Этапы информационного маркетинга. Категории пользователей систем автоматизации делопроизводства. Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота. Анализ делопроизводства на кафедре менеджмента СИБУПК.
Аннотация к работе
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. Организация и работа с документами охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.). Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию. Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок.Комплексное изучение рынка и разработка на этой основе рыночной стратегии и тактики на определенный период получают конкретное воплощение в программе маркетинга - базовом документе, регулирующем деятельность каждого из подразделений фирмы, а также координирующем их усилия в достижении единой цели. Главными элементами (этапами) информационного маркетинга выступают, прежде всего: · анализ информационного рынка;Данный этап программы информационного маркетинга призван определить рыночную "нишу" для компании, ее предполагаемых товаров СЭД. какие функции должна иметь система: каким требованием должна удовлетворять система, чтобы пользователям было удобно работать с ней. Для ответа на поставленные вопросы применяются два основных приема: 1. анализ существующих систем-аналогов или анализ продукта. В этом вопросе могут помочь специальные исследования, проводимые специалистами по маркетингу или собственная работа путем изучения специальных сайтов.Наиболее важными классификационными критериями, применяемыми для выделения групп пользователей, является их профессиональная (отраслевая) принадлежность, наличие опыта работы с ПК и информационными системами, количество мест подлежащих автоматизированию и характер деятельности.Особенностью российского компьютерного рынка является более четкое его разделение на две большие области, одна из которых охватывает малые офисы (1-25 компьютеров), в то время как другая - корпоративных клиентов, средние и большие компании и учреждения (25 и более компьютеров).Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.§ Выбрать системы для исследования; § Получить коммерческие предложения от разработчиков на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчета 30 автоматизированных рабочих мест (АРМ) системы; § Выявить особенности работы с системой: - требуется или нет специалист для внедрения и настройки системы; ориентирована ли система на максимально быстрое внедрение и поддержку сложившихся бизнес-процессов организации в том виде, в котором они действуют в организации; Установка и тестирование систем: Установка программного обеспечения (ПО, клиентская и серверная часть) систем осуществляется в соответствии с документацией, прилагаемой к системе и может содержать следующие действия: 1.· Заполнение РК документа; назначение исполнителей документа назначение контролера по документу · Исполнение резолюций по документу; Получение формируемых системой стандартных отчетов о степени исполнения документовВыделяют три основных типа документов, составляющих документооборот: § Входящие документы (поступившие из внешних организаций, письма и обращения граждан); Ознакомление в структурном подразделение или исполнение; Постановка на контроль документа, контроль за исполнением документов; Разработка проекта документа в структурном подразделении; Согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное обследование документооборота организации.Создание корпоративной СЭД, от момента принятия решения до ввода в промышленную эксплуатацию, довольно сложный и продолжительный процесс, представляющий собой цепочку взаимосвязанных работ.С началом промышленной эксплуатации СЭД начинаются работы по ее сопровождению и развитию.
План
Содержание
Введение
1. Маркетинговый анализ рынка систем автоматизированного делопроизводства
1.1 Этапы информационного маркетинга. Анализ информационного рынка
1.1.1 Анализ информационного рынка
1.1.2 Сегментация рынка
1.1.3 Основные категории пользователей систем автоматизации делопроизводства
1.2 Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота
1.2.1 Этапы проведения тестирования систем автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота
1.2.2 Этапы обработки документов
1.2.3 Типы документов документооборота
1.3 Внедрение систем автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота
1.3.1 Этапы внедрения
1.3.2 Проведение обследования
1.3.3 Разработка технических решений
1.3.4 Внедрение
1.3.5 Опытная эксплуатация
1.3.6 Промышленная эксплуатация
Выводы
2. Анализ делопроизводства на кафедре менеджмента СИБУПК
2.1 Правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов
2.1.1 Документирование управленческой деятельности
2.1.2 Бланки документов
2.1.3 Реквизиты, оформляемые в процессе подготовки документа
2.1.4 Реквизиты, оформляемые в процессе обработки, рассмотрения и исполнения документа
2.2. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.2.1 Распоряжение
2.2.2 Протокол
2.2.3 Служебное письмо
2.2.4 Докладная, служебная и объяснительная записки
2.2.5 Положения, правила, порядки, инструкции
2.3 Порядок выдачи и свидетельствования (заверения) копий документов
2.4 Организация документооборота и исполнения документов
2.4.1 Организация доставки входящих документов
2.4.2 Прием, обработка и распределение входящих документов
2.4.3 Организация обработки и передачи исходящих документов
2.4.4 Порядок прохождения внутренних документов
2.4.5 Работа исполнителей с документами
2.5 Общие правила регистрации документов
2.6 Контроль исполнения документов
2.7 Учет и хранение печатей и штампов, содержащих наименование университета
2.8 Организация документов в делопроизводстве
2.8.1 Составление номенклатуры дел
2.8.2 Формирование дел
2.8.3 Оформление дел
2.8.4 Организация оперативного хранения документов
2.9 Порядок передачи документов на хранение в Отдел архивной документации
2.9.1 Экспертиза ценности документов
2.9.2 Передача дел в Отдел архивной документации
Выводы
3. Рекомендации и предложения по совершенствованию автоматизации делопроизводства кафедры менеджмента СИБУПК
3.1 Современные офисные информационные технологии
3.2 Внедрение комплексных систем автоматизации документационного обеспечения управления
3.3 Особенности современного рынка программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота