Правила составления документов, особенности их оформления. Требования к составлению и оформлению организационных документов типа бланков. Операции и методика работы с электронными документами. Организация движения и регистрации организационных документов.
Аннотация к работе
Требования к составлению и оформлению организационных документовВ данной контрольной работе будет рассмотрена тема “Организационные документы”, а также требования и правила их оформления. Были рассмотрены следующие теоретические вопросы: реквизиты, отметка об исполнителе, правила составления и требования к составлению и оформлению организационных документов. Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы: - организационные документы - устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику; Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты “Наименование вида документа” и “Место составления или издания”. Стандарты на формуляры - образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.Организация движения документов зависит от их объема, организационной структуры предприятия и формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная), а также технологии делопроизводства. В целях наилучшей организации движения организационных документов целесообразно закрепить порядок движения документов в локальном нормативном акте, в котором будет рассмотрен порядок подготовки документов, порядок внесения изменений в документы, согласования и хранения, а также сдачи в архив. В отношении документов, регулирующих организационную деятельность предприятия, рекомендуется организовать хранение копий таких документов у секретаря (для небольших организаций) или в управлении делами, канцелярии (для больших организаций). 3) предоставлять в оперативном порядке копии документов по запросу структурных подразделений предприятия; Если организация имеет множество контрагентов или проводит конкурсы, аукционы, представляется возможным предпринять заранее меры по изготовлению нескольких экземпляров документов.Работа с документацией, организационными документами представляет собой одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента предприятия. Конечной целью деятельности по управлению документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальными затратами.