История развития секретарского дела в России. Нормативно-методическая база работы секретаря, его роль в организации документооборота. Распределение поступивших документов. Организация доставки корреспонденции. Должностная инструкция на предприятии.
Аннотация к работе
В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу. ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию работы с документами, в т.ч. организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив. В Положении «Об Архивном фонде Российской Федерации» четко закреплен состав Архивного фонда РФ, указан порядок и сроки временного и депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Секретарь руководителя по мере поступления к нему документов от руководителей заполняет специальную информационную форму (лист, экранный формат), в которую вносит сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ.На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия. Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.
Вывод
секретарский документооборот корреспонденция организация
Работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.
Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно данному определению секретарь - прежде всего это помощник руководителя.
Государственные секретари еще в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.
Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.
Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета.
Информационно-документационное обеспечение - главная составляющая секретарской деятельности.
Список литературы
1. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. - 2006. - №25.
2. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. - 2002. - №2. - ст. 127.
3. Федеральный закон от 22.10. 2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. - 2004. - №43. - Ст. 4169.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд-во стандартов, 2003. - 16 с.
10. Басаков М.И. Справочник кадровика: документирование кадровой работы. / М.И. Басаков. - Ростов Н/Д.: Феникс 2010. - 378 с.
11. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. - М.: МЦФЭР, 2006. - 224 с.
12. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов - Москва, Инфра-М, 2011 г. - 368 с.
13. Строганова Е.В Книга секретаря. Практический справочник секретаря, референта и офис-менеджера. - СПБ.: Питер, 2006. - 512 с.
14. Петрова Ю.А Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта // Ю.А Петрова - М.: Омега-Л 2008. - 320 с.
15. Стенюков М.В. Курс секретарского дела: Обучение профессии: Практические рекомендации. Работа с документами. Использование компьютера. Ведение деловой беседы. Работа в приемной. - М.: А-Приор, 2007. - 238 с.
16. Стенюков М.В. Секретарская практика/ М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2005. - 112 с.
17. Стенюков М.В. Секретарские секреты/ М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2005. - 80 с.
18. Теплицкая Т.Ю. Настольная книга секретаря-референта. - 2-е изд. - М.: ДЕЛИ, 2006. - 250 с.
19. Труханович Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Труханович, Д.Л. Щур. - 4-е изд., перераб. - М.: Дело и Сервис, 2006. - 640 с.
20. Энговатова О.А. 500 советов секретарю / О.А. Энговатова - М.: Приор, 2006. - 224 с.
21. Янковская В.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации: язык и стиль управленческих документов: учебное пособие для образовательных учреждений, реализующих программы начального профессионального образования / В.Ф. Янковская. - М.: Академия, 2007. - 268 с.