Организационно-правовые различия организаций и предприятий путем изучения документооборота и правил оформления документов. Описание порядка подготовки документов к передаче в архив. Сущность экспедиционной обработки дел и маршрута движения документов.
Аннотация к работе
В современном обществе ни одна организация не обходится без документации, без ведения дел. Семченко в своей книге «Делопроизводство организации» разъясняет требования государственных стандартов по оформлению документов, технологии подготовки и оформления, дает важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации, показывает методические особенности работы с документами по личному составу и с обращениями граждан. Особое внимание уделяется требованиям государственных стандартов по оформлению документов, составу и порядку разработки документов, использующихся в управленческой деятельности. Очень подробно в книге описывается технология документооборота в организации от момента получения документа до его использования. Они раскрывают вопросы, касающиеся состояния и организации делопроизводства на предприятии, приводят состав управленческих документов и правила их оформления, заостряют внимание на процессе работы исполнителей с документами и порядке хранения документов.Единые требования к организации работы с документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).Требования, предъявляемые к документообороту: - прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены); - распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям; График прохождения того или иного документа представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов, времени их обработки ответственными работниками, передачу в архив. Исследование документопотоков организации проводится для следующих целей: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; подпись; оттиск печати; отметка о поступлении документа в организацию и некоторые другие. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту. При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях: в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке; в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю; получена доплатная корреспонденция; полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. Остальные документы остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты: если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов; если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения; если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения; если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя.Документ, регистрируя информацию, выполняет функцию учета и является доказательством определенных сведений, т.е. документ многофункционален. Для оперативного функционирования документов принимаются определенные правила, которые позволяют избежать многих ошибок, сократить время создания документа. Процедура учета количества документов позволяет с точностью определить количество поступающих и отправляемых документов. Номенклатура четко отражает структуру организации и сроки хранения документов, так к