Хранение и учет архивных документов. Законодательная база системы мер по обеспечению сохранности документов. Организация хранения и пользования документов в соотношении с системой обеспечения их сохранности. Работы по специальной обработке документов.
Аннотация к работе
Система мер по обеспечению сохранности документовВ архивах хранится неисчислимое количество самой разнообразной документной информации, которое различается не только своим возрастом, но и даже материалом. В основном это документы на бумажной основе, однако и бумага, как известно, различается по составу, а значит и по химическим свойствам. Это означает, что обеспечение сохранности документов производится при помощи целой системы мер, которая учитывает физические и химические свойства материалов, из которых состоят документы, учитывает возраст документов, находящихся на хранении. Также эта система включает в себя и меры по контролю пользования документами, так как мало обеспечить условия хранения в хранилищах, но надо еще организовать гарантируемое законом РФ пользование документами архивов таким образом, чтобы опасность и вред для них был минимален, не говоря уже о тех мерах, которые принимаются в случаях повреждения документов. Привалов В.Ф. уделил внимание вопросам климатологии, обеспечения безопасности документов, проблеме хищений, а также методическим указаниям к обеспечению сохранности документов.В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.» Как видим, Федеральный Закон регламентирует общие нормы хранения и учета документов, таким образом устанавливая основу сохранности документов.Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов; Стеллажи, шкафы устанавливают в хранилищах с соблюдением следующих норм: расстояние между рядами (главный проход) - 120 см; проходы между стеллажами - 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа) - 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см. При этом, в соответствии с основными правилами работы архивов, размещение, хранение, перевозка разных видов документов проводятся с использованием типовых первичных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, упаковок, пакетов и т.п.), принятых для конкретных видов.
План
Содержание
Введение
Глава 1. Законодательная база системы мер по обеспечению сохранности документов
Глава 2. Организация хранения и пользования документов в соотношении с системой обеспечения сохранности документов
Глава 3. Специальная обработка как часть системы обеспечения сохранности документов