Влияние организации работы с документами на качество работы аппарата управления, культуру труда управленческих работников. Функции кадровой службы организации по документированию трудовых правоотношений, формированию и улучшению коллектива предприятия.
Аннотация к работе
Термин "делопроизводство" характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием "документ" определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная физическим или юридическим лицом, в организации любой формы собственности для использования в своей деятельности. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.Кадровая работа - неотъемлемая составляющая организационной деятельности любого предприятия. Сущность кадровой работы заключается в поддержании оптимального кадрового состава предприятия, наилучшим образом соответствующего экономическим интересам, целям и задачам его деятельности. Кадровая работа на предприятии-это комплекс организационных, экономических, финансовых, технических и иных мероприятий, согласованных между собой по срокам и способам проведения и направленных на поддержание оптимального кадрового состава предприятия. Свое название модель получила по начальным буквам, входящим в нее компонентов: Structure, Systems, Style, Staff, Skills, Superordinate goals and shared values (mission), Statement. В разделе II Типового положения перечислены основные задачи кадровой службы (обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации, эффективный подбор, расстановка и реализация трудового потенциала кадров, участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата и т.д.), в соответствии с которыми она выполняет ряд функций (раздел III Типового положения), таких как участие в разработке единой кадровой политики и осуществление ее через повседневную кадровую работу, прогноз перспективной и текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, а также содействие успешной адаптации новых работников в коллективе.Положение об отделе кадров - это локальный нормативный правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадров, и регламентирующий порядок осуществления его повседневной деятельности. На практике разработку Положения об отделе кадров руководитель организации возлагает на начальника отдела кадров, юрисконсульта и делопроизводителя. К аргументам в пользу создания Положения об отделе кадров отнесем следующие [12]: - во-первых, с помощью Положения об отделе кадров легче организовать работу отдела кадров, ведь в нем заранее прописан весь механизм деятельности отдела; Срок хранения Положения об отделе кадров зависит от того, передаются ли документы в государственный архив. Положение об отделе кадров обычно разрабатывают и утверждают при создании отдела кадров.Инструкция по организационно-документационному обеспечению является глобальным документом по вопросам оборота кадровых документов, призванного заменить устные и письменные распоряжения руководства. Первоначально издается приказ руководителя о разработке инструкции на основании распоряжения вышестоящей организации, либо на основании должностной записки работника, в чью компетенцию входят кадровые вопросы (руководитель отдела кадров, заместитель директора по персоналу). В инструкции должны быть подробно изложены требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета кадровых документов - приказов, трудовых договоров, должностных инструкций, личных дел и трудовых книжек работников, служебных удостоверений, документов об аттестации, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий. Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации: 1.Должностная инструкция разрабатывается в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 г. N 159 (с изменением, внесенным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 31.03.2003 г. Требования к структуре должностной инструкции сотрудника отдела кадров соответствует общим требованиям, предъявляемым к структуре подобных документов. Раздел "Общие положения" содержит сведения об основных задачах сотрудника, которые он должен выполнять в своей повседневной деятельности, указывается перечень руководящих документов, уровень квалификации. Раздел "Должностные обязаннос
План
Содержание
Ведение
Глава 1. Руководящие документы кадрового органа предприятия
1.1 Роль кадровой работы на предприятии
1.2 Положение о кадровом органе предприятия
1.3 Инструкция по организационно-документационному обеспечению кадровой работы
2.2 Локальные нормативные акты по кадровому делопроизводству
2.2.1 Приказы по личному составу
2.2.2 Локальные нормативные акты по распорядку работников
2.3 Ведение трудовых книжек
2.4 Группировка документов кадровой службы предприятия в дела
Выводы к главе 2
Глава 3. Документационное обеспечение кадрового делопроизводства Частного предприятия по оказанию услуг "Метонна"
3.1 Общая характеристика ЧП "Метонна"
3.2 Кадровая документация ЧП "Метонна"
Выводы к главе 3
Заключение
Список использованных источников
Вывод
Кадровая служба является структурным подразделением организации любой формы собственности, в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь, Уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя предприятия и подчиняется руководителю предприятия или его заместителю. Положение об отделе кадров - это локальный нормативный правовой акт, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадров, и регламентирующий порядок осуществления его повседневной деятельности.
В законодательстве не закреплен порядок разработки положений о структурных подразделениях, наниматель самостоятельно определяет такой порядок. На практике разработку Положения об отделе кадров руководитель организации возлагает на начальника отдела кадров, юрисконсульта и делопроизводителя. Положение об отделе кадров может утверждаться: изданием распорядительного документа или должностным лицом.
Инструкция по организационно-документационному обеспечению является документом по вопросам оборота кадровых документов, призванного заменить устные и письменные распоряжения руководства. Данный внутренний документ включает все аспекты ведения делопроизводства в организации, включая кадровое. В инструкции должны быть подробно изложены требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета кадровых документов - приказов, трудовых договоров, должностных инструкций, личных дел и трудовых книжек работников, служебных удостоверений, документов об аттестации, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий.
