Система документационного обеспечения управления на примере ООО "Аверс Плюс" - Дипломная работа

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.Так, принятый Государственной Думой РФ 8 июля 2006 года Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов. В Гражданском кодексе РФ установлены правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. С введением в действие Уголовного кодекса РФ установлена уголовная ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.). Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении - службе делопроизводства (секретарем). В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя). Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ООО «Аверс Плюс» проводится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству. Организация работы с документами в ООО «Аверс Плюс» включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства

1.2 Содержание документационного обеспечения управления

1.3 Основные принципы организации делопроизводства на предприятии

ГЛАВА 2. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО "АВЕРС ПЛЮС"

2.1 Общая характеристика организации ООО "Аверс Плюс"

2.2 Анализ документооборота в ООО "Аверс Плюс"

2.3 Риски предпринимательства, связанные с документационным обеспечением управления (ООО "Аверс Плюс)

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ, СВЯЗАННЫЕ С ДОУ

3.1 Внедрение управления документными системами

3.2 Внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения ООО "Аверс Плюс"

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