) указание на лицо, от которого исходит заявление (в форме родительного падежа);

3) наименование документа;

4) текст заявления;

5) перечень приложений;

6) дата и подпись лица, подающего заявление [10,c.252-253].

Доверенность-документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей, на получение корреспонденций, на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, получение свидетельства о праве на наследство.

Официальная доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте доверенности указывается: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

Реквизитами доверенности являются: 1) вид документа (доверенность);

2) текст с указанием лица, доверяющего (доверитель) и лица, которому выдается доверенность (доверенный);

3) причитающаяся сумма или предмет получения;

4) дата подписания;

5) подпись доверяющего;

6) наименование должности удостоверяющего подпись;

7) дата удостоверения;

8) срок действия [10,c.253-254].

Отчет - это информация о своих или о чьих-либо действиях, работе. Форма отчета включает в себя следующее: 1) название документа;

2) название учреждения, организации, предприятия или должности (с указанием фамилии лица или группы лиц, отчитывающихся о своей работе);

3) указание периода, за который пишется отчет;

4) текст отчета;

5) подпись лица, ответственного за составление и содержание отчета;

6) дату составления отчета[9,с.25-26].

Характеристика является документом с официальной оценкой трудовой и общественной деятельности кого-нибудь. В ней преобладают элементы описания. В деловых описаниях важно точно указать и раскрыть главные, характерные для данного лица, предмета, явления, признаки, свойства, особенности, которые следует расположить в определенной последовательности по степени их важности. Такое описание дает возможность быстро составить более точное и правильное представление о том или ином предмете, лице, явлении.

Структура деловой характеристики такова: 1) указание вида документа;

2) заголовок (чья характеристика, кому дается);

3) изложение основных сведений о работнике;

4) мнение администрации о деловых качествах работника;

5) дата составления характеристики;

6) подписи членов администрации, дающих характеристику;

7) печать [10,c.257-258].

Расписка - официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.).

Расписка состоит из следующих элементов: 1) наименование документа;

2) фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку;

3) наименование учреждения, предприятия или имени лица, от которого получено что-либо;

4) наименование полученного с указанием количества и суммы, которое пишется сначала цифрами, потом в скобках прописью;

5) подпись получателя;

6) дата составления [5,c.230-231].

Заявление - официальное обращение гражданина (нескольких лиц) в гос. орган или орган местного самоуправления, администрацию учреждения, организации или к должностному лицу, не связанное, в отличие от жалобы, с нарушением его прав и законных интересов и не содержащее просьбы устранить такое нарушение, а направлено на реализацию прав и интересов заявителя или на устранение тех или иных недостатков в деятельности предприятий, учреждений, организаций.

Заявления по форме и по содержанию могут быть самыми разнообразными, но имеют постоянные реквизиты;

1) наименование адресата-получателя (в форме дательного падежа);

2) указание на лицо, от которого исходит заявление (в форме родительного падежа);

3) наименование документа;

4) текст заявления;

5) перечень приложений;

6) дата и подпись лица, подающего заявление [5,c.235-235].

Докладная записка - это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя - на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты: · наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки - наименование организации);

· наименование документа;

· дата и регистрационный номер документа;

· место (город) составления (для внешней докладной записки);

· адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;

· заголовок к тексту документа - начинается со слов «О …», «Касательно»;

· текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;

· подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы [3,c.237-239].

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

К языку документов предъявляется требование коммуникативной точности - адекватного отражения действительности, отражения мысли автора в речевом фрагменте (предложении, тексте).

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

1. Бельчиков, Ю. А. Стилистика и культура речи / Ю. А. Бельчиков

- М., 2002.

2. Васильева, А. Н. Основы культуры речи / А. Н. Васильева - М.: Русский язык, 1990. -250 c.

3. Глазунова, О. И. Русский язык и культура речи: Учебник / О. И. Глазунова. - М.: КНОРУС, 2012. - 248 c.

4. Голуб, И. Б. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / И. Б. Голуб - М.: Логос, 2003.

5. Губернская, Т. В. Русский язык и культура речи: Практикум / Т. В. Губернская. - М.: Форум, 2012. - 256 c.

6. Казарцева, О. М. Культура речевого общения: Теория и практика обучения: Учебное пособие / О. М. Казарцева - М.: Флинта; Наука, 2001. - 230 c.

7. Мандель, Б. Р. Русский язык и культура речи: история, теория, практика: Учебное пособие / Б. Р. Мандель. - М.: Вузовский учебник, ИНФРА-М, 2013. - 267 c.

8. Машина, О. Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / О. Ю. Машина. - М.: ИЦ РИОР, ИНФРА-М, 2012. - 168 c.

9. Тищенкова, Л. М. Русский язык и культура речи: Учебник / Л. М. Тищенкова. - М.: Эколит, 2012. - 208 c.

10. Штрекер, Н. Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для студентов вузов / Н. Ю. Штрекер. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 351 c.

Размещено на .ru