Должностная инструкция сотрудника кадрового органа разрабатывается в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности. Является ключевым документом в кадровом делопроизводстве, так как определяемые ей должностные обязанности позволяют упорядочить документационное обеспечение кадровой работы и повысить эффективность функционирования организации в целом.Документальное оформление кандидата на работу производится с составлением (заполнением) следующих документов: заявление о приеме на работу; личная карточка (форма Т-2); автобиография; трудовой договор (контракт).
При приеме на работу работники обязаны подписать трудовой договор (контракт - срочный трудовой договор).
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия об установлении испытательного срока, об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором.
Контракт, как и трудовой договор, может быть изменен только с согласия сторон.
Локальными нормативными актами по кадровому делопроизводству являются: приказы по личному составу, акты по распорядку работников.
Приказы по личному составу издаются руководителем организации при приеме, увольнении, переводе, перемещении и отпуске работника.
В кадровом делопроизводстве приняты следующие документы по распорядку работников: правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; должностные инструкции работников; графики работ (сменности); графики отпусков; положения и инструкции по охране труда и технике безопасности; коллективный договор и др.
На всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней в обязательном порядке ведутся трудовые книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о: работнике; работе; награждениях и поощрениях за успехи в работе; подготовке, повышении квалификации и переподготовке; назначении пенсии.
Для упорядочения всех имеющихся в службе кадров документов производится их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.ЧП "Метонна" является микроорганизацией с численностью штата до 15 человек. По этой причине отдельного кадрового подразделения не создается, кадровые вопросы ведет штатный специалист по кадрам.
В ходе выполнения дипломной работы установлено, что нет единой инструкции по кадровому делопроизводству ЧП "Метона". Разработана инструкция, которая устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в ЧП "Метонна". Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации: приказов, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников; трудовых контрактов и соглашений о дополнении трудовых контрактов; должностных инструкций работников; личных дел работников и доступа к ним; личных карточек работников; трудовых книжек работников; служебных удостоверений и пропусков; документов и материалов аттестации; документов о поощрении работников и наложении дисциплинарных взысканий.Кадровая служба является структурным подразделением организации любой формы собственности, в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь, Уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя предприятия и подчиняется руководителю предприятия или его заместителю. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.
В законодательстве не закреплен порядок разработки положений о структурных подразделениях, наниматель самостоятельно определяет такой порядок. На практике разработку Положения об отделе кадров руководитель организации возлагает на начальника отдела кадров, юрисконсульта и делопроизводителя. Положение об отделе кадров может утверждаться: изданием распорядительного документа или должностным лицом.
Инструкция по организационно-документационному обеспечению является документом по вопросам оборота кадровых документов, призванного заменить устные и письменные распоряжения руководства. Данный внутренний документ включает все аспекты ведения делопроизводства в организации, включая кадровое. В инструкции должны быть подробно изложены требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета кадровых документов - приказов, трудовых договоров, должностных инструкций, личных дел и трудовых книжек работников, служебных удостоверений, документов об аттестации, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий.
При приеме на работу работники обязаны подписать трудовой договор (контракт - срочный трудовой договор).
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия об установлении испытательного срока, об обязанности отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств нанимателя, и иные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором. Контракт, как и трудовой договор, может быть изменен только с согласия сторон.
Локальными нормативными актами по кадровому делопроизводству являются: приказы по личному составу, акты по распорядку работников.
Приказы по личному составу издаются руководителем организации при приеме, увольнении, переводе, перемещении и отпуске работника.
В кадровом делопроизводстве приняты следующие документы по распорядку работников: правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; должностные инструкции работников; графики работ (сменности); графики отпусков; положения и инструкции по охране труда и технике безопасности; коллективный договор и др.
Для упорядочения всех имеющихся в службе кадров документов производится их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В ходе выполнения дипломной работы установлено, что нет единой инструкции по кадровому делопроизводству ЧП "Метона". Разработана инструкция, которая устанавливает единые правила ведения кадрового делопроизводства в ЧП "Метонна". Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета следующих видов документации: приказов, связанных с приемом на работу, переводами на другую работу и увольнением работников; трудовых контрактов и соглашений о дополнении трудовых контрактов; должностных инструкций работников; личных дел работников и доступа к ним; личных карточек работников; трудовых книжек работников; служебных удостоверений и пропусков; документов и материалов аттестации; документов о поощрении работников и наложении дисциплинарных взысканий.
Список литературы
1. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2009. - №1. - С.49-54.
2. Питерс Томас Дж., Уотерман Роберт X. В поисках совершенства уроки самых успешных компании/ Томас Дж. Питерс, Роберт X. Уотерман, пер.с англ. - - М. Издательскии дом "Вильяме", 2005. -560 с.
3. Национальный Интернет-портал Республики Беларусь [Электронный ресурс] /Конституция Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября 1996 г.* и 17 октября 2004 г.) / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://www.pravo.by. - Дата доступа: 25.12.2014.
4. Национальный Интернет-портал Республики Беларусь [Электронный ресурс] / Кодекс Республики Беларусь Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З Трудовой кодекс Республики Беларусь/ Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://www.pravo.by. - Дата доступа: 25.12.2014.
5. Национальный Интернет-портал Республики Беларусь [Электронный ресурс] / Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 18 декабря 1997 г. № 118 Об утверждении Типового положения о кадровой службе предприятия (организации)/ Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://www.pravo.by. - Дата доступа: 05.01.2015.
6. Журавлева И., Журавлева М., Кадровое делопроизводство. Начинаем с нуля. Аудит своими силами/ Ирина Журавлева, Маргарита Журавлева. - Москва: Инфра-М, 2014. - 192с
7. Национальный Интернет-портал Республики Беларусь [Электронный ресурс] / Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД), утвержден Постановлением Минтруда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 32/ Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://www.pravo.by. - Дата доступа: 07.01.2015.
8. Государственный комитет по стандартизации [Электронный ресурс] / Государственный стандарт РБ (СТБ) 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004)/ Госстандарт Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://gosstandart.gov.by/ - Дата доступа: 12.01.2015.
9. Методические указания Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41 "По практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 25.01.2015.
10. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 [Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 03.02.2015.
11. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) [Электронный ресурс], утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 /Госстандарт Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://gosstandart.gov.by/ - Дата доступа: 05.02.2015.
12. Делопроизводство в кадровой службе/ Учебно-методическое пособие Государственного института управления - Москва: Проспект, 2013. - 80с.
13. Постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001г. № 38)/ Госстандарт Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://gosstandart.gov.by/ - Дата доступа: 15.02.2015.
14. Воронцова Е., Березина Н. Кадровое делопроизводство/ Е.Воронцова, Н.Березина. - С-Пб.: Питер 2007. - 224с.
16. Квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 г. N 159 (с изменением, внесенным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 31.03.2003 г. N 35) /Госстандарт Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://gosstandart.gov.by/ - Дата доступа: 25.02.2015.
17. Рыбаков А.Е. Энциклопедия кадрового делопроизводства/ А.Е. Рыбаков. - Минск: Регистр, 2010. - 120 с.
18. Национальный Интернет-портал Республики Беларусь [Электронный ресурс] /Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (КОАП)/ Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://www.pravo.by. - Дата доступа 08.03.2015.
19. Декрета Президента Республики Беларусь от 15.02.2002 № 3 "О некоторых вопросах регулирования минимальной заработной платы" [Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 10.03.2015.
20. Рогожин М. Справочник инспектора по кадрам. От приема на работу до увольнения/М.Рогожин. - С-Пб.: Питер, 2010. - 240с.
21. Закон РБ от 18.10.1994 № 3321-XII О бухгалтерском учете и отчетности", содержащей перечень обязательных реквизитов [Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 15.03.2015.
22. Постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций" /Госстандарт Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://gosstandart.gov.by/ - Дата доступа: 25.03.2015.
23. Рыбаков А.Е. Личные дела работников: порядок формирования, ведения, хранения/ А.Е. Рыбаков. - Мн.: Амалфея, 2006. - 160с.
24. Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 "Об утверждении примерной формы трудового договора" [Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 28.03.2015.
25. Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 "О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины" [Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 30.03.2015.
26. Приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь/Госстандарт Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://gosstandart.gov.by/ - Дата доступа: 30.03.2015.
27. Постановление Минтруда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 Типовые правила внутреннего трудового распорядка [Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 31.03.2015.
28. Андреева И.. Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента/ И. Андреев - Москва: BHV, 2012. - 416 с.
29. Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников [Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 02.04.2015.
30. Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 5 апреля 2000 г. № 46 Об утверждении Типовых правил внутреннего трудового распорядка[Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 05.041.2015.
31. Типичные нарушения в кадровом делопроизводстве // Эсаулова И. Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2009. N 7- C 78
32. Инструкция по заполнению форм государственной отчетности по труду, утверждена Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 [Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 15.04.2015.
33. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 18 октября 2000 г. № 110 Об установлении примерной формы записки об отпуске Госстандарт Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://gosstandart.gov.by/ - Дата доступа: 15.04.2015.
34. Постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 [Электронный ресурс]/ Информационно-правовая система "Консультант плюс" - Режим доступа: http://consultantplus.by/ - Дата доступа: 18.04.2015.
35. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988. /Госстандарт Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://gosstandart.gov.by/ - Дата доступа: 25.04.2015.
36. Постановление Национального Статистического Комитета Республики Беларусь 28 июля 2014 г. N 116 об утверждении формы государственной статистической отчетности 6-т (кадры) "Отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров" /Госстандарт Респ. Беларусь. - Минск, 2015. - Режим доступа: http://gosstandart.gov.by/ - Дата доступа: 25.04.2015.