Содержание и основы учета документов в архивах. Принципы организации сохранности документов в архивах. Создание государственного страхового фонда копий документов. Понятие реставрации и консервации архивных документов, виды их специальной обработки.
Аннотация к работе
На тему: "Учет и обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"Все документы Национального архивного фонда РК независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан - это система учета документов Национального архивного фонда РК в масштабе государства, основанная на сосредоточении в местных и республиканском уполномоченных государственных органах управления архивами и документацией сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. Документы Национального архивного фонда учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Государственному учету подлежат все документы, которые в установленном порядке отнесены к Национальному архивному фонду, независимо от формы собственности и места хранения. Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения.В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате в их динамике на основании записей о движении документов. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде.Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения), средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов, а также меры по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и т.д.). Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: - строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива; Среди них: - архив должен располагаться в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания; он должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в государственных архивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений; Температурно-влажностный режим, соблюдаемый в архивах, выглядит следующим образом: - документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19° С и влажности воздуха 50-58 %, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20° С и влажности воздуха 45-60 %;Документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты: коробок, специальных футляров, папок, пакетов и т.д. При размещении документов в архивохранилище соблюдается ряд обязательных условий: - документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск; документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений; В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хранении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Во время проверки: - производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);В процессе хранения архивных документов происходит их старение - изменение первоначальных физико-химических свойств под воздействием внешних и внутренних факторов. Поэтому требуется их реставрация - восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению, и консервация - создание условий, обеспечивающих длительную и полную сохранность документов. Реставрацию и консервацию проводят специалисты в реставрационных лабораториях. Затем определяются меры по ликвидации этих дефектов, реставрации и консервации.
План
Содержание
1. Содержание и основы учета документов в архивах
2. Учетные документы архивов
3. Основные принципы организации сохранности документов в архивах
4. Размещение документов в хранилище. Проверка наличия и состояния документов в архивах. Создание государственного страхового фонда копий документов
5. Понятие реставрации и консервации архивных документов. Основные виды специальной обработки документов