Определение понятия документирования и носителей информации, их виды и функции. Процесс создания и формирования документов. Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении досугово-профилактическом центре "Семья".
Аннотация к работе
В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д.Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными: - по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); Основные правила составления и оформления управленческих документов, закреплены в действующих в настоящее время в России, общегосударственных нормативно-методических документах государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата [13]. На основе законодательных, нормативных и нормативно - методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования: - обеспечение юридической силы документа; Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства МУ ДПЦ «Семья», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость их движения. Вся документация в МУ ДПЦ «Семья» делится на три документопотока: - входящие; В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для директора МУ ДПЦ «Семья» в организации управленческой, образовательной, воспитательной, экономической и др. деятельности; Каждый документопоток в МУ ДПЦ «Семья» имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и отдельных подразделений, входящих в состав центра распределения обязанностей между руководителями и от принятой в учреждении технологии работы c документами. Стратегические выгоды: коллективная работа над документами; значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам); повышение безопасности информации; повышение сохранности документов и удобства их хранения; улучшение контроля за исполнением документов; сокращение процесса согласование от нескольких недель до одного-двух дней; повышение скорости выполнение работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).Управление организацией неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п. Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования в сфере делопроизводства и документооборота, как главных атрибутов жизнедеятельности любой организации, требуют совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.