Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Распределение и группировка документов в дела по характерным признакам. Подготовка исполненных документов к последующему хранению. Составление описи постоянного и долговременного хранения в архиве.
Аннотация к работе
Санкт-Петербургский институт управления и права Кафедра "Государственного и муниципального управления"Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки. документ опись архив Подготовка исполненных документов к хранению включает: - экспертизу ценности документов;В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: "Экспертизой ценности документов называется изучение документа на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия: - рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу); Срок хранения документов "до минования надобности" означает, что документ имеет ограниченное практическое значение.В дела следует помещать исполненные документы (факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образом), относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правило, располагаются либо в обратной хронологической, либо в вопросно-логической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним. Формирование документов в дела следует производить в зависимости от сроков хранения (временных - до или свыше 10 лет или постоянных), при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать 250 листов. Документы коллегиальных органов управления целесообразно помещать в два дела - материалы по подготовке протокольных мероприятий и материалы проведения протокольных мероприятий (в том числе протоколы и решения). Приказы и распоряжения по кадрам (персоналу) помещаются в дела раздельно друг от друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).Законодательством Российской Федерации установлено создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. На хранение в ведомственный архив поступают: - законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений; Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом.С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Оно должно начинаться с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы). Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
План
Содержание
Введение
1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве