Анализ предпосылок автоматизации документооборота предприятия. Характеристика временных и территориальных рамок развития системы электронного документооборота предприятия. Анализ бизнес-процессов, функциональных возможностей и типов документов в системе.
Аннотация к работе
Макерова Надежда Николаевна директор департамента управления делами ОАО «Уралсвязьинформ» Реализация бизнес-процессов предприятия в системе электронного документооборота «УРАЛСВЯЗЬИНФОРМ»2 О компании ОАО «Уралсвязьинформ» - крупнейший оператор местной, дальней, мобильной связи и интернет-услуг Уральского региона Количество абонентов: фиксированной связи - 3,7 млн , мобильной связи стандарта GSM - 5, 7 млн , интернет-пользователей (широкополосный доступ) - 756 тыс. ОАО «Уралсвязьинформ» - территориально распределенная компания. Работает на территории 7 субъектов РФ общей площадью 1,9 млн кв. км В компании работает 19 , 5 тыс. СОТРУДНИКОВПРЕДПОСЫЛКИ автоматизации документооборота предприятия Исходное состояние До сентября 2002г. семь самостоятельных компаний, со своими устоявшимися бизнес-процессами Отсутствие единой структуры и порядка документооборота Отсутствие единых требований к оформлению документов и локальной нормативно-методической базы в сфере управления документированной неструктурированной информацией Отсутствие единого информационного пространства Отсутствие контроля и низкая внутренняя дисциплина при работе с неструктурированной информацией 3Подготовка к автоматизации Анализ существующих систем работы с документированной информацией в филиалах, оказание методической помощи филиалам в организации единой системы документационного обеспечения управления Анализ нормативно-методической базы Российской Федерации и рекомендаций международного сообщества в сфере документационного обеспечения управления компанией Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих вопросы управления неструктурированной информацией в Обществе Разработка классификаторов документированной информации и управление контентом Организация работы с информационными потоками компании, унификация и стандартизация документирования бизнес-процессов документационного обеспечения и процедур управления неструктурированной информацией Разработка и внедрение единого корпоративного стиля в оформлении документированной информации Изучение рынка услуг по разработке автоматизированных систем документооборота, выбор программного продукта (инструмента) 4Цели и задачи внедрения СЭД 5 Цель - создание единого информационного пространства для работы с контентом Общества в режиме реального времени с использованием удаленного доступа Задачи: Создание единого документационного пространства Управление документооборотом и неструктурированной информацией Работа с массивами документов: организационно-распорядительными, договорными, научно-техническими, проектно-сметными Создание единой системы мониторинга документооборота Обеспечение прозрачности процессов работы с документами Создание системы отчетности и контроля исполнения документов/поручений/задач Обеспечение безопасности при работе с документами (функции ЭЦП и криптозащиты) Разграничение прав доступа при работе с документами Накопление информационного массива в централизованном хранилище документов, создание электронного ведомственного АРХИВАПЛАТФОРМА EMC Documentum 6 Работа большого количества пользователей (более 6 5 00 ) Работа с большими объемами документов (более миллиона документов в год) Масштабирование. Гибкая система прав, ЭЦП и аудит действий пользователя Поддержка территориально-распределенной структуры компании Требования к поставщику: необходим многолетний опыт работы с платформой и предметной ОБЛАСТЬЮВРЕМЕННЫЕ и территориальные рамки развития СЭД в ОАО «Уралсвязьинформ» 7 2004 г. Разработка СЭД v 2.30 на платформе Documentum 5.2.5 1 января 2005 г. Внедрение СЭД «УРАЛСВЯЗЬИНФОРМ» в генеральной дирекции Общества и организация рабочих мест на удаленном доступе в филиалах Общества 2006 г. Переход с платформы Documentum 5.2.5 на платформу Documentum 5.3 в генеральной дирекции Общества Распространение СЭД на все филиалы Общества (общее количество пользователей - 3410) Реализация дополнительного функционала (договорной документооборот, новые виды документов) Разработка 6 обучающих курсов по работе в СЭД в корпоративной системе дистанционного обучения сотрудников 2009 г.