История русского делового письма от приказного делопроизводства до делопроизводства советского периода. Классификация деловых писем. Содержание и рекомендации по оформлению письма-просьбы, сопроводительного письма, запроса, оферты, письма-претензии.
Аннотация к работе
С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.). Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т.е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - «формулярники». Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…». Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др.Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. По функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы: - письма, требующие письма-ответа (письмо-запрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение; письмо-рекламация и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение; письмо-подтверждение; письмо-извещение; письмо-заявление и др.).В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету: получение информации, высылка каталогов, прейскурантов, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и т.д. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»); от первого лица множественного числа («Просим…»); от третьего лица единственного числа («Фирма просит…») и от третьего лица множественного числа.Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначение деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п. Ключевым словом письма - подтверждения является слово «подтверждаем» или фразы - клише типа: «Мы получили Ваше письмо, в котором Вы сообщаете…», «Мы получили Ваш заказ…», «Подтверждаем получение Вашего письма от…(за №…) со всеми приложениями…», «Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от…(за №…) и сообщаем…» Письмо - напоминание (Приложение 3) следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо - напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма - запросы, письма - предложения (оферта), письма - заказы, письма - претензия (рекламация) и ответы на эти виды писем.Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловы