Виды служебных документов (организационно–распорядительные, финансово-расчетные, справочно-информационные), требования к их оформлению. Организация работы с документами. Рекомендации по ведению автоматизированной системы "Кадры" совместно с ЕКАСУТР.
Аннотация к работе
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности деятельности любой организации. Назначение информационного обеспечения состоит и в современном и полном обеспечении управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения.По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль. Совокупность внутренних документов обеспечивает потребности учреждений в документировании его деятельности. К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам. Приказы могут издаваться на основании и во исполнение законов, постановлений или распоряжений правительства, приказов и инструкций вышестоящих органов и по основным вопросам внутренней жизни предприятия, организации, учреждения.Один из путей ее эффективного решения - унификация и стандартизация документов как пот форме, так и по содержанию, выработка единых научно обоснованных правил подготовки документов, разработка и внедрение государственных стандартов на документы. Это означает установление оптимального числа необходимых реквизитов, из которых складывается документ; определение форматов бумаги, применяемой для оформления документов; установление постоянного расположения реквизитов расположения реквизитов на бумаге. Под стандартизацией документов понимается установление единых норм и требований, предъявляемых к документам. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста и т.д.), которые называются реквизитами. На многих видах служебных документов, и прежде всего на документах, отправляемых в учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения, которому направляется данный документ.Обычно приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные вопросы основного документа. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки после текста документа перед подписью. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. На документе, поступившем в учреждение, проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп включает: название учреждения, организации, предприятия, в которое поступил документ, дату получения и регистрационный номер.Через один межстрочный интервал можно печатать документы на бумаге формата А5. Документ отражает объективную действительность, поэтому первое требование к содержанию документа - точное и правильное освещение событий. Письма и докладные записки, т.е. наиболее многочисленный вид служебных документов, должны в основном составляться по одному вопросу. Обычно тексты большинства служебных документов состоят из двух частей: · Вводной, содержащей основания или мотивы составления документа; В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера.Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. К таким работам можно отнести: прием и регистрацию, рассмотрение документов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовку и передачу дел в архив. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и, как исключение, - исходящие. Для установления единого порядка составление документов и организации по делопроизводству, содержащая образцы правильного оформления документов и правила работы с ними. После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю.Использование ЭВМ идет по двум основным направлениям: · Документирование; При создании (составлении) документов ЭВМ выступает в роли хорошей пишущей машинки. С помощью текстового редактора можно: · Составлять документы и сохранять их в памяти ЭВМ; · Находить документ в памяти ЭВМ по имени файла, просматривать и корректировать текст; Текстовый процессор Win Word выполняет все функции Лексикона и предлагает дополнительные возможности для составления документов: создание шаблонов документов и файлов данных, форматирование документов с помощью стилей; обращение к образцам документов («экспертам»), использование словаря символов и т.д.Это стало одной из причин начала работ по созданию Единой корпоративной автоматизированной системы управления трудовыми ресурсами, или ЕКАСУТР.
План
Содержание
Введение
1. Состав документации, используемой в управлении персоналом
1.1 Виды служебных документов
1.2 Требования к служебным документам
1.3 Текст документов
1.4 Организация работы с документами
1.5 Использование ЭВМ в работе с документами
2. Совершенствование системы распорядительной документации по персоналу на сети железных дорог
3. Рекомендации по ведению АС «Кадры» совместно с ЕКАСУТР