Организация деловых переговоров. Планирование деловых встреч. Назначение ведущих переговоров. Подготовка к коммерческим переговорам, протокольные рекомендации. Тактика ведения переговоров, оформление их результатов. Ведение переговоров по телефону.
Аннотация к работе
От уровня организации деловых переговоров во многом зависит успех в достижении поставленных целей, впечатление о серьезности фирмы, т.е. ее имидж в деловых кругах. Для ведения деловых переговоров на средних по величине фирмах создается протокольная группа из 2-3 сотрудников, в крупных компаниях образуют специальные протокольные отделы, на мелких фирмах подобные функции часто поручаются помощнику и секретарю генерального директора фирмы. Для деловых встреч выделяется специальное просторное, хорошо обставленное помещение с большим круглым или овальным столом для одновременного ведения переговоров группой партнеров численностью до 10 человек.Подобное перспективное планирование обычно применяется при намерении коммерческой фирмы успешно выйти на рынок с новым товаром и установить долгосрочные отношения с контрагентами. Перспективное планирование учитывает время, необходимое для маркетингового исследования рынка, проведения первой рекламной кампании, рассылки оферт, уточнения взаимных позиций с заинтересованными контрагентами путем коммерческой переписки и подготовки собственных вариантов договоров. Однако на практике нередко фирма, заинтересовавшаяся в определенном товаре из рекламных объявлений или из полученной от продавца оферты, настаивает на скорейшем вступлении в переговоры по согласованию условий договора. Такая ситуация потребует мобилизации всех возможностей фирмы для сокращения сроков подготовки к переговорам, включая уточнение позиции производителя или поставщика товара, расчет и утверждение цен, подготовку своего варианта договора.Так, работники оперативно-коммерческих групп, рядовые работники специализированных отделов и помощники руководителей фирмы могут обмениваться с представителями контрагентов информацией о ходе выполнения взаимных обязательств и обсуждать другие вопросы, но без отступлений от условий действующих договоров и соглашений. Если контрагент настаивает на немедленном решении вопроса, выходящего за пределы полномочий работника, этот работник должен без стеснения заявить, что решение данной проблемы выходит за пределы его компетенции, но он в кратчайшие сроки согласует ее с руководством и сообщит принятое решение. На уровне начальников специализированных отделов формируется тактика работы с контрагентами, в том числе определяются принципы, закладываемые в проекты разрабатываемых договоров и соглашений, трактуются действующие условия контрактов, готовятся предложения для руководства по работе с контрагентами. Генеральный директор определяет общую стратегию фирмы, координирует работу директоров, является председателем совета директоров, возглавляет переговоры с наиболее перспективными контрагентами о долгосрочном сотрудничестве и заключает наиболее существенные договоры, влияющие на решение стратегических задач. На некоторых фирмах начальникам отделов, имеющим в подчинении большое число исполнителей (в нашем примере это начальник отдела координации закупок и продаж), директорами делегируются права назначать ведущими переговоры наиболее опытных исполнителей.В зависимости от предполагаемого предмета переговоров работник, назначенный ведущим эти переговоры, должен: подобрать участников переговоров со стороны фирмы и согласовать кандидатуры с их непосредственным руководством; В зависимости от ожидаемой темы переговоров, руководителем обычно назначается представитель отдела маркетинга и цен, а в состав участников могут быть приглашены представители отдела по координации закупок и продаж или отдела координации работы с посредниками. Этой группе нужно определить перечень передаваемого контрагенту информационного и рекламного материала по наиболее перспективным для сбыта товарам с прайс-листами и сроками поставок, согласовать, с отделом маркетинга и цен предельные размеры скидок на первые сделки, подготовить собственные варианты посреднических и кооперационных соглашений или подготовить проект протокола о намерениях с конкретными обязательствами сторон и сроками их выполнения. В перечень подготовительных работ будут включены следующие: ознакомление со справкой на фирму-покупателя, составление оперативной коммерческой группой своего проекта контракта и его предварительное согласование с юридическим и валютно-финансовым отделами, а также согласование с оперативной коммерческой группой, занимающейся закупками этого товара у поставщиков, минимально допустимой цены продажи товара. На переговорах по рассмотрению претензий к фирме, например в связи с поставкой крупной партии товара с длительной просрочкой против установленных дополнением к рамочному соглашению сроков ведущим переговоры назначается коммерческий директор фирмы.Недопустимость опозданий к назначенному времени начала переговоров связана с тем, что не только указывает на низкий культурный уровень опоздавших, но и говорит о плохой организованности фирмы, неуважении к партнеру и необязательности в делах, что в целом может составить о фирме крайне неблагоприятное впечатление. Нежелательность более раннего прихода связана с тем, что показывает