Организация и ведение делопроизводства, сущность, структура и современные методы исследования документооборота в организации. Методы управления документооборотом. Анализ документооборота в организации, мероприятия по его совершенствованию в организации.
Аннотация к работе
1. Теоретические и правовые основы документооборота в организации 1.1 Сущность и структура документооборота в организации 1.2 Нормативно-правовое регулирование документооборота в организации 1.3 Принципы и методы управления документооборотом в организации 2. Анализ документооборота в организации ООО «Синема-мир» 2.1 Характеристика предприятия ООО «Синема МИР» 2.2 Анализ управления документооборотом в организации ООО «Синема-мир» 2.3 Анализ службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и анализ локальных нормативных документов в организации ООО «Синема-мир» 3. Разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в организации ООО «Синема мир» Выводы Заключение Список использованной литературы Приложения Введение Актуальность дипломного исследования. В настоящее время можно с полной уверенностью утверждать, что современный бизнес чрезвычайно динамичен, что заставляет собственников и руководителей предприятий постоянно совершенствовать методы и технику управления. Очевидно, что в первую очередь руководителю предприятия необходима информация, на основании которой возможно было бы провести точный расчет, глубокий анализ, детальное сравнение альтернативных вариантов и мотивированный выбор действий. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Статистические исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документооборотом в организации означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Также нельзя не отметить, что во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Теоретические и правовые основы документооборота в организации 1.1 Сущность и структура документооборота в организации Согласно определению, документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Согласно большинству определений - документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трем основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота) [19]. Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются: централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ответственный за делопроизводство; экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяженности маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов; функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами; унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами; открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учетом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия); гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов [32]. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.