Составление и учет документов - Курсовая работа

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. Важное значение при документировании имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино фото фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Все документы оформляются согласно правил оформления документов.При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях - документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.Важное значение при документировании имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино фото фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов. При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звукозаписывающей техники - фоно-(или звуковые) документы; при применении кино-или видеотехники создаются кинодокументы, с помощью компьютерной техники - письменные документы на бумажном или электронном носителе, а также документы на машинных носителях. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов-обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.).К специфическим функциям документа относятся: управленческая: документ является инструментом управления, этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления; правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ); функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведении о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов) которые называются реквизитами (подпись) печать) текст) название вида документа и т.д.)-Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа .Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации {ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе управленческой документации. Данный реквизит указывает в документе наименование организации) являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию) закрепленному в ее учредительных документах. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов) и печатается прописными буквами.Учет объема документооборота - осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Содержание

Введение

1. Современные способы и техника создания документов (документирование)

1.1 Документирование на искусственных языках

1.2 Средства документирования

1.3 Специфические функции документа

2. Правила оформления документов

3. Учет документов в организации

3.1 Правила учета документов на предприятии

3.2 Контроль исполнения документов

4. Опись дел

4.1 Составление описей дел

Список используемой литературы