Характеристика проблеми визначення систем електронного документообігу в нормативно-правовому полі України. Аналіз міжнародного стандарту MoReq2, який може бути методологічним підґрунтям для визначення й класифікації систем електронного документообігу.
Аннотация к работе
СИСТЕМА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ: ПРОБЛЕМИ ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТТЯ ТА КЛАСИФІКАЦІЇ
Лец К.В.Адже СЕД (виходячи із завдань, які вони мають вирішувати згідно з вимогами законодавства щодо організації роботи з електронними документами) працюють із специфічною формою інформації - юридично значущими документами (на відміну від інформації у вигляді даних, інформаційних обєктів тощо). Слід звернути увагу, що в цьому стандарті використовуються наступні визначення: «документ (document) - зафіксована інформація, або об’єкт, який може трактуватися як окрема одиниця»; «службовий документ (record) - інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов’язаннями чи в процесі виконання основної діяльності» [5, с. У стандарті MOREQ2 (ERMS - Electronic Records Management Systems) СЕД витлумачено, у першу чергу, як програмний додаток для керування електронними документами (електронними службовими документами, ураховуючи національний варіант визначення ДСТУ 4423), хоча, як указано у визначенні стандарту, вона може використовуватися й для керування звичайними (аналоговими) документами. Окрім поняття СЕД, стандарт використовує поняття електронно-інформаційної системи (ЕІС - укр., EDMS - electronic document management system-англ.), яка, на відміну від СЕД, керує не документами (службовими, records), а інформаційними матеріалами (document), які не мають статусу службового документа (record). Принципове зауваження вищезазначених авторів стосується того, що «у традиційній справочинній термінології англосаксонських країн... документи розглядають як підмножину множини інформаційних матеріалів. у MOREQ2, навпаки, застосовано нестандартний підхід, згідно з яким об’єкт може бути чи інформаційним матеріалом, чи документом. термін «інформаційний матеріал» використовують для позначення інформації, яка не отримала статус документа. термін «документ» використовують для позначення інформаційного контенту - інформаційних матеріалів, що створюють документ, без метаданих» [6, с.