Проектування, створення та редагування баз даних. Пошук записів за допомогою функції Автофільтр. Пошук та сортування записів в базі даних. Розширений фільтр, умовне форматування. Створення, редагування та форматування зведених таблиць в MS Excel 2016.
Аннотация к работе
Тема роботи: Робота з базами даних в MS Excel 2016Microsoft Office - сімейство програмних продуктів Microsoft, яке обєднує найпопулярніші у світі додатки в єдине середовище, ідеальну для роботи з інформацією Point и нові додатки Microsoft Outlook. У Microsoft Office входять: текстовий процесор Microsoft Word електронні таблиці Microsoft Excel засіб підготовки і демонстрації презентацій Microsoft Power Point і новий додаток Microsoft Outlook. Microsoft Excel - програма призначена для організації даних у таблиці для документування і графічного подання інформації. Основною особливістю електронних таблиць є використання формул і можливість автоматичного перерахунку таблиць у разі зміни даних у таблиці, якщо ці дані використовуються у формулах. За допомогою електронних таблиць можна створювати таблиці практично будь-якої складності, переглядати та редагувати записані в них дані, виконувати розрахунки, зберігати таблиці, друкувати дані з таблиці та інше.Завдяки структурі свого робочого листа Excel 2016 є ідеальним інструментом для організації звязаної інформації в список. На робочому листі Excel список являє собою набір послідовних рядків, що містять визначену інформацію. Чисто теоретично список Excel аналогічний таблиці Access (чи іншої програми управління базами даних). У разі потреби список можна відсортувати або організувати усередині нього пошук визначеної інформації і використовувати фільтри для виділення групи інформації, що відповідає заданому критерію. Результати багатьох засобів роботи зі списками в Excel (включаючи Автофильтр) залежать від здатності правильно виділити список на робочому листі.База даних (date base) - це сукупність збережених в памяті компютера даних, які відображають стан деякої предметної області. Excel дозволяє автоматизувати не тільки розрахунки як такі, але дозволяє створювати і працювати з різноманітними картотеками, системами обліку, базами даних і т.п. Наприклад, можна створити базу даних із прізвищами, іменами, адресами та номерами телефонів ваших знайомих або список групи з усією інформацією про підсумки сесії і про розмір відповідної стипендії або її відсутності. База даних являє собою послідовність записів, що містить однозначно визначену за категоріями та послідовності інформацію. Робочий аркуш складається із стовпців (максимальна кількість 255) та рядків (максимальна кількість 65535).Більшість користувачів створюють базу даних і зберігають у ній необхідну інформацію, а згодом виявляють, що вона не забезпечує їх усіма потрібними відомостями. Для того щоб уникнути таких помилок, потрібно мати чітке представлення про те, якою повинна бути база даних. Проектуючи базу даних, необхідно продумати те, як дані будуть у ній зберігатися і як до них буде здійснюватися доступ. На стадії уточнення даних вносяться виправлення у вихідний список атрибутів і залишаються тільки ті, котрі точно визначають тип внесеної в базу дані інформації. Ті користувачі, що працюють з базами даних, імовірно, знають, інформацію якого типу вони б хотіла одержати з бази даних.Щоб створити базу даних у робочій таблиці Excel, необхідно виконати наступне: - у порожній рядок таблиці ввести назви полів. у кожну комірку у рядку, що знаходиться безпосередньо під рядком з назвами полів, ввести фактичні дані по кожному полю. Не потрібно залишати порожніх рядків між рядком з назвами полів і наступними даними, оскільки в Excel можуть виникнути проблеми з розпізнаванням початку бази даних. Після додавання записів у базу даних отримується набір даних, упорядкованих по рядках і стовпцям. Для того щоб зберегти кілька баз даних на одному робочому листі, потрібно вказати діапазон комірок для кожної бази даних, що значно ускладнить роботу з базою даних.При фільтрації записи, які не відповідають зазначеним критеріям, приховуються, але їх порядок розміщення в таблиці залишається незмінним і вони не вилучаються з таблиці. Автофільтр - це фільтр, що дозволяє задати прості критерії пошуку записів, у результаті відображаються ті записи, що задовольняють умову пошуку, і приховуються ті записи, які не задовольняють таку умову. Розширений фільтр - це фільтр, що дозволяє задати складні критерії для пошуку і за необхідності дозволяє задати відображення результатів фільтрації в окремій області таблиці. На екрані залишаться лише ті записи, в яких значення поля збігається із вибраним зі списку значенням, тобто тут за умову береться умова рівності значення поля вибраному значенню. Кожний новий критерій буде повязаний з попереднім умовою «И», тобто в результаті виконання фільтрації по двох полях на екрані залишаться ті записи, в яких одночасно збігаються значення першого і другого полів із вказаними в автофільтрі критеріями.Редагувати вміст клітинки можна декількома способами: 1. виділити клітинку і редагувати його в рядку формул, перемістивши курсор на потрібне місце. 2. двічі клацнути клітинку мишею або виділити клітинку і натискувати клавішу F2. Для відміни введення даних у клітинку натискуйте клавішу Esc або кнопку Відміна у рядку формул.
План
Зміст
Вступ.
1. Основна частина
1.1 Вступ
1.2 Робота з базами даних
1.3 Проектування баз даних
1.4 Створення баз даних
1.5 Пошук записів за допомогою функції авто фільтр