Впровадження інноваційних технологій та поява телекомунікаційних засобів передачі інформації у соціокультурне середовище суспільства. Особливості ведення службової облікової інформації. Характеристика, призначення та використання пошукових словників.
Аннотация к работе
Створення електронних ресурсів особових архівних фондів інституту рукопису національної бібліотеки України імені В.І.Хоча методичні документи розроблені та були апробовані на рівні опису особових архівних фондів, конкретна робота вимагала системного та багаторівневого підходу, що давало б змогу економити час та ефективно використовувати багатоаспектну інформацію, провести науково-інформаційну реконструкцію спадщини видатних науковців, державних, освітніх, культурних діячів, які стали фондоутворювачами, і при цьому виконати функції обліку фондів. САБ «ІРБІС-64» має широкі можливості, на відміну від інших інформаційно-пошукових систем, для її адаптації до умов праці конкретної бібліотеки на основі інструментальних засобів налагодження та профілів користувачів; повністю поєднується з російськими та міжнародними форматами подання бібліографічних даних Яи8МАЯС/и№МАЯС/МАЯС21 на основі засобів двосторонньої конверсії даних; дає змогу створювати і підтримувати одночасно будь-яку кількість БД; пропонує технологію автоматичного формування словників, на основі яких реалізується швидкий пошук щодо будь-яких елементів описування та їх поєднанням; підтримує традиційні «паперові» технології, надаючи можливість для отримання широкого спектра вихідних форм; пропонує засоби для ведення та використання авторитетних файлів, алфавітно-предметних покажчиків класифікаційних схем і тезауруса; на основі автоматизованого формування словників можна реалізувати швидкий пошук за будь-якими елементами записів та їх поєднанням; містить технології, орієнтовані на використання штрих-кодів; містить засоби, що дають змогу широко використовувати ілюстративний матеріал, підтримує багатомовність (полілінгвістичність); пропонує засоби для перекладу інтерфейсів користувачів іншими мовами тощо5. З огляду на такі підходи база даних має широкі можливості навігації та нові технологічні рішення щодо побудови ресурсу та його внутрішніх звязків, автоматизованого переходу до «Історичної довідки про фонд», «Опису» фонду, відбору документів відповідно до рубрики схеми систематизації, перегляду документів в інформаційному форматі з додатковими точками доступу, зберігання електронних версій документів, інтернет-посилання на необхідні ресурси. Формат робочого листа включає такі основні поля: основні відомості про фонд; місцезнаходження фонду; рух фонду; облікові документи фонду; збереженість фонду; бібліографія про фондоутворювача та фонд; експонування та копіювання документів фонду, які, у свою чергу, складаються з окремих підполів. За основу формату введення інформації до рубрики «Основні відомості про фонд» взято картку та паспорт фонду з розширенням окремих додаткових позицій, що структурована за такими підполями, як: номер фонду; фондоутворювач-особа; особа-різночитання; крайні дати матеріалів фонду; обсяг фонду (одиниць зберігання); склад та характеристика фонду; вид фонду; категорія фонду; термін зберігання фонду.