Организация документационного обеспечения управления ЗАО "Технолига". Порядок работы в компании с исходящими документами. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. Подготовка документов к передаче в архив.
Аннотация к работе
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ ТЕХНОЛИГА 1.1. История создания компании, ее задачи, функции, структура 1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания Технолига ГЛАВА 2. Организация документооборота 2.2. Порядок работы с входящими документами в компании 2.3. Порядок работы в компании с исходящими документами 2.4. Регистрация документов 2.5. Составление номенклатуры дел 2.7. Подготовка документов к передачи в архив ГЛАВА 3. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУР ПРИЛОЖЕНИЯ Введение Каждое предприятие, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии. В управленческой деятельности большое значение имеет периодичность или частота передачи информации, так как она оказывает существенное влияние на ее ценность информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает и своевременности информации, устраняет ее избыточность. Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. В рамках этой задачи следует выделить подзадачи, по сути представляющие основные этапы работы с документами: - прием - передача документов; - регистрация и контроль исполнения документов; - информационно - справочная работа; - обеспечение сохранности; - систематизация и хранение документов.1 Комплекс автоматизации делопроизводства должен позволять решить следующие задачи: интеграции с программами создания документов; регистрации всей поступающей, создаваемой и отправляемой документации; контроля движения документов и выполнения определенных этапов работы с документами; ускорения движения документов между исполнителями; обеспечения сохранности документов и конфиденциальности в работе с документами, улучшения информационно - справочной работы; оптимального использования офисных площадей и персонала фирмы. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно: - ознакомление с организационной структурой Компании; - изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании; - рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ЗАО «Технолига»; - изучение организации службы документационного обеспечения управления Компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота; - изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства; - разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы; внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти1 способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает ГОСТ Р6. Ко второй группе относятся неопубликованные источники, т.е. те организационно распорядительные документы, которые образовались в деятельности самой Строительной Компании, К их числу относятся следующие: - Устав Компании; - должностные инструкции сотрудников; - приказы и указания руководства ЗАО «Технолига». В процессе подготовки дипл