Порядок формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти. Особенности учета и составления номенклатуры конфиденциальных дел. Этапы формирования конфиденциального документооборота, подготовка дел к хранению или уничтожению.
Аннотация к работе
Составление номенклатуры дел, формирование и оформление конфиденциальных делВ соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [163] «номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»; «дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Документальный фонд организации создается Службой делопроизводства организации, которая составляет номенклатуру дел, формирует и оформляет дела, обеспечивает их сохранность и ведет учет, передает дела в Архив организации. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом: фамилия лица, ответственного за формирование и сохранность дела; инвентарный архивный номер дела: номер и дата акта об уничтожении; отметка о снятии отметки конфиденциальности доступа и передаче дела на открытое хранение и другая информация [209]. Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки!) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации (см. гл. 08-98/КФД То же При включении конфиденциальных документов в дело с несекретными (открытыми) документами, не имеющими отметки конфиденциальности. данное дело получает соответствующую отметку конфиденциальности, и это уточнение вносится в номенклатуру дел.