Обработка входящих документов. Рассмотрение документов руководством (резолюция). Работа с исходящими документами. Анализ документооборота и методы его совершенствования. Анализ правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров.
Аннотация к работе
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Все это может сильно замедлить, а в некоторых случаях полностью остановить работу организации. Целью курсовой работы является выделение особенностей документооборота в акционерном обществе. По мнению В.А. Кудряева, документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: копировально-множительная служба, секретарь и др. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т.к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Существует несколько этапов документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством, работа с исходящими документами, анализ документооборота и методы его совершенствования. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению. В статье «Документооборот организации» журнала Секретарь - референт» В.Ф. Янковая раскрыла принципы документооборота на предприятии. Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. ПОНЯТИЕ «АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО» Акционерным обществом признается общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций; участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Юридические определения этих обществ следующие: u открытое акционерное общество - это акционерное общество, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров; u закрытое акционерное общество - это акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц. О сроках хранения документов Законодатель в лице ФКЦБ России и издал Постановление от 16 июля 2003 № 0333/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее - Положение), которое призвано расширить нормы 89 статьи закона «Об АО» в части порядка хранения документов. Теперь все они постоянно, то есть без ограничения сроков, должны хранить: · учредительные документы, изменения и дополнения к ним; · документы по ценным бумагам акционерного общества: решения о выпуске, проспекты эмиссии, отчеты об итогах их размещения; · положения о филиалах и представительствах; · материалы, представляемые акционерам к годовому собранию: годовые отчеты, балансы, заключения ревизионной комиссии и проч.; · разного рода протоколы: общих собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, совета директоров, правления; · бюллетени для голосования и доверенности, выданные акционерами своим представителям на участие в общем собрании акционеров; · разного рода списки: аффинированных лиц, лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, на получение дивидендов и иные (например, лиц, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций, имеющих приоритетное право участвовать в подписке и др.); · ежеквартальные отчеты эмитента за первый квартал каждого года; · описи документов, передаваемых в архив и акты о выделении документов к уничтожению. Особые сроки хранения применяются к внутренним документам общества, к которым можно отнести разного рода положения, а именно: · положение об общем собрании; · положение о совете директоров общества; · положение о генеральном директоре; · положение о ревизионной комиссии; · положение о счетной комиссии; · положение об информационной политике; · положение о корпоративном секретаре; · кодекс корпоративного поведения; · положение о дивидендной политике; · об управлении рисками; · о стимулировании менеджеров. К документам, подтверждающим права общества на имущество, находящееся на его балансе, можно отнести (в скобках указывается срок хранения): · протокол торгов (аукциона, конкурса) по куплепродаже земельных участков, зданий (постоянно до ликвидации); · договоры о куплепродаже земельных участков, зданий (постоянно); · документы об учете владения (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.), пользования, распоряжения имущес